檔案收集獎勵制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分調(diào)動全體員工收集檔案的積極性，特制定本獎勵制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：本制度的制定和實施必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.公平公正原則：對在檔案收集工作中表現(xiàn)突出的員工給予公平、公正的獎勵，確保獎勵制度的公信力。3.激勵導(dǎo)向原則：通過設(shè)立獎勵機制，激發(fā)員工主動參與檔案收集工作的熱情，提高檔案管理水平。二、檔案收集范圍及要求（一）檔案收集范圍1.公司各類文件，包括但不限于公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、決議、通知、報告等。2.業(yè)務(wù)合同，涵蓋采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文件。3.財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利文件等。5.項目檔案，針對公司開展的各類項目，收集項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文檔、項目驗收報告等。6.技術(shù)檔案，涉及公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。7.其他具有保存價值的文件資料，如公司榮譽證書、資質(zhì)證書、對外宣傳資料、客戶資料等。（二）檔案收集要求1.真實性：收集的檔案資料必須真實可靠，如實反映公司各項活動和業(yè)務(wù)往來的實際情況。2.完整性：確保檔案資料涵蓋相關(guān)事項的各個方面，不得遺漏重要信息。對于一份文件中涉及多個事項的，應(yīng)分別按照不同類別進行整理歸檔。3.準(zhǔn)確性：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字表述等應(yīng)清晰明確，避免模糊不清或歧義性的表述。4.規(guī)范性：按照公司規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則進行整理、編號和裝訂，確保檔案格式統(tǒng)一、規(guī)范。5.及時性：各項業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的檔案資料應(yīng)及時收集、整理并歸檔，避免積壓和丟失。三、獎勵標(biāo)準(zhǔn)（一）一般性檔案收集獎勵1.員工主動收集并提交屬于檔案收集范圍內(nèi)的一般性文件資料，經(jīng)審核符合要求的，每次給予[X]元獎勵。示例：員工小李在日常工作中發(fā)現(xiàn)一份已過期但仍具有參考價值的規(guī)章制度文件，主動提交給檔案管理部門，經(jīng)審核無誤后，小李獲得[X]元獎勵。2.對于一次性收集并提交數(shù)量較多（[具體數(shù)量]份及以上）且質(zhì)量較高的一般性檔案資料的員工，額外給予[X]元獎勵。示例：員工小張在整理部門文件時，一次性收集并提交了20份業(yè)務(wù)往來函件，這些函件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，對公司業(yè)務(wù)追溯具有重要價值，小張除了獲得每份文件[X]元的基礎(chǔ)獎勵外，還額外獲得[X]元獎勵。（二）重要檔案收集獎勵1.員工收集到對公司具有重大意義的檔案資料，如涉及公司核心技術(shù)、重大業(yè)務(wù)決策、關(guān)鍵合同等，經(jīng)評估確認(rèn)后，給予[X]元獎勵。示例：員工小王在參與公司一項重要項目的前期調(diào)研時，發(fā)現(xiàn)了一份關(guān)于競爭對手類似項目的詳細(xì)分析報告，該報告對公司制定項目策略具有關(guān)鍵參考價值，小王因此獲得[X]元獎勵。2.若員工提供的重要檔案資料為公司挽回重大經(jīng)濟損失或避免重大風(fēng)險的，除給予[X]元獎勵外，還將根據(jù)實際挽回?fù)p失或避免風(fēng)險的金額給予一定比例（[X]%）的額外獎勵。示例：員工小趙在查閱歷史檔案時，發(fā)現(xiàn)一份即將到期的重要租賃合同存在重大漏洞，及時提醒公司采取措施，避免了可能產(chǎn)生的巨額經(jīng)濟賠償風(fēng)險。經(jīng)評估，小趙獲得[X]元基礎(chǔ)獎勵，并根據(jù)避免風(fēng)險金額給予[X]%的額外獎勵。（三）特殊貢獻獎勵1.在檔案收集工作中表現(xiàn)特別突出，為完善公司檔案體系做出卓越貢獻的員工，公司將授予“檔案收集杰出貢獻獎”，給予一次性獎金[X]元，并在公司內(nèi)部進行公開表彰。示例：員工陳女士在過去一年中，憑借其對檔案管理工作的高度責(zé)任心和專業(yè)素養(yǎng)，主動挖掘并收集了大量珍貴的歷史檔案資料，填補了公司檔案體系中的多項空白，為公司文化傳承和業(yè)務(wù)發(fā)展提供了有力支持，因此獲得“檔案收集杰出貢獻獎”及相應(yīng)獎金。2.對于積極協(xié)助檔案管理部門開展檔案收集工作，提供關(guān)鍵線索或幫助解決重大檔案收集難題的員工，視情況給予[X]元至[X]元的獎勵。示例：檔案管理部門在整理一批年代久遠(yuǎn)的歷史檔案時，遇到文件缺失和信息模糊的難題。員工孫先生憑借其豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗和對公司歷史的深入了解，為檔案管理部門提供了多條關(guān)鍵線索，幫助順利完成檔案整理工作。為此，孫先生獲得[X]元獎勵，并得到公司領(lǐng)導(dǎo)的書面表揚。四、獎勵申報與評審（一）獎勵申報1.員工發(fā)現(xiàn)符合獎勵標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料后，應(yīng)及時填寫《檔案收集獎勵申報表》，詳細(xì)說明檔案資料的名稱、來源、內(nèi)容簡介、收集時間、對公司的價值等信息，并附上相關(guān)檔案資料的復(fù)印件（如有）。2.將填寫完整的《檔案收集獎勵申報表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人處，部門負(fù)責(zé)人對申報內(nèi)容進行初步審核，確認(rèn)無誤后簽署意見并提交至檔案管理部門。（二）評審流程1.檔案管理部門收到申報材料后，組織成立評審小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及財務(wù)部門代表等。2.評審小組對申報的檔案資料進行詳細(xì)審查和評估，依據(jù)本制度的獎勵標(biāo)準(zhǔn)確定獎勵等級和金額。評審過程中，可要求申報員工進行現(xiàn)場說明或補充相關(guān)材料。3.對于涉及重要檔案或特殊貢獻的申報，評審小組可邀請公司高層領(lǐng)導(dǎo)參與決策，確保評審結(jié)果的公正性和權(quán)威性。4.評審小組在收到申報材料后的[X]個工作日內(nèi)完成評審工作，并將評審結(jié)果反饋至檔案管理部門。（三）獎勵公示1.檔案管理部門將評審?fù)ㄟ^的獎勵名單及相關(guān)信息在公司內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。2.在公示期內(nèi)，如有員工對獎勵結(jié)果提出異議，可向檔案管理部門提交書面申訴材料。檔案管理部門應(yīng)及時對申訴內(nèi)容進行調(diào)查核實，并將處理結(jié)果反饋給申訴員工。如確實存在問題，將對獎勵結(jié)果進行調(diào)整。（四）獎勵發(fā)放公示期滿無異議后，由檔案管理部門將獎勵金額發(fā)放至員工工資賬戶，并在公司內(nèi)部發(fā)布獎勵通知，對獲獎員工進行表彰。五、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案收集范圍、標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.組織開展檔案收集工作的培訓(xùn)和宣傳，提高全體員工的檔案意識。3.對各部門提交的檔案資料進行審核、整理、歸檔和保管，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)獎勵制度的具體實施，受理員工的獎勵申報，組織評審工作，公示獎勵結(jié)果并發(fā)放獎勵。5.定期對公司檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工開展檔案收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集并提交至檔案管理部門。2.各部門員工應(yīng)積極配合檔案收集工作，按照檔案管理部門的要求及時整理和提交本崗位工作中產(chǎn)生的檔案資料，并對所提交檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案收集工作進行審計檢查，重點審查檔案資料的收集、整理、歸檔情況以及獎勵制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案收集情況進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.積極接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等相關(guān)機構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求及時提供檔案資料和匯報檔案管理工作