檔案定期核查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案定期核查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工所形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。（三）核查原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保核查工作合法合規(guī)。2.全面細(xì)致原則：對(duì)各類檔案進(jìn)行全面覆蓋、細(xì)致入微的核查，不遺漏任何重要信息。3.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地評(píng)價(jià)檔案的質(zhì)量和管理狀況，不偏袒、不隱瞞。4.及時(shí)整改原則：對(duì)核查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保問題得到有效解決。二、核查組織與職責(zé)（一）核查小組公司/組織成立檔案定期核查小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干。核查小組負(fù)責(zé)具體實(shí)施檔案定期核查工作。（二）職責(zé)分工1.組長(zhǎng)職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案定期核查工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。審核核查工作計(jì)劃和報(bào)告，對(duì)核查結(jié)果進(jìn)行審定。協(xié)調(diào)解決核查工作中出現(xiàn)的重大問題。2.成員職責(zé)按照核查小組的統(tǒng)一安排，參與檔案核查工作，對(duì)所負(fù)責(zé)的檔案類別進(jìn)行詳細(xì)檢查。記錄核查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，填寫核查記錄表格。協(xié)助組長(zhǎng)撰寫核查報(bào)告，提出整改建議。三、核查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）文書檔案1.文件材料的齊全性：核查文件的發(fā)文稿紙、正文、附件、定稿、簽批單等是否齊全，有無缺頁、漏頁現(xiàn)象。2.文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性：檢查文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，表述是否準(zhǔn)確、清晰，有無錯(cuò)別字、語病等。3.文件格式的規(guī)范性：查看文件格式是否符合公司/組織規(guī)定，如字體、字號(hào)、排版、蓋章等是否規(guī)范。4.文件簽署的完整性：核實(shí)文件簽署手續(xù)是否完備，有無領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章等。5.文件整理的系統(tǒng)性：檢查文件分類是否合理，編號(hào)是否連續(xù)，裝訂是否整齊，目錄與文件是否對(duì)應(yīng)。（二）人事檔案1.檔案材料的完整性：核查檔案中是否包含個(gè)人基本信息、履歷材料、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱評(píng)定材料、考核材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料等必備內(nèi)容，有無缺失。2.材料內(nèi)容的真實(shí)性：對(duì)檔案中的關(guān)鍵信息進(jìn)行核實(shí)，如出生日期、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等，確保材料真實(shí)可靠。3.檔案整理的規(guī)范性：查看檔案裝訂是否牢固，編目是否清晰，分類是否準(zhǔn)確，有無涂改、偽造等現(xiàn)象。4.檔案保管的安全性：檢查檔案存放環(huán)境是否符合要求，有無防潮、防蟲、防火、防盜等措施，檔案是否妥善保管。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證的完整性：核查憑證的編號(hào)是否連續(xù)，附件是否齊全，摘要是否清晰，借貸方金額是否平衡，簽字蓋章是否完備。2.會(huì)計(jì)賬簿的準(zhǔn)確性：檢查賬簿記錄是否與憑證相符，賬目是否清晰，結(jié)賬是否及時(shí)，有無錯(cuò)賬、漏賬現(xiàn)象。3.財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性：核實(shí)報(bào)表數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，勾稽關(guān)系是否正確，報(bào)表附注是否清晰。4.財(cái)務(wù)檔案的歸檔規(guī)范性：查看檔案整理是否符合財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定，分類是否合理，裝訂是否整齊，保管期限是否正確。（四）業(yè)務(wù)檔案1.業(yè)務(wù)資料的完整性：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型確定核查內(nèi)容，如銷售業(yè)務(wù)檔案應(yīng)包括合同、訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等，確保業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的各類資料齊全。2.資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性：檢查業(yè)務(wù)資料中的數(shù)據(jù)、信息是否準(zhǔn)確無誤，與實(shí)際業(yè)務(wù)情況是否相符。3.檔案整理的規(guī)范性：按照業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，編號(hào)清晰，便于查找和利用。4.檔案保管的安全性：確保業(yè)務(wù)檔案在保管過程中不丟失、不損壞，具有必要的保密措施。（五）科技檔案1.項(xiàng)目文件的完整性：核查項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、開發(fā)、驗(yàn)收等各個(gè)階段產(chǎn)生的文件材料是否齊全，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。2.文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性：保證科技檔案中的技術(shù)數(shù)據(jù)、指標(biāo)等準(zhǔn)確可靠，能夠反映項(xiàng)目的真實(shí)情況。3.檔案整理的規(guī)范性：按照科技檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立完善的檢索體系。4.檔案保管的安全性：提供適宜的保管環(huán)境，防止科技檔案因環(huán)境因素受損。（六）核查標(biāo)準(zhǔn)1.完整性標(biāo)準(zhǔn)：檔案資料應(yīng)涵蓋該類別檔案所應(yīng)包含的全部?jī)?nèi)容，無重要文件缺失。2.準(zhǔn)確性標(biāo)準(zhǔn)：檔案中的信息真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符，無虛假、錯(cuò)誤信息。3.規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)：檔案整理符合國(guó)家和公司/組織規(guī)定的格式、分類、編號(hào)、裝訂等要求。4.安全性標(biāo)準(zhǔn)：檔案保管環(huán)境安全，無損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。四、核查周期與方式（一）核查周期公司/組織實(shí)行檔案定期核查制度，每年至少進(jìn)行一次全面核查。對(duì)于重要檔案或容易出現(xiàn)問題的檔案類別，可適當(dāng)增加核查頻次。（二）核查方式1.實(shí)地檢查：核查人員到檔案存放地點(diǎn)，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行逐一檢查，核對(duì)檔案內(nèi)容與目錄是否一致。2.抽樣檢查：按照一定比例從各類檔案中抽取樣本進(jìn)行檢查，以推斷整體檔案的質(zhì)量狀況。3.電子數(shù)據(jù)比對(duì)：對(duì)于電子檔案，通過系統(tǒng)查詢、數(shù)據(jù)比對(duì)等方式，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.詢問核實(shí)：與檔案形成部門或相關(guān)人員進(jìn)行溝通，核實(shí)檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。五、核查程序（一）制定計(jì)劃?rùn)n案管理部門根據(jù)公司/組織實(shí)際情況和檔案管理要求，制定年度檔案核查工作計(jì)劃，明確核查范圍、內(nèi)容、方式、時(shí)間安排及人員分工等。（二）準(zhǔn)備工作1.核查小組成員熟悉核查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，掌握相關(guān)檔案管理知識(shí)和技能。2.準(zhǔn)備核查所需的工具和表格，如檔案目錄清單、核查記錄表格、計(jì)算器等。3.通知各部門檔案管理人員做好檔案準(zhǔn)備工作，確保檔案能夠及時(shí)提供核查。（三）實(shí)施核查1.核查人員按照分工對(duì)各類檔案進(jìn)行逐份檢查，認(rèn)真記錄核查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)標(biāo)記并詳細(xì)記錄。2.對(duì)于核查中發(fā)現(xiàn)的疑問或不確定的問題，及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)，確保核查結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.在核查過程中，注意保護(hù)檔案的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、抽取或損壞檔案。（四）撰寫報(bào)告核查工作結(jié)束后，核查小組組長(zhǎng)組織成員對(duì)核查情況進(jìn)行匯總分析，撰寫核查報(bào)告。核查報(bào)告應(yīng)包括核查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、整改建議等內(nèi)容。（五）反饋與整改1.將核查報(bào)告提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，反饋給各部門檔案管理人員。2.各部門針對(duì)核查報(bào)告中提出的問題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。3.檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。六、問題處理與責(zé)任追究（一）問題處理1.對(duì)于核查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，如文件格式不規(guī)范、裝訂不整齊等，由檔案管理部門及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，整改完成后進(jìn)行復(fù)查。2.對(duì)于較為嚴(yán)重的問題，如檔案材料缺失、內(nèi)容虛假等，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，如補(bǔ)充檔案材料、核實(shí)信息真實(shí)性等，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.對(duì)于涉及法律法規(guī)或公司/組織重大利益的問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）責(zé)任追究1.對(duì)因工作疏忽、失職等原因?qū)е聶n案出現(xiàn)問題的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.對(duì)故意偽造、篡改、銷毀檔案的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.將檔案核查結(jié)果與部門和個(gè)人績(jī)效考核掛鉤，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。七、檔案信息化核查（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性核查1.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檢查檔案錄入信息的準(zhǔn)確性，包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等，防止錄入錯(cuò)誤。（二）系統(tǒng)功能核查1.評(píng)估檔案管理系統(tǒng)的功能完整性，是否滿足檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等業(yè)務(wù)需求。2.檢查系統(tǒng)的安全性，如用戶權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、網(wǎng)