招標(biāo)代理檔案制度一、總則（一）目的為加強招標(biāo)代理機構(gòu)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本招標(biāo)代理機構(gòu)在從事招標(biāo)代理業(yè)務(wù)過程中形成的各類檔案，包括但不限于招標(biāo)項目文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、合同文件、往來函件、會議紀要等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映招標(biāo)代理業(yè)務(wù)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文件資料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便業(yè)務(wù)人員和相關(guān)部門查閱使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善本公司檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，合理配置檔案管理資源，確保檔案管理工作的順利開展。3.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，對檔案進行規(guī)范化管理。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。6.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)活動中形成文件資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門歸檔。2.按照檔案管理要求，規(guī)范業(yè)務(wù)文件的形成和流轉(zhuǎn)，確保文件資料的質(zhì)量和完整性。3.在業(yè)務(wù)活動中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案管理部門查閱相關(guān)檔案資料，并在使用后按時歸還。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，負責(zé)檔案的日常管理工作。2.做好檔案的收集、整理、分類編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.負責(zé)檔案的保管和安全防護，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和方法，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和跟蹤管理。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行審核，并做好銷毀記錄。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.招標(biāo)項目前期文件，包括招標(biāo)人委托代理協(xié)議、項目立項批復(fù)、資金來源證明等。2.招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件及相關(guān)澄清、修改文件。3.投標(biāo)文件，包括投標(biāo)函、投標(biāo)報價表、技術(shù)規(guī)格偏離表、資格證明文件等。4.開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)候選人公示及中標(biāo)通知書。5.合同文件，包括招標(biāo)人與中標(biāo)人簽訂的合同文本及補充協(xié)議。6.招標(biāo)代理過程中與招標(biāo)人、投標(biāo)人、評標(biāo)專家等相關(guān)方的往來函件、會議紀要、電話記錄等。7.項目驗收文件，包括驗收報告、質(zhì)量評估報告等。8.其他與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，如項目總結(jié)、業(yè)績證明材料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.在業(yè)務(wù)活動中形成的文件資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行整理，字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步收集。電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并按照檔案管理要求進行命名和分類。4.檔案管理人員應(yīng)定期對各業(yè)務(wù)部門的文件資料收集情況進行檢查和督促，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門整改。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.項目類別：按照招標(biāo)項目的行業(yè)類型、性質(zhì)等進行分類，如工程建設(shè)項目、貨物采購項目、服務(wù)采購項目等。2.時間順序：按照招標(biāo)項目的實施時間順序，將檔案分為前期文件、招標(biāo)階段文件、評標(biāo)階段文件、合同簽訂及履行階段文件等。3.文件性質(zhì)：將檔案分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、財務(wù)文件等。（二）整理方法1.對收集到的文件資料進行審核，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對文件進行分類編號，編制檔案目錄。3.對每份文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。4.對電子文件進行整理，建立電子文件目錄，與紙質(zhì)文件目錄相對應(yīng)，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的文件資料，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的文件資料進行再次審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核無誤后，辦理檔案交接手續(xù)。3.檔案管理人員按照檔案整理要求，對歸檔文件進行進一步整理和編目，將其歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。4.將歸檔文件裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、項目名稱、保管期限等信息，并上架存放。（二）歸檔時間1.對于招標(biāo)項目，在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成檔案歸檔工作。2.對于定期形成的文件資料，如月度報表、季度總結(jié)等，應(yīng)在次月[X]個工作日內(nèi)歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進行保管，檔案盒和檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、項目名稱、保管期限等信息。3.對于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并按照檔案管理要求進行分類存儲。電子檔案應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限1.招標(biāo)代理檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括：涉及國家重大利益、重要政策法規(guī)的項目檔案；具有重要歷史價值和查考利用價值的項目檔案；其他需要永久保存的檔案。3.長期保管的檔案期限為[X]年，包括：一般項目的招標(biāo)代理檔案；具有一定查考利用價值的項目檔案；其他需要長期保存的檔案。4.短期保管的檔案期限為[X]年，包括：一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性項目文件等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對檔案清查情況進行總結(jié)和分析，并提出改進措施和建議。七、檔案利用（一）利用范圍1.本公司內(nèi)部業(yè)務(wù)人員因工作需要查閱檔案。2.招標(biāo)人、監(jiān)管部門等相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、審計部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：本公司業(yè)務(wù)人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.外部查閱：招標(biāo)人、監(jiān)管部門等相關(guān)單位如需查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或查閱函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理部門對查閱申請進行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制或摘抄，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。3.司法機關(guān)、審計部門查閱：司法機關(guān)、審計部門等因辦案需要查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或?qū)徲嬐ㄖ獣?。檔案管理部門對查閱申請進行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱等利用情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史價值等因素，對檔案進行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)人員等組成。檔案鑒定小組負責(zé)對擬銷毀的檔案進行審核和鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，判斷其是否仍具有保存價值。2.對于保管期限已滿但仍具有重要查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負責(zé)組織檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理流程的信息化，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。3.檔案信息安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照