檔案文員分崗制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理工作，提高檔案管理的規(guī)范化、科學化水平，明確檔案文員的崗位職責，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體檔案文員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確，如實反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案文員崗位設置及職責（一）檔案管理主管1.負責制定和完善公司檔案管理制度、流程和標準，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導、監(jiān)督各部門檔案工作的開展。3.負責公司各類檔案的集中管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.定期對公司檔案工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。6.負責與外部檔案管理機構(gòu)、上級主管部門等的溝通協(xié)調(diào)，確保公司檔案管理工作符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。7.組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案文員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。（二）文書檔案文員1.負責公司各類文書檔案的收集、整理、歸檔工作。2.對收到的文件進行分類、編號、登記，確保文件的完整性和準確性。3.按照檔案整理規(guī)范，對文書檔案進行分類、立卷、編目，編制檔案檢索工具。4.負責文書檔案的日常保管，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失。5.為公司各部門提供文書檔案的查閱、借閱服務，做好借閱登記和歸還工作。6.協(xié)助檔案管理主管開展檔案信息化建設，錄入文書檔案信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。7.定期對文書檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保賬實相符。（三）人事檔案文員1.負責人事檔案的建立、收集、整理、歸檔和保管工作。2.嚴格按照人事檔案管理規(guī)定，對員工檔案材料進行審核、鑒別，確保檔案材料真實、完整、有效。3.為員工辦理檔案調(diào)入、調(diào)出、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、工資調(diào)整等手續(xù)，及時更新人事檔案信息。4.負責提供人事檔案的查閱、借閱服務，做好登記和保密工作。5.定期對人事檔案進行整理和裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。6.協(xié)助開展人事檔案信息化建設，錄入人事檔案數(shù)據(jù)，建立人事檔案信息系統(tǒng)。7.配合公司人力資源部門做好人事檔案相關的統(tǒng)計工作。（四）財務檔案文員1.負責公司財務檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.對財務憑證、賬簿、報表等檔案資料進行分類、編號、裝訂，確保財務檔案的完整性和準確性。3.根據(jù)財務檔案管理要求，定期對財務檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容。4.為公司財務部門及相關部門提供財務檔案的查閱、借閱服務，做好登記和歸還工作。5.協(xié)助財務部門做好財務檔案的銷毀工作，按照規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。6.參與財務檔案信息化建設，錄入財務檔案信息，建立財務檔案電子數(shù)據(jù)庫。7.嚴格遵守財務檔案保密制度，確保財務檔案信息安全。（五）業(yè)務檔案文員1.根據(jù)公司業(yè)務特點，負責各類業(yè)務檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.制定業(yè)務檔案分類方案和整理規(guī)范，指導業(yè)務部門做好業(yè)務檔案的前期整理工作。3.對業(yè)務檔案進行審核、鑒別，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，符合業(yè)務檔案管理要求。4.負責業(yè)務檔案的日常保管，定期對業(yè)務檔案進行清查盤點，確保檔案安全。5.為公司業(yè)務部門提供業(yè)務檔案的查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理工作。6.協(xié)助業(yè)務部門開展業(yè)務檔案的數(shù)字化工作，推進業(yè)務檔案信息化管理。7.參與業(yè)務檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、合同協(xié)議等。2.人事檔案：員工個人基本信息、履歷、學歷學位證書、培訓記錄、考核評價、獎懲情況、勞動合同等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料、財務預算等。4.業(yè)務檔案：根據(jù)公司業(yè)務類型，收集與業(yè)務活動相關的各類檔案，如項目文檔、客戶資料、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集到公司檔案管理部門。2.檔案收集人員應按照檔案收集范圍，認真核對檔案資料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案及時進行補充或更正。3.對于重要檔案資料，應實行雙套制保存，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）整理原則1.文件材料應按照形成規(guī)律和有機聯(lián)系進行整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌，不得擅自修改、涂抹、偽造文件內(nèi)容。3.整理后的檔案應便于保管和利用，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。即先將文件按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內(nèi)按機構(gòu)（問題）進行分類。2.人事檔案：按照檔案內(nèi)容分類，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、培訓材料……等十大類，每大類下再細分小類進行整理。3.財務檔案：按照會計年度和檔案類別進行整理，如會計憑證按月份順序裝訂成冊，賬簿按年度整理歸檔，報表按年度分類存放。4.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務特點和檔案管理要求，制定相應的分類方案進行整理。如項目檔案可按項目階段、項目名稱進行分類；客戶檔案可按客戶類型、客戶名稱進行分類。四、檔案鑒定與保管（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理主管、各部門負責人及相關業(yè)務骨干組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案進行逐卷（件）審查，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應進行重點審查，對于確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、重大合同協(xié)議等。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案。主要是公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如年度工作計劃、總結(jié)、財務報表等。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案。一般是公司在日常工作中形成的，只在短期內(nèi)有參考價值的檔案，如一般性文件、臨時性報表等。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄，做到賬實相符。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.遵循方便利用、服務公司的原則，為公司內(nèi)部各部門及員工提供及時、準確的檔案信息服務。2.嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。查閱人員應填寫查閱登記表，說明查閱目的和范圍，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，在指定地點查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。2.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應及時催還。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，為公司提供便捷、高效的檔案服務。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等技術措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應指定專人負責檔案信息化管理工作，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行。2.檔案錄入人員應嚴格按照檔案整理規(guī)范和信息錄入要求，準確錄入檔案信息，確保錄入數(shù)據(jù)的質(zhì)量。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行維護和更新，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.加強對檔案信息化管理人員的培訓，提高其業(yè)務水平和操作技能。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且確無保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定，認為不需要繼續(xù)保存的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表