檔案章用章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案章的使用，確保檔案的真實性、完整性和安全性，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及檔案相關業(yè)務時對檔案章的使用。（三）基本原則1.嚴格審批原則：檔案章的使用必須經過嚴格的審批流程，確保用章事項合法合規(guī)。2.登記備案原則：每次用章都要進行詳細登記，留存相關記錄以備查。3.專人保管原則：檔案章由專人負責保管，確保其安全存放。二、檔案章的管理（一）檔案章的刻制與啟用1.檔案章的刻制由公司指定部門根據(jù)實際工作需要提出申請，經公司領導審批后，按照國家相關規(guī)定到公安機關指定的刻章單位進行刻制。2.新刻制檔案章啟用前，需在公司內部進行公示，明確告知各部門檔案章的啟用時間、使用范圍等信息。（二）檔案章的保管1.設立專門的檔案章保管崗位，指定專人負責保管檔案章。保管人員應具備高度的責任心和保密意識。2.檔案章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，確保其存放環(huán)境安全，防止被盜用、丟失或損壞。3.保管人員不得擅自將檔案章轉借他人使用，不得委托他人代管檔案章。如因特殊原因需要臨時交接，必須經部門負責人批準，并辦理書面交接手續(xù)。（三）檔案章的停用與銷毀1.當檔案章因機構變動、工作調整等原因不再使用時，由保管人員填寫《檔案章停用申請表》，經部門負責人審核，報公司領導批準后，辦理停用手續(xù)。2.停用的檔案章應及時上繳公司指定部門，由專人負責統(tǒng)一銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并留存相關影像資料。三、檔案章的使用范圍（一）文件材料1.用于證明檔案的真實性、完整性和有效性，如在檔案借閱、查閱、復印等相關手續(xù)上加蓋檔案章。2.對經過整理、歸檔后的各類文件材料，在其首頁或規(guī)定位置加蓋檔案章，以確認其已正式歸檔。（二）合同協(xié)議1.涉及檔案相關條款的合同協(xié)議，如檔案保管協(xié)議、檔案利用授權協(xié)議等，在簽署時加蓋檔案章。2.對合同協(xié)議中涉及檔案管理責任、義務等內容的補充條款或變更事項，經審核后加蓋檔案章。（三）其他事項1.公司內部涉及檔案管理的各類報表、報告、證明等文件，根據(jù)需要加蓋檔案章。2.經公司領導批準的與檔案相關的對外函件、介紹信等，加蓋檔案章。四、檔案章的使用流程（一）用章申請1.使用部門或個人需填寫《檔案章用章申請表》，詳細說明用章事項、用章文件名稱及編號、用章份數(shù)、用章時間等信息。2.申請表應經部門負責人審核簽字，確保用章事項真實、合法、合規(guī)。（二）審批1.根據(jù)用章事項的性質和重要程度，按照以下審批權限進行審批：一般性用章事項，由部門負責人審批。涉及重要文件、重大合同協(xié)議等用章事項，需經公司分管領導審批。涉及公司核心機密或特殊敏感信息的用章事項，必須經公司主要領導審批。2.審批人應認真審核用章申請內容，對不符合規(guī)定或存在疑問的用章申請，應及時與申請部門溝通核實，必要時可要求補充相關材料或修改申請內容。（三）用章登記1.經審批同意用章后，保管人員應對用章情況進行詳細登記，包括用章日期、用章部門、用章事項、用章文件名稱及編號、用章份數(shù)、審批人等信息。2.登記記錄應妥善保存，以備日后查閱和審計。（四）用章操作1.保管人員應在指定地點使用檔案章，用章時要確保章面清晰、端正，用章位置準確無誤。2.用章完畢后，保管人員應及時將檔案章放回保管箱，并清理用章現(xiàn)場。（五）用章監(jiān)督1.在檔案章使用過程中，公司內部審計部門或其他相關監(jiān)督部門有權對用章情況進行監(jiān)督檢查，確保用章制度的嚴格執(zhí)行。2.如發(fā)現(xiàn)違規(guī)用章行為，監(jiān)督部門應及時制止，并按照公司相關規(guī)定進行處理。五、用章記錄與檔案管理（一）用章記錄的保存1.用章登記記錄應定期整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.電子用章記錄應進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）與檔案業(yè)務的關聯(lián)1.用章記錄應與檔案管理系統(tǒng)中的相關業(yè)務記錄進行關聯(lián)匹配，以便在查詢檔案信息時能夠同步獲取用章情況。2.檔案管理人員應定期核對用章記錄與檔案實際情況，確保檔案章使用的準確性和規(guī)范性。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自使用檔案章。2.超越檔案章使用范圍使用。3.用章內容虛假或與事實不符。4.未按規(guī)定進行用章登記或登記信息不實。5.因保管不善導致檔案章被盜用、丟失或損壞。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用檔案章的行為，一經發(fā)現(xiàn)，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職等。2.因違規(guī)用章給公司造成經濟損失或不良影響的，違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任，并負責消除不良影響。3.如違規(guī)行為涉及違法犯罪的，公司將依法移交司法機關處理。七、附則（一）解釋權