檔案防疫制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件，確保公司/組織檔案的安全與完整，保障檔案工作的正常開展，特制定本檔案防疫制度。本制度旨在規(guī)范檔案管理過程中的防疫措施，防止病毒傳播，保護(hù)檔案實(shí)體和信息安全，為公司/組織的穩(wěn)定運(yùn)營提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員以及其他接觸檔案的工作人員。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案防疫意識(shí)，采取科學(xué)有效的預(yù)防措施，最大程度降低病毒傳播風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案安全。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家及地方有關(guān)疫情防控的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案防疫工作合法合規(guī)。3.安全第一原則將檔案實(shí)體安全和信息安全放在首位，在防疫過程中確保檔案不受損、不丟失、不泄露。4.協(xié)同配合原則檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門密切配合，形成工作合力，共同做好檔案防疫工作。二、檔案收集防疫措施（一）收集前準(zhǔn)備1.制定收集計(jì)劃根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)安排，提前制定檔案收集計(jì)劃，明確收集范圍、時(shí)間、方式等，盡量減少人員聚集和接觸。2.防疫物資準(zhǔn)備準(zhǔn)備充足的防疫物資，如口罩、手套、消毒用品、防護(hù)面罩等，確保收集人員在工作過程中有必要的防護(hù)裝備。3.場地清潔消毒對檔案收集場地進(jìn)行清潔消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好。收集場地應(yīng)配備洗手液、垃圾桶等衛(wèi)生設(shè)施。（二）收集過程1.人員防護(hù)收集人員應(yīng)全程佩戴口罩、手套，必要時(shí)佩戴防護(hù)面罩。與檔案移交人員保持適當(dāng)距離，避免近距離接觸。2.檔案消毒對收集的檔案進(jìn)行初步消毒處理，可采用擦拭消毒等方式，使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的消毒用品，確保消毒效果。對于可能受到污染的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)消毒。3.信息登記詳細(xì)記錄檔案收集的相關(guān)信息及移交人員情況，包括檔案名稱、數(shù)量、來源、移交時(shí)間、移交人員姓名、聯(lián)系方式等，同時(shí)記錄收集過程中的防疫措施執(zhí)行情況。（三）特殊情況處理1.疑似感染人員移交檔案若檔案移交人員為疑似感染人員，應(yīng)在做好防護(hù)的前提下，單獨(dú)收集其檔案，并對檔案進(jìn)行嚴(yán)格消毒處理。收集過程中盡量避免與其他人員接觸，收集完成后及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行后續(xù)處理。2.緊急檔案收集對于緊急需要收集的檔案，應(yīng)優(yōu)先安排收集工作。在確保安全的前提下，采取靈活有效的收集方式，如通過線上溝通協(xié)調(diào)、指定專人交接等，減少人員聚集和接觸時(shí)間。三、檔案整理防疫措施（一）整理場地要求1.獨(dú)立空間檔案整理應(yīng)在相對獨(dú)立、通風(fēng)良好的空間內(nèi)進(jìn)行，避免與其他人員頻繁交叉。整理場地應(yīng)定期進(jìn)行清潔消毒，保持環(huán)境整潔。2.分區(qū)作業(yè)根據(jù)檔案整理流程和防疫要求，合理劃分整理區(qū)域，如文件分類區(qū)、裝訂區(qū)、編目區(qū)等，確保不同作業(yè)區(qū)域之間有一定的間隔，減少人員流動(dòng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。（二）整理人員防護(hù)1.全程防護(hù)整理人員在工作期間應(yīng)全程佩戴口罩、手套，必要時(shí)佩戴防護(hù)面罩。工作過程中盡量減少交談，避免飛沫傳播。2.手部清潔整理人員應(yīng)勤洗手，在接觸檔案前后、使用工具后等環(huán)節(jié)，及時(shí)用洗手液或肥皂洗手，并用流動(dòng)水沖洗干凈。（三）檔案整理操作規(guī)范1.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行分類整理，避免交叉污染。對于不同來源、不同時(shí)間段的檔案，應(yīng)分別進(jìn)行整理。2.裝訂編目在裝訂和編目過程中，盡量使用一次性工具或?qū)ぞ哌M(jìn)行嚴(yán)格消毒后再使用。操作過程中注意保持檔案的整潔，避免因操作不當(dāng)造成檔案損壞或污染。3.數(shù)據(jù)錄入對于檔案信息錄入工作，應(yīng)盡量采用電子化方式進(jìn)行。如確需人工錄入，錄入人員應(yīng)做好防護(hù)措施，錄入設(shè)備定期進(jìn)行清潔消毒。四、檔案存儲(chǔ)防疫措施（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.溫濕度控制保持檔案存儲(chǔ)庫房的溫濕度適宜，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。溫濕度異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。2.清潔消毒定期對檔案存儲(chǔ)庫房進(jìn)行全面清潔消毒，包括地面、貨架、檔案柜等。消毒應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的消毒用品，確保消毒效果。3.通風(fēng)換氣：保證庫房通風(fēng)良好，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣清新?？砂惭b通風(fēng)設(shè)備或設(shè)置通風(fēng)口，確?？諝饬魍?。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.分類存放按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間隔，避免相互擠壓或污染。2.防護(hù)包裝對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)包裝，如密封袋、檔案盒等，防止灰塵、水汽等對檔案造成損害。同時(shí)，在包裝材料上可標(biāo)注檔案相關(guān)信息，便于識(shí)別。（三）庫存檔案檢查1.定期巡檢安排專人定期對庫存檔案進(jìn)行巡檢，檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境、包裝情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。巡檢過程中做好記錄，包括巡檢時(shí)間、巡檢人員、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。2.異常情況處理如發(fā)現(xiàn)檔案有受潮、發(fā)霉、蟲蛀等異常情況，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。對于受損檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案利用防疫措施（一）利用場所管理1.清潔消毒對檔案查閱室、借閱室等利用場所進(jìn)行定期清潔消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。在利用場所配備洗手液、垃圾桶等衛(wèi)生設(shè)施，方便利用人員使用。2.通風(fēng)換氣確保利用場所通風(fēng)良好，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，降低病毒傳播風(fēng)險(xiǎn)?？筛鶕?jù)實(shí)際情況安裝通風(fēng)設(shè)備或設(shè)置通風(fēng)口。（二）利用人員防護(hù)1.佩戴口罩利用人員進(jìn)入利用場所應(yīng)全程佩戴口罩，遵守利用場所的防疫規(guī)定。2.手部清潔利用人員在接觸檔案前后，應(yīng)及時(shí)洗手或使用消毒洗手液進(jìn)行手部清潔。（三）檔案利用操作規(guī)范1.查閱借閱嚴(yán)格按照檔案查閱、借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，控制利用人數(shù)和時(shí)間。利用人員應(yīng)在指定區(qū)域內(nèi)查閱或借閱檔案，避免隨意翻動(dòng)和交叉使用檔案。2.復(fù)制掃描如需對檔案進(jìn)行復(fù)制或掃描，應(yīng)使用專用設(shè)備，并在操作前后對設(shè)備進(jìn)行清潔消毒。復(fù)制掃描過程中盡量減少人員接觸，確保檔案安全。3.歸還處理檔案利用完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并按照要求進(jìn)行消毒處理。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、無丟失、無遺漏。六、檔案數(shù)字化防疫措施（一）數(shù)字化場地要求1.環(huán)境清潔數(shù)字化工作室應(yīng)保持環(huán)境清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。工作室應(yīng)配備必要的衛(wèi)生設(shè)施，如洗手液、垃圾桶等。2.設(shè)備維護(hù)對數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和消毒，確保設(shè)備正常運(yùn)行，減少因設(shè)備故障或污染導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)備使用前后應(yīng)進(jìn)行清潔消毒，可采用擦拭消毒等方式。（二）數(shù)字化人員防護(hù)1.全程防護(hù)數(shù)字化人員在工作期間應(yīng)全程佩戴口罩、手套，必要時(shí)佩戴防護(hù)面罩。工作過程中盡量減少交談，避免飛沫傳播。2.手部清潔數(shù)字化人員應(yīng)勤洗手，在接觸檔案、設(shè)備等前后，及時(shí)用洗手液或肥皂洗手，并用流動(dòng)水沖洗干凈。（三）數(shù)字化操作規(guī)范1.檔案掃描掃描過程中，應(yīng)確保檔案擺放整齊，避免因掃描設(shè)備移動(dòng)造成檔案損壞或污染。掃描設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)和清潔消毒，保證掃描質(zhì)量。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行處理時(shí)，操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行，避免誤操作導(dǎo)致圖像損壞或丟失。處理后的圖像應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)存儲(chǔ)到安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在安全的環(huán)境中，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、檔案運(yùn)輸防疫措施（一）運(yùn)輸前準(zhǔn)備1.包裝防護(hù)對需要運(yùn)輸?shù)臋n案進(jìn)行妥善包裝，采用密封袋、檔案箱等包裝材料，確保檔案在運(yùn)輸過程中不受損、不污染。包裝材料應(yīng)標(biāo)注檔案相關(guān)信息及運(yùn)輸要求。2.防疫物資準(zhǔn)備準(zhǔn)備必要的防疫物資，如口罩、手套、消毒用品等，供運(yùn)輸人員在運(yùn)輸過程中使用。（二）運(yùn)輸過程1.人員防護(hù)運(yùn)輸人員應(yīng)全程佩戴口罩、手套，必要時(shí)佩戴防護(hù)面罩。在裝卸檔案時(shí)，盡量避免與其他人員接觸，保持適當(dāng)距離。2.運(yùn)輸工具消毒對運(yùn)輸工具進(jìn)行定期清潔消毒，包括車輛、運(yùn)輸箱等。運(yùn)輸工具應(yīng)保持通風(fēng)良好，減少病毒傳播風(fēng)險(xiǎn)。3.運(yùn)輸路線規(guī)劃合理規(guī)劃運(yùn)輸路線，盡量避免經(jīng)過疫情高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)或人員密集場所。如確需經(jīng)過，應(yīng)做好防護(hù)措施，確保運(yùn)輸安全。（三）特殊情況處理1.運(yùn)輸途中突發(fā)疫情若運(yùn)輸途中遇到突發(fā)疫情，運(yùn)輸人員應(yīng)立即停止運(yùn)輸，采取必要的防護(hù)措施，并及時(shí)通知相關(guān)部門。對運(yùn)輸?shù)臋n案進(jìn)行臨時(shí)封存，等待進(jìn)一步處理。2.運(yùn)輸延誤處理如因疫情等原因?qū)е逻\(yùn)輸延誤，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取措施確保檔案安全。對延誤期間的檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查，確保檔案不受影響。八、檔案管理人員防疫要求（一）健康監(jiān)測1.每日晨檢檔案管理人員應(yīng)每日進(jìn)行晨檢，測量體溫，觀察自身健康狀況，如出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽、乏力等癥狀，應(yīng)及時(shí)就醫(yī)，并向所在部門報(bào)告。2.定期體檢定期組織檔案管理人員進(jìn)行體檢，建立健康檔案，及時(shí)掌握人員健康狀況。對于患有傳染性疾病或不適宜從事檔案工作的人員，應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作崗位。（二）培訓(xùn)教育1.防疫知識(shí)培訓(xùn)定期組織檔案管理人員參加防疫知識(shí)培訓(xùn)，包括疫情防控政策法規(guī)、病毒防護(hù)知識(shí)（如口罩佩戴、洗手方法、社交距離等）、檔案防疫措施操作規(guī)范等，提高人員防疫意識(shí)和能力。2.應(yīng)急處置培訓(xùn)開展檔案防疫應(yīng)急處置培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉突發(fā)疫情情況下的應(yīng)急處置流程，如檔案消毒處理、人員隔離安排、信息報(bào)告等，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地應(yīng)對。（三）個(gè)人防護(hù)1.規(guī)范佩戴防護(hù)用品檔案管理人員在工作期間應(yīng)規(guī)范佩戴口罩、手套等防護(hù)用品，嚴(yán)格遵守防疫規(guī)定。2.保持良好衛(wèi)生習(xí)慣養(yǎng)成勤洗手、勤消毒、勤通風(fēng)等良好衛(wèi)生習(xí)慣，保持工作場所和個(gè)人衛(wèi)生。在工作結(jié)束后，及時(shí)更換工作服，對個(gè)人物品進(jìn)行清潔消毒。九、防疫物資管理（一）物資采購1.按需采購根據(jù)檔案防疫工作實(shí)際需求，合理確定防疫物資采購種類和數(shù)量，確保物資供應(yīng)充足。采購的防疫物資應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。2.供應(yīng)商選擇選擇信譽(yù)良好、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商采購防疫物資，確保物資來源可靠。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資質(zhì)量、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款。（二）物資存儲(chǔ)1.分類存放對防疫物資進(jìn)行分類存放，如口罩、手套、消毒用品、防護(hù)面罩等，分別設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，便于管理和取用。2.環(huán)境要求防疫物資存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度適宜，避免物資受潮、變質(zhì)或損壞。定期對存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行清潔消毒，防止病毒滋生。（三）物資使用1.領(lǐng)用登記建立防疫物資領(lǐng)用登記制度，檔案管理人員領(lǐng)用防疫物資時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用登記表，注明物資名稱、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、用途等信息。2.合理使用指導(dǎo)檔案管理人員合理使用防疫物資，避免浪費(fèi)。對于一次性防護(hù)用品，使用后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，防止二次污染。（四）物資盤點(diǎn)1.定期盤點(diǎn)定期對防疫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，核對物資數(shù)量、質(zhì)量等情況，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次。2.差異處理如發(fā)現(xiàn)物資盤盈或盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。對于盤虧的物資，應(yīng)分析原因，追究責(zé)任；對于盤盈的物資，應(yīng)及時(shí)調(diào)整賬目。十、疫情應(yīng)急處置（一）應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制1.事件報(bào)告一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作場所出現(xiàn)疑似或確診感染人員，相關(guān)人員應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在第一時(shí)間向公司/組織疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。2.啟動(dòng)預(yù)案公司/組織疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案防疫應(yīng)急預(yù)案，迅速組織相關(guān)人員開展應(yīng)急處置工作。（二）現(xiàn)場處置措施1.人員隔離對疑似或確診感染人員進(jìn)行隔離，避免其與其他人員接觸。同時(shí)，對與其密切接觸的檔案管理人員進(jìn)行排查和隔離觀察，防止疫情擴(kuò)散。2.檔案消毒對可能受到污染的檔案進(jìn)行全面消毒處理，消毒范圍應(yīng)包括檔案實(shí)體、存儲(chǔ)設(shè)備、工作區(qū)域等。消毒過程中應(yīng)嚴(yán)格按照消毒操作規(guī)程進(jìn)行，確保消毒效果。3.信息排查對涉及疫情相關(guān)的檔案信息進(jìn)行排查，了解檔案來源、去向、接觸人員等情況，配合相關(guān)部門做好疫情調(diào)查和防控工作。（三）后續(xù)恢復(fù)工作1.人員健康監(jiān)測對隔離觀察人員進(jìn)行每日健康監(jiān)測，如體溫測量、癥狀觀察等。隔離期滿且無異常癥狀的人員，經(jīng)醫(yī)學(xué)檢測合格后，方可解除隔離，返回工作崗位。2.檔