檔案服務(wù)科制度一、總則（一）目的為了加強檔案服務(wù)科的管理，規(guī)范檔案服務(wù)工作流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案服務(wù)科全體工作人員，以及涉及檔案服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映公司/組織各項活動的歷史面貌。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案服務(wù)流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案服務(wù)科職責（一）檔案收集與整理1.負責制定檔案收集計劃，明確各類檔案的收集范圍、時間要求和責任人。2.定期收集公司/組織各部門形成的文件、資料、記錄等，確保檔案的及時、完整收集。3.對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其符合檔案管理規(guī)范。（二）檔案保管1.建立檔案庫房管理制度，確保檔案庫房的安全、整潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件符合要求。2.對檔案進行科學分類存放，設(shè)置清晰的標識，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清點、核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案的損壞、丟失等問題。（三）檔案檢索與利用1.建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便快速準確地查找檔案。2.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。3.對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，跟蹤檔案的流向和使用效果。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，區(qū)分永久、長期、短期檔案。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。（五）檔案信息化建設(shè)1.推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.利用信息技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理的自動化水平和工作效率。三、檔案服務(wù)流程（一）檔案收集流程1.各部門兼職檔案員按照檔案收集計劃，定期將本部門形成的文件、資料等整理后移交檔案服務(wù)科。2.檔案服務(wù)科接收人員對移交的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時反饋給移交部門進行補充或修正。3.對接收的檔案進行詳細登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、移交時間等信息。（二）檔案整理流程1.對收集到的檔案進行分類，按照公司/組織的檔案分類方案，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等不同類別。2.為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和檢索。3.對檔案進行編目，包括填寫檔案目錄卡片或錄入電子檔案管理系統(tǒng)，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。（三）檔案保管流程1.將整理好的檔案按照分類存放要求，有序上架存入檔案庫房。2.定期對檔案庫房進行巡查，檢查檔案的存放狀況、庫房環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息，做到賬物相符。（四）檔案檢索流程1.用戶根據(jù)自身需求，通過檔案檢索系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞、檔案編號、日期等檢索條件。2.系統(tǒng)根據(jù)輸入的條件進行快速檢索，顯示符合條件的檔案列表。3.用戶根據(jù)檢索結(jié)果，進一步查看檔案的詳細信息，確定所需檔案。（五）檔案利用流程1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后提交檔案服務(wù)科。2.檔案服務(wù)科對查閱申請表進行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱登記。3.外部單位因特殊原因需要查閱檔案，需提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批后，按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。4.借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（六）檔案鑒定與銷毀流程1.成立檔案鑒定小組，由檔案服務(wù)科負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組按照檔案鑒定標準，對到期檔案進行逐卷鑒定，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導審批后，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。四、檔案服務(wù)質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準1.檔案收集及時、完整，無遺漏重要文件資料。2.檔案整理規(guī)范，分類準確，編號清晰，編目完整。3.檔案保管安全，庫房環(huán)境符合要求，檔案無損壞、丟失現(xiàn)象。4.檔案檢索準確、快速，能夠滿足用戶的查閱需求。5.檔案利用服務(wù)熱情、周到，嚴格按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)。6.檔案鑒定與銷毀程序合規(guī)，銷毀清單完整、準確。（二）質(zhì)量監(jiān)督與檢查1.檔案服務(wù)科定期對自身工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部設(shè)立質(zhì)量監(jiān)督崗位或指定專人，對檔案服務(wù)科工作進行不定期抽查，檢查檔案服務(wù)質(zhì)量情況。3.收集用戶對檔案服務(wù)的意見和建議，并及時反饋和處理，不斷改進服務(wù)質(zhì)量。（三）質(zhì)量考核與獎懲1.建立檔案服務(wù)質(zhì)量考核機制，對檔案服務(wù)科工作人員的工作質(zhì)量進行量化考核。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予表彰和獎勵，對存在問題的工作人員進行批評教育或相應處罰。五、檔案安全管理（一）實體安全1.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如安裝火災自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機、防蟲藥、擋鼠板等。2.嚴格控制檔案庫房的人員進出，非檔案服務(wù)科工作人員未經(jīng)批準不得進入庫房。3.定期對檔案庫房的安全設(shè)施進行檢查和維護保養(yǎng)，確保其正常運行。（二）信息安全1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.對電子檔案進行加密存儲，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。3.嚴格遵守國家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案信息進行嚴格保密。（三）安全事故處理1.制定檔案安全應急預案，明確安全事故發(fā)生時的應急處置措施和責任分工。2.一旦發(fā)生檔案安全事故，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行搶救和處理，最大限度減少損失，并及時向上級報告。3.對安全事故進行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施，防止類似事故再次發(fā)生。六、檔案服務(wù)科人員管理（一）人員配備1.根據(jù)檔案服務(wù)科的工作任務(wù)和職責，合理配備檔案管理人員，明確各崗位的人員數(shù)量和任職要求。2.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過相關(guān)培訓并取得相應資格證書。（二）培訓與發(fā)展1.制定檔案管理人員培訓計劃，定期組織內(nèi)部培訓和參加外部培訓，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、信息技術(shù)應用等。2.鼓勵檔案管理人員參加學術(shù)交流活動，了解行業(yè)最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，促進自身業(yè)務(wù)能力的提升。3.為檔案管理人員提供職業(yè)發(fā)展機會，根據(jù)其工作表現(xiàn)和能力水平進行晉升、崗位調(diào)整等。（三）績效考核1.建立檔案管理人員績效考核制度，明確考核指標、考核方式和考核周期?？己酥笜税üぷ鳂I(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面。2.定期對檔案管理人員進行績效考核，考核結(jié)果與薪酬待遇、獎勵懲罰等掛鉤，激勵檔案管理人員積極工作，提高工作質(zhì)量和效率。（四）職業(yè)道德與紀律1.檔案管理人員應遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信，保守秘密，廉潔奉公。2.嚴格遵守檔案服務(wù)科的各項規(guī)章制度，不得擅自離崗、串崗，不得