管理檔案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作活動。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織在各個方面形成的檔案，確保檔案的齊全。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)籌管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.對檔案的保管、利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案鑒定和銷毀工作，定期對檔案進(jìn)行清理，確保檔案資源的有效性。6.組織檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理工作，確保檔案的及時歸檔。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進(jìn)行初步分類和編目，便于移交。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的清查、核對等工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。4.向本部門員工宣傳檔案管理知識，提高員工的檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，及時處理檔案管理過程中的問題。4.積極參與檔案管理工作的創(chuàng)新和改進(jìn)，提高檔案管理工作的效率和水平。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各項規(guī)章制度、行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織各類業(yè)務(wù)活動的策劃、執(zhí)行、監(jiān)督等過程中形成的檔案，如項目檔案、合同檔案、業(yè)務(wù)報表等。3.財務(wù)管理類：主要有財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)檔案。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶信息等方面的檔案。5.技術(shù)研發(fā)類：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)項目、技術(shù)方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利成果等檔案。6.企業(yè)文化類：包含公司/組織的文化建設(shè)活動、企業(yè)形象宣傳、員工文化活動等方面的檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用層次分類編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級編碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類，“C”代表財務(wù)管理類，“D”代表市場營銷類，“E”代表技術(shù)研發(fā)類，“F”代表企業(yè)文化類。2.二級編碼：用兩位數(shù)字表示該類別下的二級分類，如“A01”表示行政管理類中的規(guī)章制度，“B01”表示業(yè)務(wù)管理類中的項目檔案。3.三級編碼：用三位數(shù)字表示該二級分類下的具體檔案順序號，如“A01001”表示行政管理類規(guī)章制度中的第一條制度文件。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。3.公司/組織員工在工作中獲得的榮譽證書、獎勵文件、培訓(xùn)記錄等個人檔案材料。4.公司/組織參與的各類項目、活動所產(chǎn)生的文件、資料、成果等。5.其他與公司/組織工作相關(guān)的具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)采取多種收集方式，如原件收集、復(fù)印件收集、電子文檔收集等，確保檔案的準(zhǔn)確性。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（三）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案的類別、時間順序、重要程度等因素進(jìn)行分類整理。3.確保檔案的整齊、規(guī)范，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.編號：對每一份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與檔案編號規(guī)則一致。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行裁剪或折疊。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存放在不同的地點。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對于特殊載體的檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保其質(zhì)量不受影響。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況執(zhí)行：1.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（四）檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。清查結(jié)果應(yīng)形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。同時，應(yīng)建立檔案清查臺賬，記錄每次清查的情況。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則。嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，確保檔案利用的合法性。2.權(quán)限管理原則。根據(jù)利用者的身份和利用目的，設(shè)定不同的利用權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.方便快捷原則。優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索和提供利用的效率，為利用者提供便捷服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要查閱公司/組織相關(guān)檔案，但需按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)提供合法有效的證明文件，并按照相關(guān)法律法規(guī)辦理查閱手續(xù)。（三）利用流程1.內(nèi)部員工利用檔案填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息。將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審批通過后，持申請表到檔案管理部門查閱或借閱檔案。檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并做好利用登記。2.外部單位利用檔案外部單位向公司/組織提交檔案利用申請函，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，并提供相關(guān)證明文件。公司/組織相關(guān)部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，外部單位按照規(guī)定的時間和方式到檔案管理部門查閱或借閱檔案。檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱，并做好利用登記。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)利用檔案司法機關(guān)、行政機關(guān)向公司/組織送達(dá)檔案查閱通知書或協(xié)助調(diào)查通知書等法律文書。公司/組織檔案管理部門審核法律文書的真實性和有效性后，按照要求提供相應(yīng)的檔案，并做好利用登記。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱及編號、利用時間、歸還時間等。利用登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行記錄，以便于查詢和統(tǒng)計。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實際情況，從檔案的內(nèi)容、價值、保管狀況等方面進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保