保險檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司保險檔案管理，確保保險業(yè)務活動中形成的各類檔案真實、完整、有效，便于查詢、利用和維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在保險業(yè)務經(jīng)營過程中形成的各類檔案，包括但不限于承保檔案、理賠檔案、客戶服務檔案、財務檔案、業(yè)務管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對各類保險檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性和完整性原則檔案管理人員應確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映保險業(yè)務活動的全過程。3.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等重要信息的檔案進行保密管理，防止信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，確保檔案能夠及時、準確地為公司各項工作提供支持和服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責接收、整理、保管公司各類保險檔案，建立健全檔案管理臺賬，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.負責檔案的數(shù)字化建設，推進檔案信息化管理，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。6.對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門保險業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本部門檔案管理工作的日常自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作符合公司要求。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、統(tǒng)計等，確保檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。3.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案分類、編號、編目等技能，能夠熟練運用檔案管理軟件進行信息化管理。4.加強對檔案的安全保護意識，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。5.積極參加檔案管理培訓和學習活動，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和特點，及時收集本部門在保險業(yè)務活動中產(chǎn)生的各類文件材料。2.收集的檔案應包括但不限于保險合同、投保單、批改單、理賠申請書、調(diào)查報告、賠款計算書、客戶資料、財務憑證等。3.檔案收集過程中，應確保文件材料的真實性、完整性和準確性，嚴禁涂改、偽造、損毀檔案資料。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進行統(tǒng)一整理，按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰、準確。4.對檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.承保檔案包括投保單、保險合同、批單、續(xù)保資料等，反映保險業(yè)務的承保過程。2.理賠檔案包括理賠申請書、調(diào)查報告、賠款計算書、理賠結(jié)案報告等，記錄保險事故的理賠情況。3.客戶服務檔案包括客戶基本信息、服務記錄、投訴處理資料等，體現(xiàn)公司為客戶提供服務的全過程。4.財務檔案包括保費收入憑證、賠款支出憑證、財務報表等，反映公司財務狀況和經(jīng)營成果。5.業(yè)務管理檔案包括業(yè)務計劃、統(tǒng)計報表、業(yè)務分析報告等，為公司業(yè)務決策提供支持。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式編制。2.年度采用公元紀年，如“2023”表示2023年。3.類別代碼根據(jù)檔案分類設置，如“CB”表示承保檔案，“LP”表示理賠檔案等。4.流水號為每類檔案的順序編號，從“0001”開始依次編排。5.例如，2023年承保檔案的編號為“2023CB0001”。五、檔案的保管（一）保管期限1.保險檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司核心業(yè)務、重大權(quán)益、法律糾紛等重要文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為10年以上（含10年），主要包括具有一定歷史價值和參考意義的業(yè)務檔案。4.短期保管的檔案保管期限為10年以下，主要包括一般性業(yè)務檔案和時效性較強的文件材料。（二）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，加強安全防范措施，防止檔案被盜、被篡改或丟失。（三）檔案保管要求1.檔案應按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色等檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。六、檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等重要檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領導審批。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期使用，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（三）借閱要求1.借閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、污損、轉(zhuǎn)借檔案。2.借閱人員應在指定地點查閱檔案，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人員查閱檔案后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.檔案管理部門應對借閱檔案的使用情況進行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案利用1.檔案管理部門應積極為公司各部門提供檔案利用服務，根據(jù)工作需要及時提供相關檔案資料。2.鼓勵公司員工充分利用檔案資源，開展業(yè)務研究、經(jīng)驗總結(jié)等工作，為公司發(fā)展提供支持。3.對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，應及時反饋給檔案管理部門，以便不斷完善檔案管理工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、財務人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限和重要程度，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀價值。2.對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案鑒定報告。2.檔案鑒定報告經(jīng)公司分管領導審批后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程合法、合規(guī)、徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的保險檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司業(yè)務發(fā)展提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索與利用通過檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱，提高檔案利用效率。4.系統(tǒng)安全管理加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應制定檔案信息化管理操作規(guī)程，確保檔案數(shù)字化、信息錄入等工作的規(guī)范進行。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.加強對檔案管理人員的信息化技能培訓，提高其操作水平和業(yè)務能力。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司內(nèi)部審計部門負責對檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，檔案管理部門應積極配合審計部門的工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整性、準確性、時效性等。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)備份等。（三）問題整改