養(yǎng)殖檔案留查制度一、總則（一）目的為加強公司養(yǎng)殖管理，規(guī)范養(yǎng)殖檔案的建立、留存與查閱，確保養(yǎng)殖過程的可追溯性，保障養(yǎng)殖產(chǎn)品質(zhì)量安全，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有養(yǎng)殖場所、養(yǎng)殖品種及相關養(yǎng)殖活動。（三）基本原則1.真實性原則：養(yǎng)殖檔案應如實記錄養(yǎng)殖過程中的各項信息，確保數(shù)據(jù)真實可靠。2.完整性原則：涵蓋養(yǎng)殖全過程的各個環(huán)節(jié)，包括養(yǎng)殖環(huán)境、種苗來源、飼料投喂、疫病防治、養(yǎng)殖周期等信息，保證檔案內(nèi)容完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和要求建立養(yǎng)殖檔案，確保檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的養(yǎng)殖檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、養(yǎng)殖檔案的建立（一）檔案內(nèi)容1.養(yǎng)殖場所基本信息養(yǎng)殖場名稱、地址、聯(lián)系方式。養(yǎng)殖場地的面積、布局、設施設備情況。水源、水質(zhì)情況及養(yǎng)殖用水處理措施。2.種苗信息種苗的品種、來源、數(shù)量、規(guī)格。種苗的檢疫證明、免疫記錄。3.飼料與獸藥使用記錄飼料的品牌、種類、采購日期、用量。獸藥的名稱、規(guī)格、使用日期、用量、停藥期。飼料和獸藥的供應商信息及相關資質(zhì)證明。4.養(yǎng)殖過程記錄每日的投餌時間、數(shù)量、投喂方式。養(yǎng)殖水溫、水質(zhì)監(jiān)測記錄（包括溶解氧、酸堿度）。養(yǎng)殖密度、生長情況記錄（定期測量體長、體重等）。日常巡查記錄，包括養(yǎng)殖設施設備運行情況、有無異常現(xiàn)象等。5.疫病防治記錄疫病發(fā)生的時間、癥狀、診斷情況。采取的防治措施，包括用藥情況、隔離處理等。疫病監(jiān)測與檢測記錄，如疫苗接種記錄、抗體檢測結果等。6.銷售記錄產(chǎn)品的銷售日期、數(shù)量、規(guī)格、去向。購買方的信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式。（二）檔案建立要求1.專人負責：指定專人負責養(yǎng)殖檔案的建立與管理，確保檔案記錄的及時性和準確性。2.實時記錄：養(yǎng)殖過程中的各項信息應在發(fā)生時及時記錄，不得事后補記或漏記。3.書寫規(guī)范：使用鋼筆、簽字筆或電腦打印等方式進行記錄，字跡應清晰、工整，不得隨意涂改。如需修改，應在修改處簽名并注明修改日期。三、養(yǎng)殖檔案的留存（一）留存方式1.紙質(zhì)檔案：采用A4紙張，按照檔案內(nèi)容分類整理，裝訂成冊，妥善保存。2.電子檔案：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行電子掃描或錄入，形成電子文檔，存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。（二）留存期限1.種苗采購記錄、飼料與獸藥采購記錄、疫病防治記錄等與養(yǎng)殖過程直接相關的檔案，留存期限不少于產(chǎn)品銷售后2年。2.養(yǎng)殖場所基本信息、銷售記錄等檔案，留存期限不少于5年。（三）留存地點1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，放置在干燥、通風、防火、防盜的場所。2.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并設置權限管理，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法篡改。同時，應定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。四、養(yǎng)殖檔案的查閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員養(yǎng)殖管理人員：可查閱與本人職責相關的養(yǎng)殖檔案，包括養(yǎng)殖過程記錄、疫病防治記錄等，以便進行日常管理和數(shù)據(jù)分析。質(zhì)量管理人員：有權查閱養(yǎng)殖檔案，以檢查養(yǎng)殖過程是否符合質(zhì)量安全要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量可追溯。其他相關部門人員：因工作需要，經(jīng)部門負責人批準后，可查閱部分養(yǎng)殖檔案。2.外部人員政府監(jiān)管部門：根據(jù)法律法規(guī)要求，政府監(jiān)管部門有權查閱公司養(yǎng)殖檔案，公司應積極配合，如實提供相關資料?？蛻簦嚎蛻粢蛄私猱a(chǎn)品質(zhì)量追溯信息等原因，經(jīng)公司同意后，可查閱部分養(yǎng)殖檔案，但應簽訂保密協(xié)議，防止信息泄露。（二）查閱流程及要求1.內(nèi)部人員查閱填寫《養(yǎng)殖檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案內(nèi)容范圍、查閱時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應的養(yǎng)殖檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復制。如需復制，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。2.外部人員查閱政府監(jiān)管部門查閱政府監(jiān)管部門出具查閱函，明確查閱目的和檔案內(nèi)容范圍。公司檔案管理部門審核查閱函后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱結束后，查閱人員應在查閱記錄上簽字確認。客戶查閱客戶向公司提出查閱申請，說明查閱目的和檔案內(nèi)容范圍。公司銷售部門審核客戶申請后，報公司分管領導批準。檔案管理部門根據(jù)批準意見，安排專人陪同客戶查閱，并簽訂保密協(xié)議。查閱過程中，應嚴格控制查閱范圍，不得向客戶提供涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的檔案內(nèi)容。查閱結束后，客戶應在查閱記錄和保密協(xié)議上簽字確認。五、檔案的整理與歸檔（一）定期整理檔案管理人員應定期對養(yǎng)殖檔案進行整理，一般每季度進行一次全面整理。整理內(nèi)容包括檢查檔案的完整性、準確性，對破損、褪色的檔案進行修復或更換，對電子檔案進行數(shù)據(jù)維護等。（二）歸檔要求1.按照檔案內(nèi)容的分類，將整理好的檔案進行歸檔，建立清晰的檔案目錄和索引，便于查找和查閱。2.在檔案封面和目錄上注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。3.電子檔案應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并建立相應的文件夾結構，確保電子檔案的存儲和管理有序。六、檔案的保密與安全管理（一）檔案保密1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、養(yǎng)殖品種信息、客戶信息等敏感內(nèi)容的養(yǎng)殖檔案，檔案管理人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.在檔案查閱過程中，查閱人員應遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播或使用檔案中的保密信息。（二）檔案安全1.加強檔案存儲場所的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備，確保檔案的安全保存。2.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，防止檔案損壞、丟失或霉變。3.對電子檔案應采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子檔案被非法獲取、篡改或丟失。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司質(zhì)量安全管理部門定期對養(yǎng)殖檔案的建立、留存與查閱情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案記錄的真實性、完整性、規(guī)范性，檔案留存期限的合規(guī)性，查閱流程的執(zhí)行情況等。（二）考核機制1.將養(yǎng)殖檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的