企業(yè)檔案追究制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本企業(yè)檔案追究制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范與責(zé)任追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.責(zé)任明確原則：明確檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任清晰、追究有據(jù)。3.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地認(rèn)定責(zé)任，實(shí)施追究。4.預(yù)防為主原則：通過制度約束和教育引導(dǎo)，預(yù)防檔案管理違規(guī)行為的發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)與分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，提供檔案管理培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編目、上架等，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案的安全保管工作，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、審計(jì)報(bào)告等。2.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，如合同協(xié)議、訂單、發(fā)票、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、產(chǎn)品研發(fā)文檔等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案等。4.公司對(duì)外宣傳、公關(guān)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、活動(dòng)照片、視頻等。5.公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件材料，如專利證書、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記證書等。6.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格應(yīng)符合檔案管理要求。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用，一般可按照年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限等進(jìn)行分類。3.對(duì)每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，注明文件材料的題名、日期、來源、保管期限等信息。4.整理后的檔案應(yīng)裝訂整齊，采用統(tǒng)一的檔案盒或檔案夾進(jìn)行存放，并在檔案盒或檔案夾上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核通過的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫房，并建立檔案臺(tái)賬。（二）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件材料，以及涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等方面的文件材料。3.長期保管的檔案一般為10年至50年，主要包括公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案一般為1年至10年，主要包括公司行政管理工作中形成的一般性文件材料、臨時(shí)性業(yè)務(wù)文件等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失、霉變等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀等。3.查閱人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的借閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細(xì)說明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀等。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制查閱范圍等措施，確保檔案信息的安全。3.在檔案查閱、借閱等過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.對(duì)檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備等的安全管理。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患，確保檔案庫房的安全。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確屬不需要保存的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清單》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清單》應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交公司審計(jì)部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任認(rèn)定1.在檔案管理工作中，因故意或過失導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密、涂改、偽造等情況發(fā)生的，應(yīng)認(rèn)定相關(guān)人員存在責(zé)任。2.未按照規(guī)定及時(shí)收集、整理、歸檔檔案，導(dǎo)致檔案資料不完整或延誤的，應(yīng)認(rèn)定相關(guān)部門或人員存在責(zé)任。3.違反檔案查閱、借閱、保管等規(guī)定，擅自擴(kuò)大查閱范圍、轉(zhuǎn)借檔案、泄露檔案內(nèi)容等，應(yīng)認(rèn)定相關(guān)人員存在責(zé)任。4.對(duì)檔案銷毀工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)，未按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，導(dǎo)致檔案流失的，應(yīng)認(rèn)定相關(guān)人員存在責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)情節(jié)較輕的責(zé)任人員，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤。2.警告處分：對(duì)情節(jié)一般的責(zé)任人員，給予警告處分，并處以一定金額的罰款。3.記過處分：對(duì)情節(jié)較重的責(zé)任人員，給予記過處分，并處以較高金額的罰款，同時(shí)取消其當(dāng)年的評(píng)優(yōu)評(píng)先資格。4.降職撤職：對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的責(zé)任人員，給予降職撤職處分，并處以較大金額的罰款，同時(shí)依法解除勞動(dòng)合同。5.法律追究：對(duì)因檔案管理違規(guī)行為給公司造成重大損失或構(gòu)成犯罪的責(zé)任人員，依法追究其法律責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序1.由檔案管理部門或其他相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)責(zé)任問題后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相