水利檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司水利檔案管理，確保水利檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為公司水利業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司水利項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、運(yùn)行管理等全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司水利檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映水利項目的實際情況。3.完整性原則：全面收集和整理水利項目各階段形成的檔案資料，確保檔案的完整性。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定，保證檔案質(zhì)量。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。6.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司水利業(yè)務(wù)決策、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)驗總結(jié)等提供依據(jù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司水利檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門水利檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中統(tǒng)一管理公司水利檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、移交等工作。5.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極推動檔案的有效利用。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門水利項目檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.按照檔案管理要求，及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，定期檢查檔案狀況，確保檔案安全。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水利項目規(guī)劃階段：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關(guān)文件。2.設(shè)計階段：初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等。3.施工階段：施工組織設(shè)計、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程照片、錄像等。4.監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量評估報告等。5.運(yùn)行管理階段：運(yùn)行維護(hù)記錄、設(shè)備檢修記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告、安全檢查記錄、事故處理報告等。6.其他與水利項目相關(guān)的文件資料，如招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，并進(jìn)行分類整理。2.檔案資料應(yīng)原件歸檔，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行真實性、完整性審核，確保檔案質(zhì)量。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、項目階段等進(jìn)行分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單。3.對檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的關(guān)系，將電子檔案存儲在公司指定的存儲設(shè)備中。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.水利項目各階段檔案資料應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個月內(nèi)完成歸檔。2.對一些重大水利項目或需要長期跟蹤的項目，應(yīng)根據(jù)實際情況及時歸檔階段性檔案資料。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行審核、驗收，符合要求的予以接收。3.檔案管理部門按照檔案分類方案對歸檔檔案進(jìn)行分類存放，并建立檔案臺賬。（三）保管期限1.水利項目檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：涉及水利項目的重要決策、重大事件、核心技術(shù)等文件資料。長期保管的檔案：保存期限為[X]年，主要包括水利項目的一般性技術(shù)文件、運(yùn)行管理資料等。短期保管的檔案：保存期限為[X]年，如一般性的文件、臨時性的記錄等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便快速查詢檔案信息。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱水利檔案。外部單位查閱、借閱公司水利檔案需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或電子檔案。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《水利檔案查閱申請表》或《水利檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，需提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍等，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)，并收取一定的查閱、借閱費用。3.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，即使已到保管期限，也應(yīng)進(jìn)行特殊處理，不得隨意銷毀。3.對失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《水利檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案鑒定小組對《水利檔案銷毀清單》進(jìn)行審核，簽署審核意見。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄清單和檔案臺賬中注明銷毀情況。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司水利檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰、完整。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行分類、編目、索引等處理，方便查詢和利用。4.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：檔案管理人員按照掃描規(guī)范對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，生成電子圖像文件。2.數(shù)據(jù)錄入：將掃描后的電子圖像文件相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。3.審核校對：對錄入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)