涉密檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織涉密檔案的管理，確保涉密檔案的安全與完整，防止涉密信息的泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等涉密檔案的歸檔工作。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：涉密檔案的歸檔過程必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保涉密信息不被泄露。2.真實準(zhǔn)確原則：歸檔的涉密檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動和工作情況。3.規(guī)范有序原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行涉密檔案的歸檔，確保歸檔工作規(guī)范、有序。4.便于利用原則：在確保安全保密的前提下，應(yīng)便于對涉密檔案的查詢、利用和管理。二、歸檔范圍（一）國家秘密類檔案1.涉及國家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交等方面的絕密、機(jī)密、秘密級文件、資料、數(shù)據(jù)等。2.國家重點工程項目、科研項目中涉及的涉密技術(shù)文件、圖紙、報告等。（二）商業(yè)秘密類檔案1.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、銷售策略、客戶信息等方面的機(jī)密文件、資料。2.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等涉及公司/組織財務(wù)狀況的涉密檔案。3.與合作伙伴簽訂的保密協(xié)議、合作合同等含有商業(yè)秘密條款的文件。（三）工作秘密類檔案1.公司/組織內(nèi)部的工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等涉及工作安排和進(jìn)展情況的文件。2.員工人事檔案中的敏感信息，如薪資待遇、績效考核結(jié)果等。3.公司/組織在招投標(biāo)、項目申報等工作中提交的涉密文件、資料。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的涉密文件材料，并確保收集齊全、完整。2.對于外來的涉密文件材料，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，應(yīng)及時進(jìn)行登記，并按照要求進(jìn)行歸檔。（二）文件材料的整理1.收集到的涉密文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保文件材料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對文件材料進(jìn)行編號、編目，編制目錄清單，注明文件材料的名稱、文號、日期、來源等信息。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件材料的完整性。（三）文件材料的裝訂1.涉密文件材料應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保文件材料牢固、整齊。2.裝訂時應(yīng)注意保持文件材料的原貌，不得隨意裁剪、折疊或涂改文件材料。（四）文件材料的編密1.根據(jù)文件材料的內(nèi)容和性質(zhì)，確定其密級，并在文件材料上加蓋相應(yīng)的密級標(biāo)識。2.對涉密文件材料的密級進(jìn)行動態(tài)管理，根據(jù)實際情況及時調(diào)整密級。四、歸檔流程（一）文件材料的初審1.各部門收集到的涉密文件材料應(yīng)先由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，確保文件材料符合歸檔要求。2.初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在文件材料上簽字確認(rèn)，并注明初審意見。（二）文件材料的移交1.各部門將初審?fù)ㄟ^的涉密文件材料移交至公司/組織的檔案管理部門。2.移交時應(yīng)填寫《涉密文件材料移交清單》，注明文件材料的名稱、文號、日期、來源、密級等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。（三）檔案管理部門的審核1.檔案管理部門收到各部門移交的涉密文件材料后，應(yīng)進(jìn)行審核，確保文件材料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.審核通過后，檔案管理部門應(yīng)將涉密文件材料進(jìn)行分類、編號、編目，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（四）檔案的存儲1.審核后的涉密檔案應(yīng)存儲在專門的涉密檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.涉密檔案應(yīng)按照密級和類別進(jìn)行分類存放，便于查詢和管理。（五）檔案的借閱1.因工作需要借閱涉密檔案的，應(yīng)填寫《涉密檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還涉密檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管涉密檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄或泄露涉密檔案的內(nèi)容。（六）檔案的銷毀1.對于已失去保存價值的涉密檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀涉密檔案時，應(yīng)填寫《涉密檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、文號、日期、來源、密級等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.銷毀涉密檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保涉密檔案的信息無法恢復(fù)。4.銷毀涉密檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并填寫《涉密檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案的名稱、文號、日期、來源、密級、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的涉密檔案歸檔制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)對公司/組織的涉密檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保歸檔工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的涉密檔案歸檔工作，解決歸檔工作中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和保密意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂、編密、存儲公司/組織的涉密檔案，確保檔案的安全與完整。2.負(fù)責(zé)對涉密檔案進(jìn)行分類、編號、編目，并錄入檔案管理系統(tǒng)，便于查詢和利用。3.負(fù)責(zé)對涉密檔案的借閱、歸還、銷毀等工作進(jìn)行登記和管理，確保涉密檔案的流轉(zhuǎn)過程可追溯。4.負(fù)責(zé)對檔案庫房進(jìn)行日常管理，確保庫房的安全設(shè)施正常運(yùn)行，檔案存儲環(huán)境符合要求。5.負(fù)責(zé)保守公司/組織的涉密檔案信息，不得泄露涉密檔案的內(nèi)容。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉密文件材料的收集、整理和初審工作，確保文件材料符合歸檔要求。2.負(fù)責(zé)將初審?fù)ㄟ^的涉密文件材料及時移交至公司/組織的檔案管理部門，并填寫《涉密文件材料移交清單》。3.負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理部門做好本部門涉密檔案的查詢、利用等工作。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對涉密檔案歸檔工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案管理部門應(yīng)定期對涉密檔案的存儲情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全與完整。3.各部門應(yīng)定期對本部門的涉密文件材料歸檔情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（二）外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)接受上級主管部門、保密行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合做好相關(guān)工作。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司/組織應(yīng)及時整改，并將整改情況報告上級主管部門和保密行政管理部門。七、保密措施（一）人員管理1.對涉及涉密檔案管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其具備良好的政治素質(zhì)和保密意識。2.與涉及涉密檔案管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。3.定期對涉及涉密檔案管理的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密技能和業(yè)務(wù)水平。（二）環(huán)境管理1.涉密檔案庫房應(yīng)設(shè)置在安全、保密的區(qū)域，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)等。2.涉密檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案存儲要求。3.對涉密檔案庫房的門窗、墻壁、地面等進(jìn)行防護(hù)處理，防止涉密檔案被盜、被篡改或被損壞。（三）設(shè)備管理1.用于存儲涉密檔案的計算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等應(yīng)進(jìn)行加密處理，并安裝防病毒、防火墻等安全軟件。2.對涉密檔案管理使用的設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.禁止在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)上存儲、處理涉密檔案，如需處理涉密檔案，應(yīng)使用專用的涉密計算機(jī)。（四）文件管理1.對涉密文件材料的起草、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，確保涉密文件材料的安全。2.涉密文件材料應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行起草、印制，嚴(yán)禁在公共場所或未采取保密措施的場所進(jìn)行。3.涉密文件材料的傳遞應(yīng)采用機(jī)要通信、專人送達(dá)等方式，嚴(yán)禁通過普通郵政、快遞等方式傳遞。4.涉密文件材料的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，