派出所檔案制度一、總則（一）目的為加強派出所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合派出所工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本派出所各部門及全體民警、輔警在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：派出所檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公安工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等檔案信息予以保密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公安工作提供便捷服務(wù)。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括上級文件、本級文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、請示報告、各類報表等。2.業(yè)務(wù)檔案：刑事案件檔案：涵蓋立案、偵查、破案、結(jié)案等各個環(huán)節(jié)形成的法律文書、證據(jù)材料等。治安案件檔案：包括受理、調(diào)查、處理治安案件過程中產(chǎn)生的各類材料。戶籍檔案：居民戶口簿、居民身份證申領(lǐng)與發(fā)放記錄、人口信息登記表等。出入境管理檔案：護照、簽證辦理記錄，境外人員臨時住宿登記等相關(guān)材料。消防管理檔案：消防檢查記錄、火災(zāi)事故調(diào)查材料等。3.人事檔案：民警、輔警的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資待遇等材料。4.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，記錄公安工作中的重要事件、活動、現(xiàn)場等。5.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存儲的各類文件、資料，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式。例如，2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的編號規(guī)則。如刑事案件檔案編號為“刑年份案件序號”，治安案件檔案編號為“治年份案件序號”等。3.人事檔案編號：按照人事管理部門的統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行，確保一人一號，便于查詢和管理。4.聲像檔案編號：結(jié)合拍攝時間、內(nèi)容主題等因素進行編號，如“聲像20230510重大抓捕行動”，表示2023年5月10日拍攝的關(guān)于重大抓捕行動的聲像檔案。5.電子檔案編號：與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，在文件名或存儲路徑中體現(xiàn)檔案編號信息，便于關(guān)聯(lián)和查找。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門在工作中形成的檔案材料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定及時收集、整理，定期移交檔案管理部門。2.對于重要事件、緊急案件等形成的檔案，應(yīng)在事件處理完畢或案件辦結(jié)后的規(guī)定時間內(nèi)完成收集工作，并確保材料的完整性和準確性。3.民警、輔警在辦理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的個人工作記錄、調(diào)查材料等，應(yīng)主動提交給檔案管理部門，不得私自留存。（二）整理方法1.文書檔案整理：按照文件的來源（上級、本級、下級）、時間順序、重要程度等進行分類排序，去除重復(fù)文件，對文件進行編目、裝訂。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)流程，將相關(guān)材料進行分類，如刑事案件檔案按照立案、偵查、起訴等環(huán)節(jié)依次排列，治安案件檔案按照受理、詢問、處罰等步驟整理。對每份材料進行編號、編目，確保材料之間邏輯清晰、順序連貫。3.人事檔案整理：嚴格按照人事檔案管理規(guī)定，對個人檔案材料進行分類、排序、編目。重點審核檔案材料的真實性、完整性和規(guī)范性，對不符合要求的材料及時進行補充或糾正。4.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等資料進行分類標(biāo)注，注明拍攝時間、地點、人物、事件等關(guān)鍵信息。將聲像資料與相關(guān)文字說明材料一并整理歸檔，確保能夠準確反映公安工作實際情況。5.電子檔案整理：定期對電子文件進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。按照電子檔案分類標(biāo)準，對電子文件進行命名、分類存儲，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。同時，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，實現(xiàn)同步更新和管理。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，以保障檔案的安全保管。（二）保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。具體保管期限根據(jù)文件的重要程度、查考利用價值等因素確定。2.業(yè)務(wù)檔案保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。例如，刑事案件檔案應(yīng)長期保管，治安案件檔案根據(jù)案件性質(zhì)和處理結(jié)果確定保管期限。3.人事檔案保管期限為永久，直至人員死亡或檔案銷毀。4.聲像檔案保管期限根據(jù)其記錄內(nèi)容的重要性確定，重要的聲像檔案應(yīng)永久保管，一般性的可根據(jù)實際情況確定保管期限。5.電子檔案保管期限與紙質(zhì)檔案一致，同時要定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清點與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.在清點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級報告。3.同時，要對檔案保管環(huán)境進行檢查，包括溫濕度、防火防盜設(shè)施等，確保檔案保管條件符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時進行整改。五、檔案利用（一）利用范圍與方式1.本派出所民警、輔警因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱派出所檔案的，須持有單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)派出所主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱、借閱。查閱、借閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。3.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定進行登記。（二）利用登記與反饋1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的頻率、范圍和效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.利用人在查閱、借閱檔案后，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或?qū)n案內(nèi)容有疑問，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋，檔案管理部門應(yīng)認真核實情況，及時處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則與組織1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準確反映檔案的保存價值。2.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見。（二）鑒定標(biāo)準與方法1.根據(jù)檔案保管期限表和相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定，結(jié)合檔案的內(nèi)容、來源、時間、重要程度等因素，對檔案進行綜合鑒定。2.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準后，予以銷毀。對于仍有一定查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.編制擬銷毀檔案清單，詳細列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交給檔案鑒定工作小組審核，經(jīng)批準后，填寫《檔案銷毀申請表》。申請表應(yīng)注明銷毀檔案的原因、范圍、時間等內(nèi)容，并經(jīng)派出所主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進行，采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在案。同時，對銷毀的檔案清單進行歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.積極推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。（二）檔案數(shù)字化加工1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、準確。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于200dpi。2.對數(shù)字化檔案進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。同時，按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。2.利用信息化管理系統(tǒng)，對檔案利用情況進行實時統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。同時，通過系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限管理功能，確保檔案信息安全，不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失