檔案逾期歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高檔案利用效率，特制定本檔案逾期歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.及時(shí)歸檔原則：各部門(mén)及員工應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)將檔案資料歸檔，不得拖延。3.規(guī)范操作原則：檔案歸檔應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案質(zhì)量。4.安全保密原則：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案資料的安全。二、檔案歸檔職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案逾期歸檔制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)集中保管公司各類(lèi)檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案查詢(xún)、借閱等服務(wù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，并確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司檔案逾期歸檔制度的要求，按時(shí)將本部門(mén)檔案資料移交綜合管理部歸檔。3.配合綜合管理部做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入和維護(hù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確及時(shí)。3.負(fù)責(zé)檔案的查詢(xún)、借閱、歸還等服務(wù)工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案歸檔范圍及要求（一）歸檔范圍1.公司文件：包括公司章程、制度、規(guī)定、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.合同協(xié)議：包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目策劃書(shū)、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶(hù)資料等。6.其他檔案：包括工程圖紙、技術(shù)資料、榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等。（二）歸檔要求1.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案資料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.檔案資料應(yīng)編制目錄，注明檔案名稱(chēng)、日期、編號(hào)、保管期限等信息。4.檔案資料應(yīng)采用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和裝訂方式，確保檔案的整齊美觀。5.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，存儲(chǔ)格式應(yīng)符合公司要求，并定期進(jìn)行備份。四、檔案歸檔流程（一）收集整理1.各部門(mén)在工作中形成的檔案資料，由部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集整理。2.收集整理的檔案資料應(yīng)符合歸檔要求，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)收集整理的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，編制目錄清單。（二）移交歸檔1.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交綜合管理部歸檔。2.移交檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.綜合管理部對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改。（三）檔案錄入1.檔案管理人員對(duì)歸檔的檔案資料進(jìn)行錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.錄入的檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與紙質(zhì)檔案一致。3.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檔案信息的及時(shí)準(zhǔn)確。（四）檔案上架1.檔案管理人員將錄入好的檔案資料按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上架存放。2.上架的檔案資料應(yīng)排列整齊，便于查詢(xún)和借閱。3.建立檔案索引，注明檔案存放位置、編號(hào)等信息，方便快速查找檔案。五、檔案逾期歸檔處理（一）逾期界定1.一般檔案應(yīng)在工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.重要檔案應(yīng)在工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.特殊檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定歸檔時(shí)間，但不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）逾期提醒1.綜合管理部定期對(duì)各部門(mén)檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，對(duì)逾期未歸檔的部門(mén)進(jìn)行提醒。2.提醒方式包括電話通知、郵件通知、書(shū)面通知等。（三）逾期處罰1.對(duì)逾期未歸檔的部門(mén)，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣分、經(jīng)濟(jì)處罰等。3.連續(xù)[X]次逾期未歸檔的部門(mén)，將取消該部門(mén)當(dāng)年的評(píng)優(yōu)評(píng)先資格。（四）逾期檔案處理1.對(duì)逾期歸檔的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)登記，并注明逾期原因。2.逾期檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)因逾期歸檔造成檔案資料丟失或損壞的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案查詢(xún)與借閱（一）查詢(xún)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查詢(xún)申請(qǐng)表，注明查詢(xún)內(nèi)容、目的等信息。2.檔案管理人員對(duì)查詢(xún)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后提供檔案查詢(xún)服務(wù)。3.查詢(xún)檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等信息。2.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員出具借條，注明借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息，并簽字確認(rèn)。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。6.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)確保檔案資料完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自向任何單位或個(gè)人提供、泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，確保檔案安全。（二）安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，確保安全設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案操作規(guī)范，防止因操作不當(dāng)造成檔案損壞或丟失。八、檔案保管期限與銷(xiāo)毀（一）保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括公司章程、制度、規(guī)定、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括一般合同協(xié)議、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性文件、報(bào)表等，保管期限為[X]年。（二）銷(xiāo)毀1.檔案保管期限屆滿(mǎn)后，由檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表。2.檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并