檔案局查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工，以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息不被泄露、篡改或非法使用，維護(hù)檔案的完整性和保密性。3.合理利用原則：在保證檔案安全的前提下，為有需要的人員提供便捷、高效的查閱服務(wù)，促進(jìn)檔案信息的合理利用。二、檔案查閱申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部查閱1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需檔案名稱(chēng)及范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審查，如申請(qǐng)內(nèi)容合理、符合查閱規(guī)定，予以批準(zhǔn)，并安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)。（二）外部查閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司/組織檔案，須提前向公司/組織提交正式的查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、用途、查閱人員名單及聯(lián)系方式等。2.申請(qǐng)函經(jīng)公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，轉(zhuǎn)至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)外部查閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，必要時(shí)需報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，與外部查閱單位或個(gè)人簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。三、檔案查閱流程（一）查閱準(zhǔn)備1.檔案管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，準(zhǔn)備好相關(guān)檔案資料，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施和條件，確保查閱過(guò)程的順利進(jìn)行。（二）查閱過(guò)程1.查閱人員必須在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。2.查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、拍照或摘錄的內(nèi)容應(yīng)與原始檔案一致，并注明出處。4.檔案管理部門(mén)協(xié)助人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程，確保查閱行為符合規(guī)定。（三）查閱結(jié)束1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。四、檔案查閱的限制與保密要求（一）限制查閱范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。2.重要檔案資料的查閱應(yīng)嚴(yán)格控制，根據(jù)工作需要確定查閱人員范圍和查閱內(nèi)容。（二）保密要求1.查閱人員應(yīng)對(duì)所查閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.在查閱過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密或其他重大敏感信息，應(yīng)立即停止查閱，并及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等，確保查閱活動(dòng)可追溯。五、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保查閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱記錄進(jìn)行整理和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等的監(jiān)督檢查，積極配合并提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見(jiàn)和建議應(yīng)認(rèn)真整改，不斷完善檔案查閱制度。六、違規(guī)處理（一）內(nèi)部違規(guī)處理1.公司/組織內(nèi)部員工違反檔案查閱制度，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案、泄露檔案機(jī)密等，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）外部違規(guī)處理1.外部單位或個(gè)人違反《檔案查閱保密協(xié)議》或相關(guān)規(guī)定，檔案管理部門(mén)有權(quán)終止其查閱活動(dòng)，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.如因外部違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，應(yīng)通過(guò)法律途徑要求其賠償損失。七、附則（一）解釋