木制檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強公司木制檔案的管理，規(guī)范檔案利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工對木制檔案的利用。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.安全保密原則：確保檔案在利用過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.合理利用原則：在保證檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的價值，為公司各項工作提供支持。二、木制檔案的定義與分類（一）定義木制檔案是指公司在各項活動中形成的，具有保存價值的，以木質材料為載體的文件、資料、圖表等。（二）分類1.行政類檔案：包括公司的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結等。2.業(yè)務類檔案：如銷售合同、采購訂單、生產工藝文件等。3.財務類檔案：財務報表、賬目憑證、審計報告等。4.人事類檔案：員工簡歷、績效考核記錄、培訓檔案等。三、檔案利用的申請與審批（一）申請1.公司內部員工因工作需要利用木制檔案，應填寫《木制檔案利用申請表》，詳細注明利用目的、所需檔案名稱及內容、利用時間等信息。2.申請表需經申請人所在部門負責人簽字同意。（二）審批1.檔案管理部門收到申請表后，應進行審核。審核內容包括申請理由是否充分、利用時間是否合理、是否符合安全保密規(guī)定等。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案利用申請，需經公司分管領導審批。3.審批通過后，檔案管理部門應向申請人出具《木制檔案利用審批單》，并告知其利用檔案的相關注意事項。四、檔案利用的方式與要求（一）查閱1.申請人憑《木制檔案利用審批單》到檔案管理部門查閱檔案。2.檔案管理人員應根據(jù)審批單提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。（二）借閱1.因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請。2.借閱人員需填寫《木制檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、預計歸還時間等信息。3.檔案管理部門應對借閱人員進行借閱前的培訓，告知其檔案保管的要求和注意事項。4.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。（三）復制1.申請人如需復制檔案，應填寫《木制檔案復制申請表》，注明復制的內容、用途、數(shù)量等信息。2.復制申請表經審批通過后，檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行復制操作。3.復制的檔案應與原件內容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。五、檔案利用過程中的安全與保密（一）安全管理1.檔案利用場所應保持整潔、通風良好，配備必要的防火、防潮、防蟲等設施。2.查閱和借閱檔案時，嚴禁吸煙和使用明火。3.檔案管理人員應定期對檔案利用場所進行檢查，確保檔案的安全。（二）保密措施1.涉及公司機密的檔案，利用人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內容。2.在檔案利用過程中，如需對外提供檔案信息，應按照公司的保密制度和相關審批程序進行操作。3.檔案利用結束后，利用人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立檔案利用監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表等組成，負責對檔案利用情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對檔案利用申請、審批、利用過程及歸還情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內容1.檔案利用申請是否符合規(guī)定程序，審批手續(xù)是否齊全。2.檔案利用方式是否符合要求，利用人員是否遵守相關規(guī)定。3.檔案在利用過程中是否存在安全隱患，是否有保密措施落實不到位的情況。4.檔案歸還是否及時，歸還的檔案是否完整無損。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度的檔案利用行為，檔案管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。2.對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理；對情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，如泄露公司機密、損壞丟失檔案等，將按照公司相關規(guī)定追究責任人員的責任，涉及違法犯罪的，移交司法機關處理。七、檔案利用的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案利用統(tǒng)計臺賬，對檔案利用申請、審批、利用方式、利用時間、利用人員等信息進行詳細記錄。2.每月末，檔案管理部門應將本月檔案利用情況進行匯總統(tǒng)計，形成《木制檔案利用情況統(tǒng)計表》。（二）分析工作1.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行分析，了解檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.通過分析檔案利用情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，如檔案分類不合理、檢索工具不完善等，及時提出改