臺(tái)賬檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織臺(tái)賬檔案管理，確保臺(tái)賬檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高公司/組織管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在各項(xiàng)工作中形成的臺(tái)賬檔案管理。（三）定義1.臺(tái)賬：是指公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等活動(dòng)中，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行記錄、登記而形成的一種賬目明細(xì)資料。2.檔案：是指公司/組織在各項(xiàng)工作中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門(mén)的臺(tái)賬檔案管理部門(mén)或崗位，對(duì)全公司/組織的臺(tái)賬檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則。臺(tái)賬檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則。臺(tái)賬檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果，不得遺漏重要信息。4.準(zhǔn)確性原則。臺(tái)賬檔案的記錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得出現(xiàn)錯(cuò)誤或偏差。5.安全性原則。臺(tái)賬檔案應(yīng)妥善保管，確保其安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。6.時(shí)效性原則。臺(tái)賬檔案應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，確保其時(shí)效性，以便于查閱和使用。二、臺(tái)賬檔案管理職責(zé)（一）臺(tái)賬檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織臺(tái)賬檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全公司/組織臺(tái)賬檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)臺(tái)賬檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期對(duì)臺(tái)賬檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。4.負(fù)責(zé)臺(tái)賬檔案信息化建設(shè)，建立臺(tái)賬檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬檔案的電子化管理和共享。5.負(fù)責(zé)向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)提供臺(tái)賬檔案信息服務(wù)，為公司/組織決策提供依據(jù)。（二）各部門(mén)臺(tái)賬檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)臺(tái)賬檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，并指定專人負(fù)責(zé)臺(tái)賬檔案管理。2.按照公司/組織臺(tái)賬檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的臺(tái)賬檔案移交臺(tái)賬檔案管理部門(mén)。3.配合臺(tái)賬檔案管理部門(mén)做好臺(tái)賬檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)臺(tái)賬檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告臺(tái)賬檔案管理部門(mén)。（三）臺(tái)賬檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司/組織臺(tái)賬檔案管理制度，做好臺(tái)賬檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)臺(tái)賬檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保臺(tái)賬檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.負(fù)責(zé)臺(tái)賬檔案的查閱、利用登記工作，按照規(guī)定為查閱、利用臺(tái)賬檔案的人員提供服務(wù)。4.負(fù)責(zé)臺(tái)賬檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新臺(tái)賬檔案信息。5.定期對(duì)臺(tái)賬檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。三、臺(tái)賬檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等活動(dòng)中形成的各類文件、資料、圖表、聲像等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等。3.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司/組織員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.公司/組織的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等。6.其他具有保存價(jià)值的臺(tái)賬檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的臺(tái)賬檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的臺(tái)賬檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.收集的臺(tái)賬檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、聲像資料清晰可辨，載體應(yīng)符合要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類。按照臺(tái)賬檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等。2.編號(hào)。對(duì)分類后的臺(tái)賬檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于記憶和查找。3.編目。編制臺(tái)賬檔案目錄，目錄應(yīng)包括臺(tái)賬檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)臺(tái)賬檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于查閱和保管。四、臺(tái)賬檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的臺(tái)賬檔案移交臺(tái)賬檔案管理部門(mén)歸檔。2.移交的臺(tái)賬檔案應(yīng)編制移交清單，清單應(yīng)包括臺(tái)賬檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。3.臺(tái)賬檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的臺(tái)賬檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的臺(tái)賬檔案應(yīng)退回原部門(mén)重新整理。（二）保管期限1.臺(tái)賬檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的臺(tái)賬檔案是指對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司/組織的章程、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的臺(tái)賬檔案是指對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有重要利用價(jià)值的檔案，如公司/組織的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的臺(tái)賬檔案是指對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有利用價(jià)值的檔案，如公司/組織的一般性文件、資料等，保管期限一般為1年至10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)臺(tái)賬檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.電子臺(tái)賬檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份應(yīng)異地存放。3.聲像臺(tái)賬檔案應(yīng)按照其載體的特性進(jìn)行保管，如錄音帶、錄像帶應(yīng)存放在防潮、防磁的環(huán)境中，照片應(yīng)進(jìn)行沖印或掃描后存儲(chǔ)。（四）保管期限的鑒定與調(diào)整1.臺(tái)賬檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的臺(tái)賬檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.經(jīng)鑒定仍具有保存價(jià)值的臺(tái)賬檔案，應(yīng)重新確定其保管期限；經(jīng)鑒定已不具有保存價(jià)值的臺(tái)賬檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.臺(tái)賬檔案的保管期限需要調(diào)整的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)。五、臺(tái)賬檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱臺(tái)賬檔案，應(yīng)填寫(xiě)《臺(tái)賬檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到臺(tái)賬檔案管理部門(mén)查閱。2.公司/組織外部人員查閱臺(tái)賬檔案，應(yīng)填寫(xiě)《臺(tái)賬檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到臺(tái)賬檔案管理部門(mén)查閱。查閱重要臺(tái)賬檔案的，還應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的臺(tái)賬檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織保密制度的規(guī)定進(jìn)行查閱和利用。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)持有效證件到臺(tái)賬檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，填寫(xiě)《臺(tái)賬檔案查閱登記表》，注明查閱臺(tái)賬檔案的名稱、日期、目的等內(nèi)容。2.臺(tái)賬檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人員填寫(xiě)的《臺(tái)賬檔案查閱申請(qǐng)表》和《臺(tái)賬檔案查閱登記表》，為查閱人員提供相應(yīng)的臺(tái)賬檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱臺(tái)賬檔案，不得擅自將臺(tái)賬檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在臺(tái)賬檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將臺(tái)賬檔案歸還臺(tái)賬檔案管理部門(mén)，并辦理歸還登記手續(xù)。（三）利用方式1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用臺(tái)賬檔案的，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印、摘錄、拍照等。2.公司/組織外部人員因工作需要利用臺(tái)賬檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印、摘錄、拍照等，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用重要臺(tái)賬檔案的，還應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.利用臺(tái)賬檔案應(yīng)注明利用的目的、范圍、方式等內(nèi)容，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理和保存。（四）臺(tái)賬檔案的借出1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借出臺(tái)賬檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《臺(tái)賬檔案借出申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到臺(tái)賬檔案管理部門(mén)辦理借出手續(xù)。2.臺(tái)賬檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人員填寫(xiě)的《臺(tái)賬檔案借出申請(qǐng)表》，為查閱人員提供相應(yīng)的臺(tái)賬檔案，并在借出登記本上進(jìn)行登記。3.借出的臺(tái)賬檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還臺(tái)賬檔案管理部門(mén)，歸還時(shí)應(yīng)進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。六、臺(tái)賬檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.臺(tái)賬檔案管理部門(mén)應(yīng)建立臺(tái)賬檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)臺(tái)賬檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.臺(tái)賬檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析和總結(jié)，為公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)提供決策依據(jù)。（二）移交1.公司/組織撤銷、合并或分立時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理規(guī)定，對(duì)臺(tái)賬檔案進(jìn)行清理和移交。2.移交的臺(tái)賬檔案應(yīng)編制移交清單，清單應(yīng)包括臺(tái)賬檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。3.接收單位應(yīng)按照規(guī)定對(duì)移交的臺(tái)賬檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的臺(tái)賬檔案應(yīng)退回原單位重新整理。七、臺(tái)賬檔案的保密與安全（一）保密制度1.公司/組織應(yīng)建立臺(tái)賬檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.臺(tái)賬檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露臺(tái)賬檔案的內(nèi)容和信息。3.查閱、利用涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的臺(tái)賬檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批和操作。（二）安全措施1.臺(tái)賬檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)臺(tái)賬檔案安全管理，建立健全安全管理制度，落實(shí)