規(guī)范檔案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項工作活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)原則。確保檔案內(nèi)容的完整性，如實反映公司/組織工作活動的全過程；保證檔案信息的準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)真實可靠；注重檔案的系統(tǒng)性，按照一定的分類方法和邏輯順序進行整理和排列。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求。4.安全保密原則。加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對各部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等工作提供檔案信息支持和服務(wù)。6.做好檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，推進檔案信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。7.負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護工作，確保檔案實體安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，包括章程、協(xié)議、決議、批復(fù)、通知等。2.公司/組織的行政管理文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.公司/組織的業(yè)務(wù)管理文件，如市場調(diào)研、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制文件等。4.公司/組織的財務(wù)管理文件，如財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。5.公司/組織的人力資源管理文件，如員工檔案、招聘錄用文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。6.公司/組織的項目管理文件，如項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目驗收文件等。7.公司/組織的技術(shù)研發(fā)文件，如技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、實驗報告、專利文件等。8.公司/組織的產(chǎn)品生產(chǎn)文件，如生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗記錄等。9.公司/組織的市場營銷文件，如廣告宣傳資料、客戶資料、市場活動記錄等。10.公司/組織的對外交往文件，如合作協(xié)議、往來信函、接待記錄等。11.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍，及時、準(zhǔn)確地收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容的真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交檔案管理部門，交接時應(yīng)填寫檔案交接清單，雙方簽字確認。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等一級類目，再根據(jù)實際情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號：對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，以便于管理和檢索。編號應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實用性原則，可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母混合編號等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，避免對文件造成損壞。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的編號、題名、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜報警裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行保存，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)按照載體形式分別存放，并做好標(biāo)識和保護措施。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。（五）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)公司/組織原則。檔案利用應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等提供支持和服務(wù)。3.方便快捷原則。簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，滿足利用者的需求。4.安全保密原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：對于重要檔案或不宜外借的檔案，可采用借閱方式。借閱檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。3.復(fù)制：利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案內(nèi)容。復(fù)制檔案時，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。4.咨詢：利用者可就檔案相關(guān)問題向檔案管理部門咨詢，檔案管理人員應(yīng)及時給予解答。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，填寫檔案查閱登記表。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的查閱需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱檔案：利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的收費標(biāo)準(zhǔn)收取費用。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用過程的監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用規(guī)定，保護檔案的安全和完整。2.對于涉及公司/組織機密的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息支持。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子文件進行存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。4.安全防護體系建設(shè)：加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時更新。2.嚴(yán)格遵守檔案信息管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)和程序。3.加強對檔案信息管理系統(tǒng)的維護和管理，定期對系統(tǒng)進行檢查和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)公司/組織檔案管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。2.制定和完善公司/組織檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。3.負責(zé)檔案管理部門的人員配備、培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整和安全。5.協(xié)調(diào)檔案管理部門與其他部門之間的關(guān)系，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持和服務(wù)。6.定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。3.負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮