航空檔案制度一、總則（一）目的為加強公司航空檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司運營、決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及航空業(yè)務(wù)的各個部門及全體員工，包括但不限于飛行部、機務(wù)部、運行控制中心、市場營銷部、人力資源部等與航空運營直接或間接相關(guān)的部門。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對航空檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司航空業(yè)務(wù)活動的實際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入檔案。3.完整性原則全面收集、整理與航空業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則對于涉及公司機密、商業(yè)秘密以及乘客隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部，作為公司航空檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查公司的檔案管理工作。檔案管理部應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集公司各部門形成的與航空業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄等，確保檔案的齊全完整。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，使其條理清晰，便于查找。2.檔案保管建立健全檔案保管制度，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。對電子檔案進(jìn)行定期備份，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并存放在不同地理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案鑒定與統(tǒng)計定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。負(fù)責(zé)檔案數(shù)量、種類、利用情況等的統(tǒng)計工作，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.檔案利用服務(wù)為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)利用需求及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。對檔案利用情況進(jìn)行登記，跟蹤檔案的使用去向，確保檔案的合理利用和安全歸還。5.檔案信息化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的日常維護和管理，保證系統(tǒng)的正常運行，及時更新檔案數(shù)據(jù)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門日常文件、資料的收集、整理和初步分類工作，確保本部門檔案的及時形成和完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部，并協(xié)助檔案管理部進(jìn)行檔案的核對和清點工作。3.根據(jù)工作需要，配合檔案管理部提供本部門相關(guān)檔案的利用服務(wù)，如查找、借閱等。4.向本部門員工宣傳檔案管理知識，提高員工對檔案工作的重視程度，確保檔案工作在本部門的順利開展。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類公司關(guān)于航空業(yè)務(wù)的行政管理文件，包括上級主管部門的批復(fù)、公司發(fā)布的行政命令、規(guī)章制度手冊等。公司組織架構(gòu)、人員編制、崗位職責(zé)等方面的文件。公司行政會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、工作匯報等文件。2.飛行運行類飛行任務(wù)書、飛行計劃、飛行排班表等與飛行任務(wù)安排相關(guān)文件。飛行過程中的各類記錄，如飛行日志、氣象資料、導(dǎo)航數(shù)據(jù)、通信記錄等。飛行安全管理文件，包括安全檢查報告、事故調(diào)查報告、安全培訓(xùn)資料等。3.機務(wù)維修類飛機維護手冊、維修計劃、維修記錄單等與飛機維修保養(yǎng)相關(guān)文件。零部件更換記錄、維修工具使用記錄、設(shè)備校準(zhǔn)記錄等機務(wù)維修過程中的詳細(xì)記錄。機務(wù)人員資質(zhì)檔案、培訓(xùn)記錄、技術(shù)資料等。4.運行控制類航班運行監(jiān)控記錄、動態(tài)信息通報、運行協(xié)調(diào)會議紀(jì)要等與航班運行控制相關(guān)文件。簽派放行資料、載重平衡計算表、航班延誤及取消記錄等。運行控制相關(guān)的應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急處置記錄等。5.市場營銷類航線開發(fā)計劃、市場調(diào)研報告、客戶信息資料等與航空市場開發(fā)相關(guān)文件。機票銷售記錄、客戶投訴處理記錄、市場促銷活動方案及記錄等。航空運輸市場動態(tài)分析報告、競爭對手資料等。6.人力資源類員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升等人事管理文件。員工勞動合同、薪酬福利資料、考勤記錄等。人力資源規(guī)劃、人才儲備計劃等相關(guān)文件。7.財務(wù)審計類航空業(yè)務(wù)財務(wù)預(yù)算、成本核算、財務(wù)報表等文件。審計報告、財務(wù)審計工作記錄、內(nèi)部控制制度文件等。資金使用審批文件、財務(wù)風(fēng)險管理資料等。8.其他類除上述類別之外，但與公司航空業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件、資料，如合作協(xié)議、項目申報材料、科研成果等。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，具體規(guī)則如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別：根據(jù)檔案分類，用兩位大寫英文字母表示檔案類別，如“XG”表示行政管理類，“FX”表示飛行運行類等。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用五位阿拉伯?dāng)?shù)字表示流水號，從“00001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“2023XG00001”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在履行航空業(yè)務(wù)職能過程中形成的各種文件、資料、記錄、圖表、報表等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等文件。公司收到的上級主管部門、政府部門及相關(guān)單位的文件、通知、函件等。3.公司員工在航空業(yè)務(wù)工作中形成的個人工作記錄、研究報告、技術(shù)總結(jié)等。4.公司在航空業(yè)務(wù)培訓(xùn)、會議、活動等過程中產(chǎn)生的各類資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，主動收集各類文件資料，不得遺漏重要信息。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行保存。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.檔案管理人員收到各部門移交的檔案后，首先對檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類整理，將同一類別的檔案集中在一起。3.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檢索和查詢。4.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁等處理，確保檔案的整齊、牢固；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份等工作，保證電子檔案的可讀性和可用性。五、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放紙質(zhì)檔案和電子檔案存儲設(shè)備。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護和檢查，保證設(shè)施設(shè)備的正常運行。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放不同類別、不同保管期限的檔案，便于檔案的分類管理和查找。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司重大決策文件、重要合同協(xié)議、事故調(diào)查報告等。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司年度工作計劃與總結(jié)、一般性業(yè)務(wù)文件等。短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。如臨時性的會議文件、一般性的報表等。2.檔案保管期限的確定，由檔案管理人員根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素進(jìn)行初步判斷，并征求相關(guān)部門意見后，報公司檔案管理負(fù)責(zé)人審定。（三）檔案存儲1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序，依次上架存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)存放在不同的地理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)采用加密存儲方式，確保檔案信息的安全性。同時，建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問范圍。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存儲環(huán)境、保管設(shè)施設(shè)備、檔案的完整性等。2.每月至少進(jìn)行一次庫房巡查，檢查檔案庫房的溫濕度、防火防盜等設(shè)施設(shè)備是否正常運行，檔案是否有損壞、霉變等情況。3.每年對檔案進(jìn)行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、種類、編號等信息，確保檔案的賬實相符。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。既要保證檔案的完整性，又要避免保存過多失去價值的檔案，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表以及檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審閱檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素，判斷檔案的存毀價值。2.分析檔案來源：了解檔案的形成部門、形成背景、形成目的等，分析檔案在公司業(yè)務(wù)活動中的作用和地位，從而確定其價值。3.參考檔案利用情況：統(tǒng)計檔案的查閱、借閱次數(shù)，分析檔案的利用頻率和利用效果，對于長期未被利用且已失去價值的檔案，可考慮進(jìn)行鑒定銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行處理。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上記錄銷毀時間、地點、方式等信息，監(jiān)銷人員和銷毀人員共同簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案進(jìn)行永久保存，以備查考。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展航空業(yè)務(wù)工作中，因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、研究、撰寫論文等原因，需要查閱與航空業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。3.公司外部單位因合作項目、調(diào)查研究等原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱、借閱公司檔案資料。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員可直接到檔案管理部查閱檔案資料。查閱時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的編號、題名、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限進(jìn)行登記，并提醒借閱人員按時歸還檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如檔案在借閱期間出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的編號、題名、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的保密級別和復(fù)制用途，確定是否允許復(fù)制以及復(fù)制的范圍和方式。對于允許復(fù)制的檔案，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記檔案管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案編號、題名、利用方式、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便于查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。八、檔案保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密的檔案，如航線開發(fā)計劃、市場調(diào)研報告、客戶信息資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.涉及公司技術(shù)秘密的檔案，如飛機維修技術(shù)資料、飛行訓(xùn)練資料、科研成果等。3.涉及公司運營安全的檔案，如飛行安全管理文件、運行控制數(shù)據(jù)、應(yīng)急預(yù)案等。4.涉及公司員工個人隱私的檔案，如員工人事檔案、薪酬福利資料等。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對保密檔案應(yīng)進(jìn)行單獨存放，并設(shè)置明顯的保密標(biāo)識。3.嚴(yán)格控制保密檔案的查閱、借閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱、借閱相關(guān)檔案。查閱、借閱保密檔案時，應(yīng)在專門的場所進(jìn)行，并由檔案管理人員全程監(jiān)督。4.對于涉