河道檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河道檔案管理，確保河道檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮河道檔案在河道管理、保護(hù)、治理及相關(guān)決策中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及河道相關(guān)業(yè)務(wù)活動所形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于河道規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)、監(jiān)測、執(zhí)法等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則河道檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息丟失。2.真實(shí)性與準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映河道業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，嚴(yán)禁虛假信息和錯誤記錄。3.完整性原則涵蓋河道業(yè)務(wù)活動全過程的各類文件資料，包括前期調(diào)研、方案制定、實(shí)施過程記錄、成果總結(jié)等，確保檔案能夠全面反映河道工作的全貌。4.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，保障河道檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。二、河道檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定和完善河道檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)河道檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全河道檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對河道檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)組織開展河道檔案的數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。6.參與河道業(yè)務(wù)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保項(xiàng)目檔案符合歸檔要求。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在河道業(yè)務(wù)活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。2.在開展河道業(yè)務(wù)工作過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案資料的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和資料支持。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門查閱和利用河道檔案資料，并在使用后按時(shí)歸還。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉河道業(yè)務(wù)工作流程，負(fù)責(zé)河道檔案的具體管理工作。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.做好檔案的收集、整理、保管、利用工作，及時(shí)更新檔案信息，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議和措施。5.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自泄露檔案內(nèi)容或違規(guī)操作檔案。三、河道檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.河道規(guī)劃階段：包括河道現(xiàn)狀調(diào)查資料、規(guī)劃文本、規(guī)劃圖件、規(guī)劃論證報(bào)告、相關(guān)會議紀(jì)要等。2.河道設(shè)計(jì)階段：設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件、設(shè)計(jì)評審意見等。3.河道建設(shè)階段：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、招投標(biāo)文件、施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、工程進(jìn)度報(bào)告、工程質(zhì)量檢驗(yàn)資料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程照片、錄像等。4.河道運(yùn)行維護(hù)階段：日常巡查記錄、維護(hù)維修記錄、水質(zhì)監(jiān)測數(shù)據(jù)、水位流量監(jiān)測數(shù)據(jù)、工程安全監(jiān)測資料、運(yùn)行調(diào)度記錄、相關(guān)應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。5.河道監(jiān)測階段：監(jiān)測方案、監(jiān)測報(bào)告、監(jiān)測設(shè)備運(yùn)行記錄、監(jiān)測數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析資料等。6.河道執(zhí)法階段：執(zhí)法文書、案件調(diào)查材料、處罰決定、執(zhí)法照片、錄像等。7.其他與河道相關(guān)的文件資料，如上級主管部門的批復(fù)文件、對外交流合作文件、科研成果報(bào)告等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求。3.對收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類，剔除無關(guān)的資料，確保移交的檔案資料質(zhì)量。（三）歸檔時(shí)間1.對于一般性的河道業(yè)務(wù)項(xiàng)目，在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大河道項(xiàng)目或綜合性河道工作，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和工作安排，分階段及時(shí)向檔案管理部門移交檔案資料，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（四）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行核對和驗(yàn)收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.驗(yàn)收合格后，檔案管理部門對檔案進(jìn)行編號、編目、上架等整理工作，正式納入檔案管理體系。四、河道檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理，使檔案分類科學(xué)、合理、清晰。3.便于區(qū)分不同類型的河道檔案，便于查找和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理工作效率。（二）分類方法1.年度分類法按照檔案形成的年度進(jìn)行分類，將每年形成的河道檔案分為不同的類別，如[具體年份1]、[具體年份2]等。2.機(jī)構(gòu)分類法根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置，將河道檔案分為不同的機(jī)構(gòu)類別，如規(guī)劃部門檔案、建設(shè)部門檔案、運(yùn)行維護(hù)部門檔案等。3.問題分類法按照河道業(yè)務(wù)活動的不同問題或主題進(jìn)行分類，如河道規(guī)劃問題、河道建設(shè)問題、河道水質(zhì)問題等。4.保管期限分類法根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將河道檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）具體分類細(xì)則1.河道規(guī)劃檔案規(guī)劃文本類：包括河道總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等文本文件。規(guī)劃圖件類：河道現(xiàn)狀圖、規(guī)劃布局圖、效果圖等各類圖紙。規(guī)劃論證報(bào)告類：規(guī)劃可行性研究報(bào)告、專家論證意見等。其他規(guī)劃相關(guān)文件類：如規(guī)劃調(diào)研資料、會議紀(jì)要等。2.河道設(shè)計(jì)檔案設(shè)計(jì)任務(wù)書類：明確設(shè)計(jì)任務(wù)和要求的文件。初步設(shè)計(jì)文件類：包括初步設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)圖紙、概算書等。施工圖設(shè)計(jì)文件類：詳細(xì)的施工圖紙及設(shè)計(jì)說明。設(shè)計(jì)變更文件類：設(shè)計(jì)過程中的變更記錄及相關(guān)文件。設(shè)計(jì)評審意見類：設(shè)計(jì)評審會議形成的意見和結(jié)論。3.河道建設(shè)檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件類：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告批復(fù)、環(huán)境影響評價(jià)批復(fù)等。招投標(biāo)文件類：招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。施工合同類：工程承包合同、分包合同等。施工組織設(shè)計(jì)類：施工總體部署、施工進(jìn)度計(jì)劃、施工技術(shù)方案等。工程進(jìn)度報(bào)告類：月度、季度、年度工程進(jìn)度報(bào)表及相關(guān)說明。工程質(zhì)量檢驗(yàn)資料類：原材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。材料設(shè)備質(zhì)量證明文件類：材料設(shè)備的質(zhì)量合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等。工程照片、錄像類：反映工程建設(shè)過程的照片和視頻資料。4.河道運(yùn)行維護(hù)檔案日常巡查記錄類：每日或定期的河道巡查記錄，包括巡查時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)現(xiàn)的問題等。維護(hù)維修記錄類：河道設(shè)施維護(hù)、維修的工作記錄，包括維修內(nèi)容、維修時(shí)間、維修人員等。水質(zhì)監(jiān)測數(shù)據(jù)類：不同時(shí)段、不同點(diǎn)位的水質(zhì)監(jiān)測結(jié)果及分析報(bào)告。水位流量監(jiān)測數(shù)據(jù)類：河道水位、流量的監(jiān)測數(shù)據(jù)及相關(guān)圖表。工程安全監(jiān)測資料類：河道工程結(jié)構(gòu)安全監(jiān)測數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。運(yùn)行調(diào)度記錄類：河道運(yùn)行調(diào)度指令記錄、調(diào)度方案執(zhí)行情況記錄等。相關(guān)應(yīng)急預(yù)案及演練記錄類：河道應(yīng)急預(yù)案文本、應(yīng)急演練計(jì)劃及實(shí)施記錄等。5.河道監(jiān)測檔案監(jiān)測方案類：河道監(jiān)測總體方案、專項(xiàng)監(jiān)測方案等。監(jiān)測報(bào)告類：定期或不定期的監(jiān)測成果報(bào)告。監(jiān)測設(shè)備運(yùn)行記錄類：監(jiān)測設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。監(jiān)測數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析資料類：對監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析形成的圖表、報(bào)告等。6.河道執(zhí)法檔案執(zhí)法文書類：立案決定書、調(diào)查詢問筆錄、行政處罰決定書等各類執(zhí)法文書。案件調(diào)查材料類：案件調(diào)查過程中收集的證據(jù)、證人證言等相關(guān)材料。處罰決定類：最終的行政處罰決定文件。執(zhí)法照片、錄像類：記錄執(zhí)法現(xiàn)場情況的照片和視頻資料。7.其他檔案上級主管部門批復(fù)文件類：上級對河道相關(guān)項(xiàng)目、工作的批復(fù)文件。對外交流合作文件類：與外部機(jī)構(gòu)交流合作過程中形成的文件資料?？蒲谐晒麍?bào)告類：關(guān)于河道研究的科研報(bào)告、論文等。五、河道檔案的編目與編號（一）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。2.題名應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容；責(zé)任者應(yīng)填寫文件的形成部門或個(gè)人；日期應(yīng)填寫檔案形成的具體年月日。3.按照分類順序依次編制檔案目錄，便于查找和使用。（二）編號方法1.采用分類編號法，按照檔案的分類體系進(jìn)行編號。例如，河道規(guī)劃檔案編號為“GH[具體編號]”，河道建設(shè)檔案編號為“JS[具體編號]”等。2.在每一類檔案編號下，根據(jù)檔案的形成時(shí)間或順序進(jìn)行流水編號，確保同一類檔案編號的唯一性和連續(xù)性。3.編號應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，書寫規(guī)范、清晰，便于識別和管理。六、河道檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保存。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案的分類和編號順序排列存放，便于查找和管理。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，采取相應(yīng)的措施調(diào)節(jié)溫濕度，使庫房溫濕度符合檔案保管要求（溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間）。（二）保管期限1.永久保管對河道管理具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，如河道總體規(guī)劃、重大項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、重要的執(zhí)法文書等，應(yīng)永久保管。2.長期保管保存期限在[X]年以上的檔案，如河道設(shè)計(jì)文件、建設(shè)項(xiàng)目的主要檔案資料、長期的監(jiān)測數(shù)據(jù)等，列為長期保管。3.短期保管保存期限在[X]年以下的檔案，如一般性的日常巡查記錄、短期的工程進(jìn)度報(bào)告等，列為短期保管。（三）檔案保護(hù)措施1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、裱糊等修復(fù)處理，防止檔案紙張破損、褪色等情況發(fā)生。2.對電子檔案進(jìn)行定期備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的檔案資料進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止檔案信息泄露。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如對霉變、蟲蛀檔案進(jìn)行消毒、殺蟲處理，對破損檔案進(jìn)行修復(fù)或重新復(fù)制。5.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、防火門、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫房的安全。七、河道檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循方便利用、確保安全的原則，在保證檔案安全和完整的前提下，為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)。2.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用過程的規(guī)范、有序。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱河道檔案時(shí)，可到檔案管理部門查閱。查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員根據(jù)查閱需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱因特殊情況需要借閱河道檔案的，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱申請表應(yīng)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等信息。檔案管理人員對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱和借閱檔案時(shí)，查閱人員和借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或用于其他非工作目的。3.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.檔案利用過程中形成的相關(guān)記錄，如查閱登記表、借閱申請表等，應(yīng)作為檔案管理的重要資料進(jìn)行保存。八、河道檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對河道檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與保管期限相適應(yīng)，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查檔案內(nèi)容、結(jié)合實(shí)際利用需求、嚴(yán)格按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的原則，保證鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)河道檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)定期召開會議，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對于已超過保管期限且確無利用價(jià)值的檔案，可考慮予以銷毀。2.審查檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否對河道管理、決策等具有重要參考作用。對于內(nèi)容虛假、重復(fù)或已被新的檔案資料替代的檔案，可進(jìn)行相應(yīng)處理。3.考慮檔案的載體形式是否易于保存和利用，對于因載體損壞無法修復(fù)且無備份的檔案，可作為鑒定銷毀的參考因素之