銀行檔案制度管理一、總則（一）目的為加強銀行檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，為銀行各項業(yè)務活動提供有力支持，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行各級機構及全體員工在業(yè)務活動中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映銀行業(yè)務活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與銀行業(yè)務相關的各類檔案，確保無遺漏。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.保密性原則：對涉及銀行機密、客戶隱私等敏感信息的檔案嚴格保密。5.便利性原則：檔案管理應便于查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定和完善銀行檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現問題并提出改進措施。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理的信息化水平。（二）各部門職責1.負責本部門業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名檔案管理員，負責本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門開展相關工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。4.根據工作需要，及時向檔案管理部門申請查閱、借閱檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現問題及時報告并處理。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。5.積極參與檔案信息化建設，提高檔案管理工作效率。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類銀行檔案分為以下幾大類：1.業(yè)務檔案：包括公司業(yè)務、個人業(yè)務、金融市場業(yè)務、風險管理等各類業(yè)務活動中形成的檔案。2.財務檔案：涵蓋財務報表、會計憑證、審計報告等財務相關檔案。3.人事檔案：包含員工個人基本信息、招聘錄用、培訓考核、薪酬福利、獎懲等人事管理檔案。4.行政檔案：如銀行行政公文、會議記錄、工作計劃與總結、印章管理等行政事務檔案。5.科技檔案：涉及銀行信息系統(tǒng)建設、軟件開發(fā)、網絡維護等科技領域的檔案。6.客戶檔案：包括客戶基本資料、業(yè)務往來記錄、信用評級等與客戶相關的檔案。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式，具體如下：1.類別代碼：按照上述檔案分類，分別賦予不同的代碼，如業(yè)務檔案代碼為“YW”，財務檔案代碼為“CW”等。2.年份：用四位數字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排流水號，從“0001”開始。例如，一份2023年形成的業(yè)務檔案，編號為“YW20230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集范圍和標準，確保檔案資料的全面性和完整性。2.業(yè)務活動中形成的各類文件、合同、報表、憑證等應及時收集，不得積壓或遺漏。3.對重要業(yè)務事項和關鍵環(huán)節(jié)產生的檔案，應重點關注，確保收集齊全。4.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（二）整理流程1.檔案收集后，由各部門檔案管理員按照檔案分類標準進行初步整理，剔除重復、無效的文件。2.對文件進行分類、排序，按照一定的邏輯關系進行組卷。3.編寫卷內文件目錄，注明文件名稱、日期、編號等信息，便于查找和核對。4.對整理好的檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。5.檔案管理部門對各部門移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定。鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干及相關部門代表組成。鑒定小組負責對檔案進行逐卷審查，確定檔案的保管期限和銷毀價值。（三）保管期限劃分銀行檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。1.永久保管的檔案：具有重要歷史價值、法律憑證作用或對銀行經營決策有重大影響的檔案。2.定期保管的檔案：根據業(yè)務活動的特點和實際需要，確定不同的保管期限。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核、銀行主管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。監(jiān)銷人員在銷毀完畢后，應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.已銷毀的檔案應在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷登記，確保檔案信息的準確性。六、檔案的保管與保護（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度控制設備、防蟲藥品等設施，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案庫房應實行專人管理，嚴格限制無關人員進入。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年份、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質檔案應采用密集架或檔案柜存放，確保排列整齊、有序。3.對電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，異地存放，防止數據丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理的可追溯性。（三）保護措施1.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數量、質量和保管情況，發(fā)現問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導致檔案損壞或丟失。4.按照國家有關規(guī)定，定期對檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，提高檔案管理的信息化水平和利用效率。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密，同時滿足銀行內部業(yè)務工作和外部監(jiān)管要求。（二）利用范圍1.銀行內部員工因工作需要查閱、借閱檔案，用于業(yè)務辦理、決策支持、審計檢查等。2.外部監(jiān)管機構、司法機關等依法依規(guī)查閱銀行檔案。3.其他經銀行批準的單位或個人查閱、借閱檔案。（三）借閱程序1.內部員工借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經所在部門負責人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案，應提交正式的查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱目的、范圍等信息，經銀行主管領導批準后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合要求的予以批準，并登記借閱檔案的名稱、數量、借閱時間、借閱人等信息。4.根據借閱期限，及時提醒借閱人歸還檔案。借閱人應按時歸還檔案，如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。（四）查閱規(guī)定1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。2.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完好，不得涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案。3.如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。復印件應與原件核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。4.涉及銀行機密、客戶隱私等敏感信息的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立先進、高效、安全的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案信息的數字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數字化流程1.檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數字化存儲要求。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數據錄入：將檔案的目錄信息和圖像數據錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數據庫。4.掛接與存儲：將處理后的圖像數據與目錄信息進行掛接，并存儲在服務器等存儲設備上。5.數據備份：定期對電子檔案數據進行備份，確保數據安全。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現檔案信息的快速錄入和編輯修改。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、類別、年份等檢索檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實現借閱流程的信息化管理。4.權限管理：設置不同用戶的訪問權限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計分析：對檔案數據進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供支持。（四）安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護。2.采用防火墻、入侵檢測、加密技術等手段，防止網絡攻擊和數據泄露。3