佛岡人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)佛岡地區(qū)人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于佛岡地區(qū)所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織中涉及的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集與個(gè)人相關(guān)的各類材料，確保檔案資料的齊全、完整，避免重要信息缺失。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、摘抄、復(fù)制檔案材料。4.集中統(tǒng)一管理原則：人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)設(shè)立佛岡人事檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理本地區(qū)人事檔案工作。管理中心可根據(jù)實(shí)際情況，在各單位設(shè)立人事檔案管理分點(diǎn)或指定專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管等具體工作。（二）職責(zé)分工1.人事檔案管理中心職責(zé)制定和完善人事檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。組織開展人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。對各單位人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。負(fù)責(zé)接收、整理、保管和轉(zhuǎn)遞人事檔案，辦理檔案查閱、借閱、出具證明等手續(xù)。定期對人事檔案進(jìn)行審核、清理，確保檔案質(zhì)量。利用人事檔案信息資源，為組織人事工作提供決策支持。2.單位人事部門職責(zé)負(fù)責(zé)本單位人事檔案材料的收集、整理和報(bào)送工作，確保材料真實(shí)、完整、規(guī)范。配合人事檔案管理中心做好檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。對本單位人事檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。指導(dǎo)本單位工作人員正確使用和維護(hù)人事檔案，確保檔案安全。3.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架等日常管理工作，確保檔案整齊、有序、安全。做好檔案的信息化管理工作，及時(shí)錄入、更新檔案信息，提高檔案管理效率。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、保密等規(guī)定，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容人事檔案主要包括以下十類材料：1.履歷材料：個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、社會兼職等材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫的反映自身經(jīng)歷、思想、成長過程等情況的材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職期滿考核、工作鑒定、考察材料等。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。5.政審材料：政治歷史情況審查、入黨入團(tuán)材料等。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報(bào)、團(tuán)組織關(guān)系證明等。7.獎勵(lì)材料：各類獎勵(lì)表彰決定、榮譽(yù)證書等。8.處分材料：違紀(jì)違規(guī)處分決定、解除處分證明等。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：體檢表、殘疾證明、家庭成員及主要社會關(guān)系情況等材料。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，將人事檔案分為正本和副本。正本由上述十類材料組成，副本根據(jù)工作需要，可選擇部分重要材料進(jìn)行復(fù)制歸檔。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各單位人事部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期收集本單位工作人員的檔案材料，并及時(shí)報(bào)送人事檔案管理中心。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合檔案整理規(guī)范要求。材料應(yīng)字跡清晰、格式統(tǒng)一、手續(xù)完備，不得使用圓珠筆、鉛筆等書寫。3.對于新形成的檔案材料，應(yīng)在材料形成后一個(gè)月內(nèi)及時(shí)收集歸檔。（二）整理方法1.鑒別：對收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，確保檔案材料的真實(shí)性和有效性。2.分類：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，將材料分別歸入相應(yīng)類別，并按照時(shí)間順序排列。3.編目：對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息，以便查找和管理。4.裝訂：將每份檔案材料按照順序排列整齊，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保檔案牢固、整齊、美觀。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，建立檔案專柜，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的錄入、存儲、檢索、利用等操作流程。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作。在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品、干燥劑等，安裝防火、防盜報(bào)警裝置，確保檔案安全。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)登記備案。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)人事檔案管理中心審核同意后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在指定的查閱室進(jìn)行，查閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人和人事檔案管理中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，不得逾期。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期間如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.工作人員因工作調(diào)動、辭職、退休等原因離開原單位的，其人事檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞至新的工作單位或檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定和組織人事工作的需要，確保檔案的安全、完整。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞時(shí)間等信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)將回執(zhí)返回人事檔案管理中心。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息檢索：利用信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。3.檔案信息安全管理：采取加密存儲、用戶認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保檔案信息安全。4.檔案信息共享：根據(jù)工作需要，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息在一定范圍內(nèi)的共享，為組織人事工作提供支持。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行檔案信息錄入、維護(hù)和管理。2.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露等安全事故發(fā)生。3.建立信息化管理系統(tǒng)使用日志，記錄檔案信息的查閱、修改、刪除等操作情況，以便進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。九、檔案審核與清理（一）審核內(nèi)容1.定期對人事檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性以及檔案材料的形成時(shí)間、手續(xù)等是否符合規(guī)定要求。2.審核檔案中的學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、政治歷史等重要信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。（二）清理要求1.對審核中發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和剔除。對存在問題的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行調(diào)查處理。2.定期對