設(shè)備檔案制度標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強公司設(shè)備檔案管理，確保設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮設(shè)備檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及設(shè)備維護(hù)、改造、更新等工作中的作用，特制定本制度標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備檔案的管理，包括生產(chǎn)設(shè)備、輔助設(shè)備、檢測設(shè)備、運輸設(shè)備等各類設(shè)備從規(guī)劃、選型、購置、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)、改造、更新直至報廢全過程中形成的各類文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：設(shè)備檔案應(yīng)如實反映設(shè)備的實際情況和運行過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋設(shè)備全生命周期內(nèi)的各類文件資料，保證檔案資料的全面性和完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字、圖表等應(yīng)清晰、規(guī)范，符合實際情況。4.系統(tǒng)性原則：對設(shè)備檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.保密性原則：對于涉及公司機密的設(shè)備檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、設(shè)備檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司設(shè)備檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司設(shè)備檔案，接收、整理、保管和提供利用設(shè)備檔案資料。3.對各部門設(shè)備檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理，提高檔案利用效率。5.參與設(shè)備的選型、驗收等工作，審核相關(guān)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）設(shè)備使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保設(shè)備檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.明確專人負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理，建立設(shè)備檔案管理臺賬，記錄設(shè)備檔案的收集、借閱、歸還等情況。3.在設(shè)備的采購、安裝、調(diào)試、運行、維護(hù)、改造、報廢等過程中，及時形成并向檔案管理部門移交相關(guān)檔案資料。4.配合檔案管理部門做好設(shè)備檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）設(shè)備管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定設(shè)備管理相關(guān)規(guī)章制度，指導(dǎo)和監(jiān)督設(shè)備使用部門的設(shè)備管理工作。2.參與設(shè)備檔案的審核工作，對設(shè)備的技術(shù)資料、運行記錄等進(jìn)行審核，確保檔案資料符合設(shè)備管理要求。3.負(fù)責(zé)組織設(shè)備的選型、采購、安裝調(diào)試、驗收等工作，及時向檔案管理部門提供設(shè)備采購合同、技術(shù)協(xié)議、驗收報告等檔案資料。4.負(fù)責(zé)設(shè)備的維護(hù)、改造、更新等工作，督促設(shè)備使用部門做好相關(guān)檔案資料的記錄和整理，并及時移交檔案管理部門。（四）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)按照設(shè)備檔案管理要求，做好本部門涉及設(shè)備相關(guān)工作中形成的文件資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。如財務(wù)部門負(fù)責(zé)提供設(shè)備購置資金相關(guān)資料；技術(shù)研發(fā)部門負(fù)責(zé)提供設(shè)備技術(shù)研發(fā)、改進(jìn)等資料等。三、設(shè)備檔案的分類與編號（一）分類1.設(shè)備前期文件：包括設(shè)備規(guī)劃書、可行性研究報告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證報告、選型報告、采購合同、技術(shù)協(xié)議、安裝調(diào)試方案、驗收報告等。2.設(shè)備技術(shù)文件：設(shè)備的設(shè)計圖紙、說明書、操作手冊、維護(hù)手冊、電路圖、裝配圖、易損件清單等。3.設(shè)備運行記錄：設(shè)備運行日志、點檢記錄、維修記錄、故障記錄、保養(yǎng)記錄、潤滑記錄、能耗記錄等。4.設(shè)備維護(hù)與維修文件：設(shè)備維護(hù)計劃、維修工單、維修記錄、更換零部件記錄、維修費用核算等。5.設(shè)備改造與更新文件：設(shè)備改造方案、技術(shù)措施、改造記錄、更新申請、審批文件、驗收報告等。6.設(shè)備報廢文件：設(shè)備報廢申請、審批文件及鑒定報告、報廢處理記錄等。（二）編號1.設(shè)備檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號采用“設(shè)備類別代碼+設(shè)備順序號+年份代碼”的結(jié)構(gòu)。2.設(shè)備類別代碼：根據(jù)設(shè)備的用途、功能等進(jìn)行分類編碼，如生產(chǎn)設(shè)備用“SC”表示，輔助設(shè)備用“FZ”表示，檢測設(shè)備用“JC”表示等。具體代碼表如下：|設(shè)備類別|代碼|||||生產(chǎn)設(shè)備|SC||輔助設(shè)備|FZ||檢測設(shè)備|JC||運輸設(shè)備|YS||動力設(shè)備|DL||其他設(shè)備|QT|3.設(shè)備順序號：按照設(shè)備購置的先后順序，從001開始依次編號。4.年份代碼：采用年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年購置的設(shè)備，年份代碼為“23”。例如，2023年購置的第5臺生產(chǎn)設(shè)備，其檔案編號為“SC00523”。四、設(shè)備檔案的收集與整理（一）收集要求1.設(shè)備檔案資料應(yīng)隨設(shè)備管理活動同步形成，各部門在設(shè)備管理過程中應(yīng)及時收集相關(guān)文件資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.設(shè)備采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本及相關(guān)技術(shù)協(xié)議等資料移交檔案管理部門。3.設(shè)備到貨后，設(shè)備管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，驗收合格后，將驗收報告及相關(guān)技術(shù)文件移交檔案管理部門。4.設(shè)備安裝調(diào)試過程中，安裝調(diào)試人員應(yīng)做好記錄，形成安裝調(diào)試報告等資料，并及時移交檔案管理部門。5.設(shè)備運行期間，設(shè)備使用部門應(yīng)按照規(guī)定做好設(shè)備運行記錄、維護(hù)記錄等資料的收集工作，定期整理后移交檔案管理部門。6.設(shè)備進(jìn)行改造、更新或報廢時，相關(guān)部門應(yīng)及時將改造方案、更新申請、報廢鑒定報告等文件資料移交檔案管理部門。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照設(shè)備檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件資料進(jìn)行分類整理。2.每份文件資料應(yīng)保持完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補充。3.對文件資料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明文件資料的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。4.對于圖紙類文件，應(yīng)折疊成A4幅面大小，并在右下角加蓋檔號章，注明檔號、圖號、責(zé)任者、日期等信息。5.對電子文件資料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保文件的可讀性和可利用性，并建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)。五、設(shè)備檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的設(shè)備檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的設(shè)備檔案進(jìn)行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核合格后進(jìn)行歸檔。3.歸檔的設(shè)備檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保設(shè)備檔案的安全保管。2.對紙質(zhì)設(shè)備檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子設(shè)備檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)，檢查文件的可讀性和完整性。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員應(yīng)做好檔案庫房的日常管理工作，確保檔案庫房的安全。六、設(shè)備檔案的數(shù)據(jù)維護(hù)（一）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)及時將設(shè)備檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括設(shè)備基本信息、檔案編號、分類、日期、來源、內(nèi)容摘要等。3.在錄入過程中，應(yīng)認(rèn)真核對數(shù)據(jù)，避免錄入錯誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，應(yīng)及時更正，并做好記錄。（二）數(shù)據(jù)更新1.當(dāng)設(shè)備檔案資料發(fā)生變更時，如設(shè)備技術(shù)參數(shù)調(diào)整、維修記錄更新、改造后資料補充等，相關(guān)部門應(yīng)及時通知檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)變更情況，及時對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，并對紙質(zhì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的修改和補充。3.定期對設(shè)備檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除已過期或無用的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確性。（三）數(shù)據(jù)備份1.按照規(guī)定的時間間隔對設(shè)備檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、移動硬盤等。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因本地災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。七、設(shè)備檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表，提供相應(yīng)的設(shè)備檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱設(shè)備檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《設(shè)備檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱的設(shè)備檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、設(shè)備檔案的保密與安全管理（一）保密管理1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等機密信息的設(shè)備檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。2.檔案管理人員應(yīng)與借閱、查閱人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對機密設(shè)備檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格控制，限制知悉范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大。4.在利用設(shè)備檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)可能涉及泄密情況，應(yīng)立即采取措施，并及時報告公司相關(guān)部門。（二）安全管理1.加強設(shè)備檔案庫房的安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。3.定期對設(shè)備檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時采取措施，保護(hù)檔案資料的安全，并及時報告公司相關(guān)部門。九、設(shè)備檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織設(shè)備管理部門、使用部門等相關(guān)人員參加。2.根據(jù)設(shè)備的使用年限、技術(shù)更新情況、重要性以及檔案的完整性等因素，對設(shè)備檔案進(jìn)行綜合評估，分為永久保存、長期保存（[X]年）、短期保存（[X]年）和無保存價值四類。3.對鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報告，詳細(xì)說明每類設(shè)備檔案的鑒定依據(jù)和結(jié)論，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.對無保存價值的設(shè)備檔案，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組