財(cái)會(huì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)會(huì)檔案管理，保證財(cái)會(huì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)會(huì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)會(huì)檔案管理。（三）定義1.財(cái)會(huì)檔案：指公司在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，以及其他與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作相關(guān)的文件、記錄、報(bào)表等資料。2.保管期限：根據(jù)財(cái)會(huì)檔案的重要程度和歷史查考價(jià)值，將財(cái)會(huì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。二、財(cái)會(huì)檔案的歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、出入庫(kù)單等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類(lèi)賬簿，全面、系統(tǒng)地記錄公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置的分類(lèi)賬簿，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時(shí)記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、低值易耗品明細(xì)賬、往來(lái)賬款明細(xì)賬等，用于補(bǔ)充和詳細(xì)記錄特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：在月度報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加相關(guān)附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。（四）其他財(cái)會(huì)資料1.銀行對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表：記錄公司銀行賬戶(hù)的收支情況及與銀行之間的余額差異調(diào)節(jié)情況。2.稅務(wù)申報(bào)表及完稅憑證：包括增值稅、企業(yè)所得稅、個(gè)人所得稅等各類(lèi)稅務(wù)申報(bào)表及繳納稅款的憑證。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：由注冊(cè)會(huì)計(jì)師出具的年度審計(jì)報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料：公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算編制、執(zhí)行情況及決算報(bào)告。5.財(cái)務(wù)分析報(bào)告：對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等進(jìn)行分析的報(bào)告。6.會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)：包括會(huì)計(jì)軟件備份數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.財(cái)務(wù)印章使用記錄：記錄公司財(cái)務(wù)印章的使用情況，包括使用日期、用途、批準(zhǔn)人等。8.財(cái)務(wù)人員交接清單：記錄財(cái)務(wù)人員工作交接的詳細(xì)情況，包括交接日期、交接內(nèi)容、交接雙方簽字等。三、財(cái)會(huì)檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他財(cái)會(huì)資料四大類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)。2.每大類(lèi)下再根據(jù)具體內(nèi)容和保管期限進(jìn)行細(xì)分。（二）編號(hào)規(guī)則1.會(huì)計(jì)憑證：按照年度、月份順序編號(hào)，每月從1號(hào)開(kāi)始連續(xù)編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別按照年度編號(hào)，如總賬編號(hào)為“總[年份]”，明細(xì)賬編號(hào)為“明[年份][科目代碼]”。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：按照年度編號(hào)，如“年報(bào)[年份]”。4.其他財(cái)會(huì)資料：根據(jù)資料類(lèi)別和年度進(jìn)行編號(hào)，如銀行對(duì)賬單編號(hào)為“銀對(duì)[年份][月份]”。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證：原始憑證應(yīng)按照記賬憑證的順序，附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。記賬憑證應(yīng)使用專(zhuān)用的憑證封面和封底進(jìn)行裝訂，封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓角、缺頁(yè)、掉頁(yè)等現(xiàn)象。2.會(huì)計(jì)賬簿：賬簿應(yīng)使用統(tǒng)一的賬簿封面，封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度等內(nèi)容。賬簿裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得有跳頁(yè)、缺號(hào)、空白頁(yè)等現(xiàn)象。活頁(yè)式賬簿應(yīng)在使用完畢后，及時(shí)裝訂成冊(cè)，并編定頁(yè)碼。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)使用統(tǒng)一的報(bào)告封面，封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、報(bào)告名稱(chēng)等內(nèi)容。報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行裝訂，不得有缺頁(yè)、漏頁(yè)等現(xiàn)象。月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行簡(jiǎn)易裝訂。4.其他財(cái)會(huì)資料：各類(lèi)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行裝訂或整理，如成冊(cè)、裝袋等。資料應(yīng)標(biāo)注清晰的編號(hào)和日期，便于查找和管理。四、財(cái)會(huì)檔案的保管（一）保管部門(mén)公司財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理、裝訂，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案室，用于存放財(cái)會(huì)檔案。（二）保管條件1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等，確保檔案的安全。2.應(yīng)配備必要的消防器材和防蟲(chóng)、防霉藥品，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.采用電子存儲(chǔ)方式保存的財(cái)會(huì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤(pán)、磁帶等。備份介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為15年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為15年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為3年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久。4.其他財(cái)會(huì)資料：銀行對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表保管期限為5年；稅務(wù)申報(bào)表及完稅憑證保管期限為10年；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)印章使用記錄、財(cái)務(wù)人員交接清單等保管期限為15年。（四）期滿(mǎn)處置1.財(cái)會(huì)檔案保管期滿(mǎn)，由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同公司檔案管理部門(mén)共同鑒定，編制財(cái)會(huì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司總經(jīng)理在財(cái)會(huì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷(xiāo)毀財(cái)會(huì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀財(cái)會(huì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照財(cái)會(huì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的財(cái)會(huì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在財(cái)會(huì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司總經(jīng)理。4.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。5.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的財(cái)會(huì)檔案不得銷(xiāo)毀。五、財(cái)會(huì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)會(huì)檔案，需填寫(xiě)《財(cái)會(huì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位查閱財(cái)會(huì)檔案，如審計(jì)機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)等，需持有單位介紹信，并填寫(xiě)《財(cái)會(huì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。查閱人員不得將財(cái)會(huì)檔案帶離指定地點(diǎn)，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像等。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)會(huì)檔案，需填寫(xiě)《財(cái)會(huì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財(cái)會(huì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還財(cái)務(wù)部門(mén)。4.外部單位借閱財(cái)會(huì)檔案，按照查閱程序辦理審批手續(xù)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)借閱登記，并監(jiān)督借閱人員的使用情況。借閱期限和歸還要求按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）查閱與借閱記錄1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立《財(cái)會(huì)檔案查閱登記簿》和《財(cái)會(huì)檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、內(nèi)容、人員、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱和借閱記錄應(yīng)妥善保管，保管期限與財(cái)會(huì)檔案的保管期限相同。六、財(cái)會(huì)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的財(cái)會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱、借閱等功能。2.確保財(cái)會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性，保障財(cái)會(huì)檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將財(cái)會(huì)檔案數(shù)據(jù)錄入信息化管理系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，確保與紙質(zhì)檔案一致。2.定期對(duì)財(cái)會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)修復(fù)等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，對(duì)不同用戶(hù)授予不同的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。2.采用加密技術(shù)對(duì)財(cái)會(huì)檔案數(shù)據(jù)