PAGE規(guī)范公司會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確會議組織、流程、參會人員職責(zé)等方面的要求，使公司各類會議能夠有序、高效地召開，為公司決策、溝通、協(xié)調(diào)等工作提供有力支持，促進公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，符合公司整體運營管理的需要，同時遵循國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運營活動合法合規(guī)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、項目會議等。涵蓋公司各個職能部門、業(yè)務(wù)板塊以及全體員工，無論是正式的決策會議、工作匯報會議，還是臨時的溝通協(xié)調(diào)會議，均需按照本制度執(zhí)行。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)目標(biāo)，注重實際效果，避免形式主義，精簡會議流程，提高決策效率，確保會議能夠切實解決問題，推動工作進展。2.規(guī)范有序原則：明確會議組織、召開、記錄、跟進等各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，嚴(yán)格按照規(guī)定流程進行操作，保證會議的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，維護公司正常的工作秩序。3.溝通協(xié)作原則：鼓勵參會人員積極參與討論，充分發(fā)表意見，加強信息共享與交流，促進部門間、員工間的溝通協(xié)作，形成工作合力，共同推動公司整體目標(biāo)的實現(xiàn)。4.依法合規(guī)原則：會議內(nèi)容及決策過程必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保公司運營活動在合法合規(guī)的軌道上進行。二、會議分類及職責(zé)分工（一）公司級會議1.股東大會職責(zé)分工：由董事會負(fù)責(zé)組織召開。董事會秘書協(xié)助制定會議議程、通知股東、準(zhǔn)備會議資料等相關(guān)工作。股東大會是公司的最高權(quán)力機構(gòu)，主要職責(zé)是審議公司重大事項，如年度工作報告、財務(wù)預(yù)決算報告、利潤分配方案、重大投資決策等，對公司的發(fā)展戰(zhàn)略和重大經(jīng)營決策進行決策。會議頻率：根據(jù)《公司法》及公司章程規(guī)定，每年定期召開一次年度股東大會，必要時可召開臨時股東大會。2.董事會會議職責(zé)分工：由董事長召集和主持。董事會辦公室負(fù)責(zé)會議組織安排，包括確定會議時間、地點、通知董事及相關(guān)列席人員、準(zhǔn)備會議文件等。董事會主要負(fù)責(zé)公司戰(zhàn)略決策、重大事項審批、監(jiān)督管理層工作等職責(zé)，對公司的經(jīng)營管理和發(fā)展方向起著關(guān)鍵的領(lǐng)導(dǎo)作用。會議頻率：根據(jù)公司實際運營情況，定期召開董事會會議，一般每季度召開一次，如有需要可臨時召開。3.監(jiān)事會會議職責(zé)分工：由監(jiān)事會主席召集和主持。監(jiān)事會辦公室負(fù)責(zé)會議籌備工作，如安排會議日程、準(zhǔn)備會議資料、通知監(jiān)事等。監(jiān)事會主要履行對公司財務(wù)狀況、經(jīng)營活動、內(nèi)部控制等方面的監(jiān)督職責(zé)，確保公司運營符合法律法規(guī)和公司章程規(guī)定。會議頻率：每季度至少召開一次監(jiān)事會會議，必要時可隨時召開。4.總經(jīng)理辦公會職責(zé)分工：由總經(jīng)理主持召開?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議的組織協(xié)調(diào)工作，包括確定會議議題、通知參會人員、整理會議紀(jì)要等?？偨?jīng)理辦公會主要討論公司日常經(jīng)營管理中的重要事項，協(xié)調(diào)各部門工作，做出相應(yīng)決策，推動公司各項業(yè)務(wù)順利開展。會議頻率：每周召開一次，如有緊急事項可臨時召開。（二）部門會議1.部門例會職責(zé)分工：由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織召開。部門秘書協(xié)助安排會議時間、地點，準(zhǔn)備會議資料，記錄會議內(nèi)容等。部門例會主要用于總結(jié)部門上周工作進展，安排本周工作計劃，溝通部門內(nèi)部工作情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。會議頻率：每周召開一次，具體時間由各部門自行確定。2.部門專題會議職責(zé)分工：根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)項目負(fù)責(zé)人組織召開。會議組織者負(fù)責(zé)確定會議主題、參會人員范圍、會議時間和地點，并準(zhǔn)備相關(guān)資料。部門專題會議主要針對部門內(nèi)特定的工作問題、項目進展情況等進行深入討論和研究，制定解決方案或推進措施，并明確責(zé)任人和時間節(jié)點。會議頻率：根據(jù)實際工作需求不定期召開。（三）項目會議1.項目啟動會議職責(zé)分工：由項目負(fù)責(zé)人組織召開，項目團隊成員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。會議組織者負(fù)責(zé)介紹項目背景、目標(biāo)、任務(wù)分解、時間進度安排、團隊成員職責(zé)等內(nèi)容，并明確項目溝通機制和工作要求。項目啟動會議旨在使項目團隊成員對項目有清晰的認(rèn)識，明確各自的職責(zé)和工作方向，確保項目順利啟動。會議頻率：在項目正式啟動前召開一次。2.項目周會職責(zé)分工：由項目負(fù)責(zé)人主持召開，項目團隊成員參加。會議主要匯報項目本周工作進展情況，包括已完成的任務(wù)、遇到的問題及解決方案、下周工作計劃等。項目周會用于及時掌握項目進展動態(tài)，協(xié)調(diào)解決項目推進過程中出現(xiàn)的問題，保證項目按計劃順利進行。會議頻率：每周召開一次，如項目周期較短或工作任務(wù)較輕，可根據(jù)實際情況適當(dāng)調(diào)整會議頻率。3.項目月會職責(zé)分工：由項目負(fù)責(zé)人組織召開，項目團隊成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及上級領(lǐng)導(dǎo)參加。會議全面總結(jié)項目本月工作情況，分析項目進度、質(zhì)量、成本等方面的執(zhí)行情況，評估項目風(fēng)險，討論解決項目中存在的重大問題，并制定下月工作計劃和目標(biāo)。項目月會為項目的整體把控和決策提供重要依據(jù)，促進項目的順利實施。會議頻率：每月召開一次，如項目周期較長或工作任務(wù)復(fù)雜，可根據(jù)實際情況適當(dāng)調(diào)整會議頻率。4.項目總結(jié)會議職責(zé)分工：在項目結(jié)束后，由項目負(fù)責(zé)人組織召開。參會人員包括項目團隊成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、客戶代表（如有）等。會議全面回顧項目實施過程，總結(jié)項目成果、經(jīng)驗教訓(xùn)，對項目團隊成員進行績效評估，并對項目文檔進行歸檔整理。項目總結(jié)會議為公司積累項目經(jīng)驗，提升項目管理水平提供重要參考。會議頻率：在項目結(jié)束后及時召開。三、會議流程（一）會議籌備1.確定會議主題和議題根據(jù)公司工作安排、業(yè)務(wù)需求或?qū)嶋H問題，由會議組織者提前確定會議主題和議題。議題應(yīng)明確、具體，具有針對性和可討論性，避免議題過于寬泛或模糊。對于重要會議，應(yīng)提前征求相關(guān)部門和人員的意見，確保議題涵蓋全面，符合公司整體利益和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。2.確定參會人員根據(jù)會議主題和議題，明確參會人員范圍。參會人員應(yīng)具備與會議內(nèi)容相關(guān)的專業(yè)知識、經(jīng)驗或決策權(quán)，能夠為會議討論和決策提供有效支持。提前通知參會人員會議的時間、地點、主題和議題，確保參會人員有足夠的時間準(zhǔn)備相關(guān)資料和意見。對于需要請假的參會人員，應(yīng)提前履行請假手續(xù)，并安排合適的人員替代參會。3.準(zhǔn)備會議資料根據(jù)會議議題，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報告、數(shù)據(jù)、圖表等資料。資料應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，能夠支持會議討論和決策。提前將會議資料發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。對于重要資料，可在會議現(xiàn)場發(fā)放紙質(zhì)版或通過電子設(shè)備共享給參會人員。4.安排會議場地根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地。會議場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光、音響、投影等設(shè)施設(shè)備，能夠滿足會議的需求。提前檢查會議場地的設(shè)施設(shè)備是否正常運行，確保會議期間不會出現(xiàn)故障。同時，安排好會議期間的茶水、餐飲等服務(wù)。5.發(fā)布會議通知會議通知應(yīng)明確會議的時間、地點、主題、議題、參會人員、會議要求等信息。通知應(yīng)采用正式的書面形式或電子形式發(fā)送給參會人員，確保通知內(nèi)容準(zhǔn)確傳達。對于重要會議，應(yīng)提前提醒參會人員會議時間和相關(guān)事項，確保參會人員按時參加會議。會議通知應(yīng)在會議召開前[X]個工作日發(fā)送給參會人員，以便參會人員有足夠的時間安排工作和準(zhǔn)備參會。（二）會議召開1.簽到入場在會議開始前[X]分鐘，安排專人在會議入口處負(fù)責(zé)簽到工作。簽到人員應(yīng)檢查參會人員的身份信息，確保參會人員按時簽到入場。為參會人員提供簽到表、筆等簽到用品，并引導(dǎo)參會人員就座。對于未按時簽到的參會人員，應(yīng)及時聯(lián)系并詢問原因，做好記錄。2.會議開場會議組織者應(yīng)準(zhǔn)時到達會議場地，提前做好會議開場準(zhǔn)備工作。會議開場時，會議組織者應(yīng)簡要介紹會議的主題、目的、議程安排以及參會人員等信息，確保參會人員對會議有清晰的了解。強調(diào)會議紀(jì)律和要求，如手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)、不得隨意走動、認(rèn)真傾聽他人發(fā)言等，營造良好的會議氛圍。3.會議討論按照會議議程安排，依次進行議題討論。會議組織者應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論，鼓勵參會人員充分發(fā)表意見和建議，確保討論的全面性和深入性。在討論過程中，會議組織者應(yīng)注意控制會議節(jié)奏，避免出現(xiàn)跑題、爭論不休等情況。對于討論中出現(xiàn)的分歧和爭議，應(yīng)及時進行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，尋求共識和解決方案。參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達自己的觀點和理由，并與其他參會人員進行充分溝通和交流。4.會議決策根據(jù)會議討論情況，對相關(guān)議題進行決策。決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取參會人員的意見和建議，確保決策的科學(xué)性和合理性。對于重大決策事項，應(yīng)進行充分的討論和論證，必要時可進行投票表決。投票表決應(yīng)按照規(guī)定程序進行，確保投票結(jié)果的公正、公平、公開。會議決策結(jié)果應(yīng)明確記錄在案，并形成會議決議。會議決議應(yīng)包括決策事項、決策結(jié)果、責(zé)任部門、責(zé)任人、時間節(jié)點等內(nèi)容，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。5.會議記錄安排專人負(fù)責(zé)會議記錄工作。會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果、參會人員發(fā)言要點等信息，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式進行。記錄完成后，應(yīng)及時整理會議記錄，并在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將會議記錄發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門，以便參會人員和相關(guān)部門了解會議情況，落實會議決策。（三）會議結(jié)束1.總結(jié)發(fā)言會議結(jié)束時，會議組織者應(yīng)對會議進行總結(jié)發(fā)言。總結(jié)發(fā)言應(yīng)回顧會議的主要內(nèi)容、討論情況、決策結(jié)果以及下一步工作安排等，確保參會人員對會議有全面的了解。對參會人員的積極參與和貢獻表示感謝，鼓勵參會人員在今后的工作中繼續(xù)支持和配合公司的各項工作。2.清理會場會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)有序離開會議場地。會議組織者應(yīng)安排專人清理會場，檢查會議場地的設(shè)施設(shè)備是否完好，關(guān)閉電源、門窗等，確保會議場地的安全和整潔。對會議期間產(chǎn)生的文件、資料、垃圾等進行清理和整理，按照規(guī)定進行歸檔或處理，避免造成文件丟失或環(huán)境污染。3.跟進落實根據(jù)會議決議，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，制定詳細(xì)的工作推進計劃，確保會議決策能夠得到有效執(zhí)行。責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照工作推進計劃，按時完成各項工作任務(wù)，并及時向相關(guān)部門和人員匯報工作進展情況。對于工作中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保工作順利推進。會議組織者應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，確保會議決策能夠真正落到實處，取得實際效果。四、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄要求1.準(zhǔn)確完整：會議記錄應(yīng)如實記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果、參會人員發(fā)言要點等信息，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，完整反映會議全貌。2.清晰明了：記錄語言應(yīng)簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子。記錄格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查閱和整理。3.突出重點：重點記錄會議討論的關(guān)鍵問題、決策結(jié)果、重要意見和建議等內(nèi)容，避免記錄無關(guān)緊要的細(xì)節(jié)和過程。4.及時整理：會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時對會議記錄進行整理，核對記錄內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確無誤。整理后的會議記錄應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。（二）會議紀(jì)要編寫1.內(nèi)容提煉：會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會議記錄進行提煉和總結(jié)，突出會議的主要內(nèi)容、決策結(jié)果、工作要求等重點信息，避免冗長和繁瑣。2.格式規(guī)范：會議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括標(biāo)題、編號、日期、會議主題、參會人員、會議內(nèi)容、決策結(jié)果、工作要求等部分。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映會議主題；編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行編排，便于查閱和管理；日期應(yīng)明確會議召開的具體時間；參會人員應(yīng)列出參會人員的姓名、部門和職務(wù)；會議內(nèi)容應(yīng)簡要概括會議討論的主要問題和觀點；決策結(jié)果應(yīng)明確記錄會議做出的決策事項和結(jié)果；工作要求應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、時間節(jié)點和工作任務(wù)等內(nèi)容。3.審核簽發(fā)：會議紀(jì)要編寫完成后，應(yīng)提交給會議組織者進行審核。會議組織者應(yīng)認(rèn)真審核會議紀(jì)要內(nèi)容，確保紀(jì)要準(zhǔn)確反映會議精神和決策結(jié)果。審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)，并加蓋公司公章或會議專用章。4.分發(fā)存檔：會議紀(jì)要簽發(fā)后，應(yīng)及時分發(fā)給參會人員和相關(guān)部門，以便參會人員和相關(guān)部門了解會議情況，落實會議決策。同時，會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，以便日后查閱和參考。五、會議紀(jì)律與監(jiān)督（一）會議紀(jì)律1.按時參會：參會人員應(yīng)按照會議通知要求，準(zhǔn)時參加會議。如有特殊情況不能按時參會，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排合適的人員替代參會。2.遵守秩序：參會人員應(yīng)遵守會議秩序，不得隨意遲到、早退、缺席。會議期間，應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳、接聽電話等，保持會議的安靜和嚴(yán)肅。3.積極發(fā)言：參會人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備，積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議。發(fā)言應(yīng)圍繞會議主題，觀點明確，論據(jù)充分，避免無關(guān)話題和冗長發(fā)言。4.尊重他人：參會人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言和意見，不得打斷他人發(fā)言，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。對于不同意見，應(yīng)通過理性溝通和協(xié)商解決，營造良好的會議氛圍。5.保守機密：參會人員應(yīng)對會議討論的機密信息和敏感內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。如有違反保密規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。（二）監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制：公司設(shè)立會議監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對會議組織、召開、參會人員遵守會議紀(jì)律等情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組應(yīng)定期或不定期對會議進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正會議中存在的問題。2.考核措施：將會議管理情況納入公司績效考核體系，對會議組織者、參會人員的會議組織能力、參會表現(xiàn)等進行考核評價。對于會議組織不力、參會人員違反會議紀(jì)律等情況，將按照績效考核規(guī)定進行相應(yīng)的扣分或處罰。3.問題整改：對于監(jiān)督檢查和考核評價中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改。會議組織者應(yīng)針對