設備設施檔案制度一、總則（一）目的為加強公司設備設施管理，規(guī)范設備設施檔案工作，確保設備設施檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為設備設施的運行、維護、檢修、改造、報廢等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設備設施檔案的管理，包括生產(chǎn)設備、動力設備、電氣設備、儀表設備、運輸設備、辦公設備等各類設備設施。（三）職責分工1.設備設施管理部門負責制定設備設施檔案管理制度，并組織實施。負責設備設施檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。指導和監(jiān)督各使用部門做好設備設施檔案的形成、積累和移交工作。2.各使用部門負責本部門設備設施檔案的形成、積累和整理工作，并定期移交設備設施管理部門。負責對本部門設備設施檔案的完整性和準確性進行自查，并配合設備設施管理部門做好檔案管理工作。3.檔案管理部門負責對設備設施檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，確保檔案管理工作符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。負責提供必要的檔案管理設施和技術(shù)支持，保障設備設施檔案的安全保管和有效利用。二、設備設施檔案的分類與編號（一）分類原則設備設施檔案按照設備設施的類別、用途、型號等進行分類，確保分類科學合理，便于查找和管理。（二）分類方法1.生產(chǎn)設備類：包括生產(chǎn)線上的各類機械設備、自動化設備等。2.動力設備類：如鍋爐、發(fā)電機組、空壓機等動力供應設備。3.電氣設備類：涵蓋高低壓配電柜、變壓器、電動機等電氣裝置。4.儀表設備類：各類檢測儀表、控制儀表、計量儀表等。5.運輸設備類：公司內(nèi)使用的車輛、叉車等運輸工具。6.辦公設備類：電腦、打印機、復印機等辦公用設備。7.其他設備類：不屬于以上分類的其他設備設施。（三）編號規(guī)則設備設施檔案編號采用“類別代碼+順序號”的方式，具體如下：1.類別代碼：根據(jù)上述分類方法，分別用兩位字母表示各類設備設施，如“SC”表示生產(chǎn)設備，“DL”表示動力設備等。2.順序號：按照設備設施的購置順序或登記順序，從001開始依次編號。例如，一臺生產(chǎn)設備的編號為“SC005”，表示這是公司生產(chǎn)設備類中的第5臺設備。三、設備設施檔案的內(nèi)容（一）設備設施基礎(chǔ)資料1.設備設施購置合同：記錄設備設施的采購價格、交貨期、售后服務等條款。2.設備設施驗收報告：包括設備設施的外觀檢查、性能測試、技術(shù)參數(shù)核對等驗收情況。3.設備設施安裝調(diào)試記錄：詳細記錄設備設施的安裝過程、調(diào)試參數(shù)及結(jié)果。4.設備設施操作手冊：由設備設施供應商提供的操作指南，包括設備設施的操作方法、注意事項等。5.設備設施維護手冊：包含設備設施的維護要求、維護周期、維護方法等內(nèi)容。（二）設備設施運行記錄1.運行日志：記錄設備設施每天的運行時間、運行狀態(tài)、運行參數(shù)等信息。2.故障記錄：詳細記錄設備設施發(fā)生故障的時間、現(xiàn)象、原因及處理過程。3.維修記錄：包括設備設施的維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。4.保養(yǎng)記錄：記錄設備設施的保養(yǎng)時間、保養(yǎng)項目、保養(yǎng)人員等情況。（三）設備設施技術(shù)資料1.設備設施圖紙：包括設備設施的裝配圖、電路圖、管道圖等技術(shù)圖紙。2.設備設施技術(shù)文件：如設備設施的設計說明書、技術(shù)規(guī)格書、質(zhì)量檢驗報告等。3.設備設施變更記錄：記錄設備設施在使用過程中發(fā)生的技術(shù)改造、升級、結(jié)構(gòu)變更等情況。（四）設備設施安全資料1.安全操作規(guī)程：明確設備設施的安全操作要求和注意事項。2.安全檢查記錄：記錄對設備設施進行安全檢查的時間、內(nèi)容、結(jié)果等。3.安全事故報告：詳細記錄設備設施發(fā)生安全事故的經(jīng)過、原因、損失及處理情況。四、設備設施檔案的收集與整理（一）收集要求1.設備設施管理部門和各使用部門應明確專人負責設備設施檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.設備設施購置后，采購部門應及時將設備設施購置合同、驗收報告等資料移交設備設施管理部門。3.設備設施安裝調(diào)試完成后，安裝調(diào)試人員應將安裝調(diào)試記錄等資料整理歸檔，并移交設備設施管理部門。4.設備設施投入運行后各使用部門應按照規(guī)定及時記錄運行日志、故障記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等運行資料，并定期移交設備設施管理部門。5.設備設施進行技術(shù)改造、升級、結(jié)構(gòu)變更等時，相關(guān)部門應及時將變更記錄等資料整理歸檔，并移交設備設施管理部門。（二）整理方法1.設備設施管理部門收到收集的檔案資料后，應按照分類與編號規(guī)則進行分類整理。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料的完整性和準確性，如有缺失或錯誤應及時補充或更正。3.將整理好的檔案資料按照類別順序排列，編制檔案目錄，便于查找和管理。五、設備設施檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.設備設施檔案整理完成后，應及時進行歸檔，確保檔案資料的有序存放。2.歸檔的檔案資料應裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒或裝訂封面上標明檔案類別、編號、名稱等信息。3.建立設備設施檔案臺賬，詳細記錄檔案的編號、名稱、類別、歸檔時間、保管期限等信息，便于查詢和統(tǒng)計。（二）保管期限設備設施檔案的保管期限根據(jù)設備設施的使用壽命和重要程度確定，一般分為長期、中期和短期，具體如下：1.長期保管：對于重要設備設施、關(guān)鍵設備設施以及具有長期使用價值的設備設施檔案，保管期限為設備設施使用壽命結(jié)束后10年。2.中期保管：一般設備設施檔案的保管期限為設備設施使用壽命結(jié)束后5年。3.短期保管：對于一些臨時性、一次性使用的設備設施檔案，保管期限為1年。（三）保管方式1.設備設施檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火消防安全設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，防止檔案資料因受潮、霉變、蟲蛀等原因損壞。3.對電子設備設施檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。六、設備設施檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設備設施檔案時，應填寫《設備設施檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到設備設施管理部門查閱。2.設備設施管理部門應指定專人負責檔案查閱工作，按照查閱申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄，查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案資料上涂改、標記、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案資料歸還設備設施管理部門，由檔案管理人員進行核對和整理。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設備設施檔案時，應填寫《設備設施檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和設備設施管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應及時將檔案資料歸還設備設施管理部門，由檔案管理人員進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。七、設備設施檔案的銷毀（一）銷毀條件設備設施檔案保管期滿后，由設備設施管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司檔案管理部門審核，報公司主管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。（二）銷毀程序1.設備設施管理部門編制《設備設施檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的編號、名稱、類別、保管期限等信息。2.《設備設施檔案銷毀清單》經(jīng)公司檔案管理部門審核后，報公司主管領(lǐng)導批準。3.批準后的《設備設施檔