黨群檔案制度一、總則（一）目的為加強公司黨群檔案管理，確保黨群檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮黨群檔案在公司黨建工作、企業(yè)文化建設及各項事業(yè)發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司黨委、工會、共青團等黨群組織形成的各類檔案，包括文件、資料、記錄、照片、音像等各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司黨群檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司黨群工作部門負責歸口管理黨群檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則黨群檔案應如實反映黨群組織的工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集黨群組織在各個時期形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及黨和國家機密、公司商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案服務公司發(fā)展和黨群工作的效率。二、檔案管理機構及職責（一）黨群工作部門1.負責制定和完善公司黨群檔案管理制度，并組織實施。2.對黨群檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，指導各黨群組織做好檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中管理黨群檔案，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。4.負責檔案的整理、分類、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設施設備，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案安全。6.開展檔案信息化建設，建立黨群檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。7.根據(jù)公司工作需要，及時提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和跟蹤反饋工作。8.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。（二）各黨群組織1.明確本組織檔案管理的責任人，負責本組織檔案的日常收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司黨群檔案管理制度的要求，及時將本組織形成的各類檔案移交黨群工作部門集中管理。3.協(xié)助黨群工作部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，配合提供相關檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨委文件類：包括上級黨委下發(fā)的文件、公司黨委發(fā)布的各類文件、黨委會議記錄、紀要、工作計劃、總結、報告、決議、決定等。2.黨員管理類：黨員名冊、入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員組織關系介紹信、黨員獎懲材料等。3.黨組織建設類：黨組織設置、換屆選舉材料、黨組織活動記錄、黨員教育培訓資料等。4.工會工作類：工會文件、會員名冊、工會活動記錄、職工代表大會材料、勞動競賽、文體活動資料等。5.共青團工作類：共青團文件、團員名冊、團代會材料、青年志愿者活動記錄、青年文明號創(chuàng)建資料等。6.宣傳教育類：公司內(nèi)部刊物稿件、宣傳報道資料、思想政治工作研究材料、企業(yè)文化建設資料等。7.紀檢監(jiān)察類：黨風廉政建設文件、紀檢監(jiān)察工作記錄、違紀案件查處材料等。8.其他黨群工作相關類：如黨群組織與外部單位交流合作的文件資料、黨群工作的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各黨群組織應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對形成的各類文件、資料要及時進行收集，做到隨辦隨收，防止文件資料散失。3.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。4.對于重要文件和資料，應同時收集電子文檔或復印件，以便于保存和利用。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照黨群檔案的類別和年度，進行分類整理，確保檔案分類準確、條理清晰。3.每份檔案應編制頁號，頁號編寫位置在有文字的頁面正面的右上角、背面的左上角。4.對破損的檔案應進行修復，字跡模糊或易褪色的檔案應進行復制或摘抄。（四）整理方法1.分類黨群檔案分為黨委工作、工會工作、共青團工作、紀檢監(jiān)察工作、宣傳教育工作等類別。每個類別下再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進行二級分類，如黨委工作類可分為文件、會議記錄、黨員管理等。2.編號對每類檔案編制分類號，分類號采用大寫字母和數(shù)字相結合的方式，如黨委工作類編號為DW，工會工作類編號為GH等。每份檔案在分類號后按順序編制檔案流水號，如DW001、GH001等。3.編目編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等。檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊，便于查閱。4.裝訂將每份檔案按順序排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保檔案整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的黨群檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.黨群檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映黨群組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司和黨群工作有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映黨群組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為少于16年。2.確定檔案保管期限時，應根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素綜合考慮，確保檔案保管期限劃分準確合理。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，同一類別的檔案應集中存放在同一檔案架或檔案柜內(nèi)。2.檔案應排列有序，便于查找和利用。檔案盒應標明檔案類別、年度、起止日期、保管期限等信息。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱黨群檔案的，可按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。2.黨群組織開展工作需要利用相關檔案的，可直接向黨群工作部門查閱。3.因公司重大活動、項目建設、歷史研究等需要查閱黨群檔案的，經(jīng)公司領導批準后，可進行查閱。4.外單位因工作需要查閱公司黨群檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)公司黨群工作部門負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。（二）利用方式1.查閱查閱檔案時，查閱人員應填寫《黨群檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容等信息。黨群工作部門應根據(jù)查閱人員的需求，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。如需摘錄或復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)黨群工作部門負責人批準。2.借閱因工作需要借閱黨群檔案的，借閱人員應填寫《黨群檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人和黨群工作部門負責人批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。借閱期滿，借閱人員應及時歸還檔案。黨群工作部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況,應及時查明原因,并追究借閱人員的責任。（三）利用登記1.建立健全檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限、歸還日期等。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，以便于查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立黨群檔案鑒定小組，由黨群工作部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行全面鑒定。2.對失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，如確需繼續(xù)保存，應重新確定保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步清理，列出擬鑒定檔案清單。2.鑒定小組對擬鑒定檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準，提出存毀意見。3.對鑒定小組提出的存毀意見進行審核，報公司分管領導批準。（四）銷毀程序1.對批準銷毀的檔案，編制《黨群檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.監(jiān)銷人員應在《黨群檔案銷毀清冊》上簽字確認，銷毀清冊應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的黨群檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化采集1.對黨群檔案進行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，去除圖像中的污點、劃痕等瑕疵，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對應一致。（三）數(shù)據(jù)庫建設1.建立黨群檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫應包括檔案基本信息、目錄信息、全文信息等內(nèi)容。2.對數(shù)據(jù)庫進行定期維護和更新，確保數(shù)據(jù)庫信息的準確性和完整性。3.建立數(shù)據(jù)庫備份機制，定期對