機(jī)要檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要檔案管理，確保機(jī)要檔案的安全、完整與有效利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在機(jī)要檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：機(jī)要檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集公司在運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各類機(jī)要檔案，保證檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保機(jī)要檔案信息不泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)機(jī)要檔案進(jìn)行管理，保證管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。5.便利性原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、利用和維護(hù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司機(jī)要檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司機(jī)要檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管公司重要的機(jī)要檔案，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案的信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡诨驘o保存價(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門機(jī)要檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，做好檔案的日常管理和移交工作。3.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案資料和意見。4.積極利用檔案資源，為部門業(yè)務(wù)工作提供支持，同時(shí)做好檔案的保密工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，保證檔案的質(zhì)量和安全。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。4.做好檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施。5.參與檔案的信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和更新等工作。6.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、部門文件等。2.公司會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司合同、協(xié)議、章程等法律文件。4.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)檔案。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)資料。6.公司業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。7.公司技術(shù)檔案，包括研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。8.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的文件資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便查詢和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件原貌，避免損壞文件。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，確保檔案存放整齊有序。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。備份應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的歷史文件、法律文件、財(cái)務(wù)檔案等。3.長期保管的檔案一般為10年至50年，主要包括公司業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等。4.短期保管的檔案為1年至10年，主要包括一般性的文件資料等。（四）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每月進(jìn)行一次庫房巡查，每季度進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并報(bào)告處理。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保檔案利用過程中的信息安全。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行檔案利用，保證檔案利用的合法性和規(guī)范性。3.以服務(wù)公司工作為宗旨，積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作等需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱檔案，應(yīng)依法提供相關(guān)檔案資料。（三）利用程序1.申請(qǐng)：檔案利用者應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)利用者的身份和利用目的，按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案利用者可在檔案管理人員的陪同下到檔案庫房查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，不得擅自涂改檔案、抽取檔案原件等。4.借閱：如需借閱檔案，檔案利用者應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還：檔案利用者應(yīng)在借閱期限屆滿后及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查、歷史地分析檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行鑒定，保證鑒定工作的合法性和規(guī)范性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，列入銷毀范圍。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息徹底銷毀。4.監(jiān)銷：銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)向檔案管理部門提交銷毀報(bào)告。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息不泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)將新產(chǎn)生檔案的電子數(shù)據(jù)錄