檔案開發(fā)利用制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用，提高公司/組織的管理水平和工作效率，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案開發(fā)利用工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案開發(fā)利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案開發(fā)利用過程中，要確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務至上原則：以公司/組織的各項工作需求為導向，提供優(yōu)質、高效的檔案利用服務。4.科學管理原則：運用科學的方法和技術手段，對檔案進行分類、整理、存儲和開發(fā)利用。二、檔案開發(fā)利用的范圍與方式（一）檔案開發(fā)利用的范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、決議等。2.人事檔案：員工的個人基本信息、工作經歷、考核評價、獎懲情況等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務檔案：與公司/組織業(yè)務活動相關的合同、協(xié)議、項目資料、客戶信息等。5.科技檔案：科研項目、技術改造、設備儀器等方面的檔案。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。（二）檔案開發(fā)利用的方式1.查閱：為公司/組織內部人員提供檔案查閱服務，滿足其工作中的信息需求。2.借閱：根據工作需要，可以借閱檔案，但必須辦理相關手續(xù)，并按時歸還。3.復制：對于需要使用檔案資料的人員，可以提供檔案復制服務，但要確保復制內容的準確性和完整性。4.編研：對檔案進行整理、分析、研究，編寫專題資料、大事記、年鑒等，為公司/組織的決策提供參考依據。5.展覽展示：通過舉辦檔案展覽、陳列等形式，展示公司/組織的發(fā)展歷程和成就，增強員工的歸屬感和榮譽感。三、檔案查閱與借閱管理（一）查閱流程1.提出申請：公司/組織內部人員需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門根據審批意見，安排專人協(xié)助查閱，并提供必要的查閱場所和設備。查閱人員應在規(guī)定的時間和范圍內進行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。4.登記：查閱完畢后，查閱人員應在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱流程1.提出申請：因工作需要借閱檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，并提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后交檔案管理部門。3.借閱：檔案管理部門對申請表進行審批，批準后辦理借閱手續(xù)。借閱人應按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還：借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查閱與借閱的限制1.涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密的檔案，未經批準不得查閱和借閱。2.重要檔案的查閱和借閱，應經公司/組織高層領導批準。3.查閱和借閱檔案的人員，不得將檔案帶出公司/組織指定的查閱場所，不得擅自轉借他人。四、檔案復制管理（一）復制申請需要復制檔案的人員，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、復制用途、復制份數等信息，并提交所在部門負責人審批。（二）審批部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后交檔案管理部門。（三）復制檔案管理部門根據審批意見，安排專人進行復制。復制人員應確保復制內容的準確性和完整性，不得擅自更改檔案內容。（四）登記復制完成后，檔案管理人員應在《檔案復制登記表》上記錄復制情況，包括復制內容、復制份數、復制時間、申請人等信息。（五）蓋章與分發(fā)對于需要蓋章的復制件，檔案管理人員應按照規(guī)定進行蓋章，并將復制件分發(fā)給申請人。五、檔案編研管理（一）編研計劃檔案管理部門應根據公司/組織的工作需要和檔案資源狀況，制定年度檔案編研計劃，明確編研項目、編研人員、編研時間等。（二）編研實施編研人員應按照編研計劃，對檔案進行收集、整理、分析、研究，編寫編研成果。編研過程中，應注重資料的真實性、準確性和完整性，確保編研成果具有較高的質量和參考價值。（三）審核與發(fā)布編研成果完成后，應提交檔案管理部門審核。審核通過后，根據需要進行發(fā)布，供公司/組織內部人員查閱和使用。六、檔案展覽展示管理（一）展覽展示計劃檔案管理部門應根據公司/組織的重要活動、紀念日等，制定檔案展覽展示計劃，明確展覽展示主題、內容、形式、時間、地點等。（二）展品收集與整理根據展覽展示計劃，收集相關檔案資料作為展品，并進行整理、分類、編號等工作。（三）展覽展示設計與布置委托專業(yè)設計公司進行展覽展示的設計，根據設計方案進行展品布置和展示環(huán)境營造。（四）展覽展示組織與管理在展覽展示期間，安排專人負責講解、引導參觀等工作，確保展覽展示活動的順利進行。同時，要做好展品的安全保護工作，防止展品損壞或丟失。七、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案的安全存儲。2.定期對檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現和處理檔案存在的問題。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。（二）保密管理1.對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、限制訪問等措施。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在檔案開發(fā)利用過程中，嚴格控制知悉范圍，對涉及保密內容的檔案信息，不得擅自傳播或泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司/組織應定期對檔案開發(fā)利用工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案查閱、借閱、復制、編研、展覽展示等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及檔案安全與保密措施的落實情況。（二）考核評價建立檔案開發(fā)利用工作考核評價機制，對檔案管理部門和相關人員的工作進行考核評價?？己嗽u價結果作為員工績效評定、晉升、獎勵等的重要依據。（三）問題整改對監(jiān)督檢查和考核評價中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門