中國(guó)檔案制度合理一、總則（一）目的中國(guó)檔案制度的建立旨在確保各類組織和機(jī)構(gòu)的文件、資料等信息得到妥善的管理、保存與利用，為組織的決策、運(yùn)營(yíng)、歷史研究以及社會(huì)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)可靠的信息支持，維護(hù)國(guó)家和社會(huì)的正常秩序，保障公民、法人和其他組織的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于中華人民共和國(guó)境內(nèi)的各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、民辦非企業(yè)單位以及其他組織和個(gè)人在檔案管理活動(dòng)中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史事實(shí)，確保檔案信息的真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存組織在各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的文件、資料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、排列，建立合理的檔案體系，便于管理和查找利用。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)組織發(fā)展和社會(huì)需求為導(dǎo)向，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置各組織應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和檔案管理需求，設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)具備相應(yīng)的辦公場(chǎng)所、設(shè)備和人員。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本組織的檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本組織各部門(mén)的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.參與組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善檔案管理制度和工作方法。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括文件材料的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全完整。4.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，及時(shí)反饋利用效果。6.參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。7.協(xié)助檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人開(kāi)展其他檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成和積累工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.文件材料應(yīng)按照形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的收集和歸檔。（二）收集范圍1.反映本組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件等。2.組織在建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如工程圖紙、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、科研成果等。3.組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等專門(mén)檔案。4.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本組織有關(guān)的文件材料，以及本組織向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、電子檔案等。（三）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將其收集齊全，整理好后移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行妥善保管，防止丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（四）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和利用。2.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、科研開(kāi)發(fā)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表等，裝訂成冊(cè)，編制檔案盒封面和脊背的標(biāo)識(shí)。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、存儲(chǔ)安全，并與紙質(zhì)文件建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.專門(mén)檔案應(yīng)根據(jù)其形成特點(diǎn)和管理要求，確定合理的歸檔期限。例如，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，不得積壓。（二）歸檔程序1.檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)移交的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。2.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，編制檔案目錄。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，上架存放，并建立檔案檢索系統(tǒng)。（三）保管條件1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（四）檔案的保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案是指反映本組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年至15年。（五）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)本組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本組織的檔案管理制度。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以滿足利用者需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，并確保檔案的安全歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可為其提供檔案的復(fù)制件。（三）利用手續(xù)1.利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用范圍、利用時(shí)間等。2.檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿或借閱登記簿上簽字登記。4.復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和本組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、電子檔案管理（一）電子檔案的定義與范圍電子檔案是指具有保存價(jià)值的電子文件，包括電子公文、電子圖紙、電子報(bào)表、電子照片、電子錄音、電子錄像等。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)按照電子檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集電子文件，并進(jìn)行整理和分類。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。3.對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。（三）電子檔案的歸檔與保管1.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行歸檔，與紙質(zhì)檔案同步歸檔或單獨(dú)歸檔。2.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索等管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。（四）電子檔案的利用與安全1.利用電子檔案管理系統(tǒng)為利用者提供電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，確保利用的便捷性和高效性。2.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露和被篡改。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.上級(jí)主管部門(mén)對(duì)下級(jí)組織的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案行政管理部門(mén)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。4.電子檔案管理情況。5.檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：上級(jí)主管部門(mén)或檔案行政管理部門(mén)定期對(duì)組織的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或特定事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)檢查。3.日常巡查：檔