人事檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集員工在各個(gè)方面的相關(guān)材料，確保人事檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著員工工作經(jīng)歷的變化和公司管理的需要，及時(shí)更新和完善人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、人事檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：清晰完整的身份證正反面復(fù)印件。3.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件：最高學(xué)歷和學(xué)位證書復(fù)印件，如有多個(gè)學(xué)歷學(xué)位，需提供相應(yīng)的全部證書復(fù)印件。4.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：如職稱證書、職業(yè)資格證書等，證明員工專業(yè)技術(shù)能力的相關(guān)證書復(fù)印件。5.勞動(dòng)合同復(fù)印件：?jiǎn)T工與公司簽訂的勞動(dòng)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系。（二）工作經(jīng)歷1.入職登記表：詳細(xì)記錄員工入職公司的時(shí)間、崗位、薪資待遇等基本信息。2.工作履歷：按時(shí)間順序記錄員工在公司及其他單位的工作經(jīng)歷，包括起止時(shí)間、工作單位名稱、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)等。3.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等相關(guān)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核結(jié)果等。（三）考核評(píng)價(jià)1.績(jī)效考核表：定期對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核的結(jié)果記錄，包括考核周期、考核指標(biāo)、考核得分及評(píng)價(jià)意見等。2.年度工作總結(jié)與自評(píng)：?jiǎn)T工每年撰寫的工作總結(jié)及自我評(píng)價(jià)，反映員工對(duì)自己一年工作的回顧與總結(jié)，以及對(duì)未來工作的展望。3.上級(jí)評(píng)價(jià)與反饋：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工工作表現(xiàn)的評(píng)價(jià)和反饋意見，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工工作能力、工作態(tài)度等方面的看法。（四）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄：記錄員工薪資調(diào)整的時(shí)間、原因、調(diào)整幅度等信息，反映員工薪資變化情況。2.福利發(fā)放記錄：如社保、公積金繳納記錄，以及其他福利（如節(jié)日福利、生日福利等）的發(fā)放情況。（五）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：公司對(duì)員工的各類獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等，體現(xiàn)員工在工作中取得的突出成績(jī)。2.懲罰記錄：?jiǎn)T工違反公司規(guī)章制度或工作失誤等受到的懲罰記錄，包括懲罰措施、懲罰時(shí)間、懲罰原因等。（六）職業(yè)發(fā)展1.崗位變動(dòng)記錄：?jiǎn)T工崗位晉升、調(diào)動(dòng)情況的記錄，包括變動(dòng)時(shí)間、變動(dòng)原因、新崗位名稱等。2.職業(yè)規(guī)劃資料：?jiǎn)T工個(gè)人的職業(yè)規(guī)劃相關(guān)資料，如職業(yè)目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃等，反映員工對(duì)自身職業(yè)發(fā)展的思考。（七）其他材料1.體檢報(bào)告：?jiǎn)T工定期體檢的報(bào)告，反映員工身體健康狀況。2.離職手續(xù)辦理材料：?jiǎn)T工離職時(shí)辦理的相關(guān)手續(xù)材料，如離職申請(qǐng)、工作交接清單、離職證明等。3.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要材料：如獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號(hào)、參加重要活動(dòng)的證明等。三、人事檔案的收集與整理（一）收集渠道1.員工本人提交：?jiǎn)T工按照公司要求，定期提交個(gè)人相關(guān)材料，如學(xué)歷證書、資格證書、工作總結(jié)等。2.各部門提供：公司各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的工作業(yè)績(jī)、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)材料，并及時(shí)移交人事檔案管理部門。3.外部獲?。和ㄟ^與教育機(jī)構(gòu)、人才市場(chǎng)、政府部門等相關(guān)單位聯(lián)系，獲取員工學(xué)歷認(rèn)證、職稱評(píng)審等外部材料。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各相關(guān)部門和員工應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)提交各類人事檔案材料，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的材料，如績(jī)效考核表、培訓(xùn)記錄等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交，避免延誤。2.材料真實(shí)完整：所有收集的材料必須真實(shí)可靠，內(nèi)容完整。提交的復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，與原件一致，并加蓋提交部門或個(gè)人的公章或簽字確認(rèn)。對(duì)于重要材料，如學(xué)歷證書、資格證書等，必要時(shí)可要求提供原件進(jìn)行核對(duì)。3.規(guī)范填寫：各類表格、文件等應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，字跡工整，內(nèi)容準(zhǔn)確。對(duì)于手寫材料，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色鋼筆、簽字筆書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆書寫。（三）整理方法1.分類整理：按照人事檔案內(nèi)容的分類，將收集到的材料進(jìn)行分類存放。如基本信息類、工作經(jīng)歷類、考核評(píng)價(jià)類等，分別建立相應(yīng)的檔案盒或文件夾，便于查找和管理。2.編號(hào)排序：對(duì)每一類材料進(jìn)行編號(hào)排序，以便于識(shí)別和檢索。編號(hào)方式可采用數(shù)字編碼或字母編碼，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。例如，基本信息類材料可按照員工工號(hào)順序編號(hào)，工作經(jīng)歷類材料可按照入職時(shí)間先后順序編號(hào)。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于一些零散的材料，如多張績(jī)效考核表、培訓(xùn)記錄等，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明材料名稱、所屬類別及編號(hào)等信息。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持材料的整齊、牢固，便于翻閱和保存。（四）審核歸檔1.審核內(nèi)容：人事檔案管理部門對(duì)收集整理好的材料進(jìn)行審核，主要審核材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性以及與員工個(gè)人信息的一致性。審核過程中，如發(fā)現(xiàn)材料存在問題，應(yīng)及時(shí)與提交部門或員工本人溝通核實(shí)，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。2.歸檔保存：審核無誤的人事檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。歸檔時(shí)，應(yīng)將材料按照分類順序依次放入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、員工姓名、工號(hào)等信息。同時(shí)，建立人事檔案目錄清單，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、存放位置等信息，便于查詢和管理。四、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：人力資源部門工作人員因工作需要，可查閱員工人事檔案。查閱范圍包括與員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利等人力資源管理相關(guān)的檔案內(nèi)容。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)：?jiǎn)T工上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在必要時(shí)可查閱下屬員工的人事檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱規(guī)定，僅限于了解員工工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等與工作相關(guān)的信息，不得查閱員工個(gè)人隱私信息。3.其他特殊情況：因公司內(nèi)部審計(jì)、調(diào)查等工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，相關(guān)部門可查閱涉及員工的人事檔案。但查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與審計(jì)、調(diào)查事項(xiàng)相關(guān)的檔案內(nèi)容，并在查閱結(jié)束后及時(shí)歸還檔案管理部門。（二）查閱流程1.填寫申請(qǐng)表：查閱人事檔案的人員應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人姓名及部門等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由查閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并加蓋部門公章。2.提交申請(qǐng)：查閱人將填寫完整的申請(qǐng)表提交至人事檔案管理部門。人事檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)查閱權(quán)限和查閱范圍是否符合規(guī)定。3.查閱登記：審核通過后，人事檔案管理部門安排專人陪同查閱人進(jìn)行查閱，并做好查閱登記工作。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名及部門、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱內(nèi)容摘要等信息。查閱人應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)。4.查閱限制：查閱人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞、抽取或復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并在復(fù)制件上注明用途和日期。（三）借閱權(quán)限1.嚴(yán)格限制：人事檔案原則上不對(duì)外借閱。因特殊原因確需借閱的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照借閱流程辦理手續(xù)。2.借閱范圍：借閱人事檔案僅限于公司內(nèi)部相關(guān)部門或人員因工作需要查閱檔案原件的情況。借閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的必要信息范圍內(nèi)，不得泄露檔案中的敏感信息和個(gè)人隱私信息。（四）借閱流程1.填寫申請(qǐng)表：借閱人事檔案的人員應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱人姓名及部門等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并加蓋部門公章。2.提交申請(qǐng)：借閱人將填寫完整且經(jīng)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表提交至人事檔案管理部門。人事檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱原因是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定以及借閱人是否具備借閱權(quán)限等。3.簽訂借閱協(xié)議：審核通過后，人事檔案管理部門與借閱人簽訂《人事檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。借閱協(xié)議應(yīng)包括借閱檔案的名稱及編號(hào)、借閱期限、借閱用途、歸還時(shí)間及方式、保密責(zé)任等條款。4.借閱登記：人事檔案管理部門按照借閱協(xié)議的要求，辦理檔案借閱手續(xù)，并做好借閱登記工作。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名及部門、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱期限、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。5.歸還檔案：借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)將借閱的人事檔案歸還至人事檔案管理部門。人事檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案內(nèi)容完整、無損壞、無涂改等情況后，辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記表上注明檔案已歸還。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通核實(shí)，追究借閱人的責(zé)任。五、人事檔案的保管與保密（一）保管要求1.安全存放：人事檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。2.分類存放：按照人事檔案的類別和員工工號(hào)順序，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。每個(gè)檔案盒或文件夾應(yīng)標(biāo)明檔案類別、員工姓名、工號(hào)等信息，確保檔案存放有序。3.定期檢查：人事檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每半年進(jìn)行一次全面檢查，每年進(jìn)行一次專項(xiàng)清查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等方面，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)救。4.電子檔案管理：建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將人事檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案管理應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（二）保密措施1.人員管理：人事檔案管理部門工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。2.環(huán)境管理：檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案查閱地點(diǎn)應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，避免無關(guān)人員干擾查閱工作。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作區(qū)域的安全監(jiān)控，確保檔案信息不被泄露。3.信息傳遞：在人事檔案信息傳遞過程中，應(yīng)采取加密、密封等安全措施，確保信息傳遞的安全性。對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私的重要信息，應(yīng)嚴(yán)格控制傳遞范圍，僅限于必要的相關(guān)人員知曉，并要求接收方妥善保管和使用信息。4.違規(guī)處理：對(duì)于違反人事檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因泄露檔案信息給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、人事檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.信息變更通知：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資福利等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人事檔案管理部門。人事檔案管理部門應(yīng)要求員工提交相關(guān)證明材料，并對(duì)變更信息進(jìn)行審核確認(rèn)。2.材料收集與整理：根據(jù)員工信息變更情況，及時(shí)收集相關(guān)證明材料，如身份證變更證明、學(xué)歷學(xué)位變更證明、崗位調(diào)動(dòng)通知等，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類整理和編號(hào)排序。3.檔案更新：將更新后的材料歸入員工人事檔案相應(yīng)類別中，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，在檔案目錄清單中注明信息變更情況及更新日期，以便于查詢和追溯。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.考核評(píng)價(jià)更新：隨著員工績(jī)效考核、培訓(xùn)發(fā)展等工作的開展，及時(shí)更新員工的考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄等相關(guān)檔案內(nèi)容。將新的考核結(jié)果和培訓(xùn)情況準(zhǔn)確記錄在檔案中，反映員工的工作表現(xiàn)和能力提升情況。2.獎(jiǎng)懲情況記錄：對(duì)員工新獲得的獎(jiǎng)勵(lì)或受到的懲罰及時(shí)進(jìn)行記錄，將相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)證書、懲罰決定等材料歸入人事檔案，并在獎(jiǎng)懲記錄頁面詳細(xì)注明獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰的原因、時(shí)間、內(nèi)容等信息。3.職業(yè)發(fā)展跟蹤：關(guān)注員工職業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，如崗位晉升、職業(yè)規(guī)劃調(diào)整等情況，及時(shí)更新員工人事檔案中的職業(yè)發(fā)展相關(guān)內(nèi)容。記錄員工崗位變動(dòng)的時(shí)間、原因、新崗位信息等，以及員工職業(yè)規(guī)劃的調(diào)整情況，為公司人力資源管理提供準(zhǔn)確的信息支持。七、人事檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案過期：對(duì)于超過保管期限且已無保存價(jià)值的人事檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般員工人事檔案保管期限為[X]年。2.檔案損壞無法修復(fù)：因自然災(zāi)害、人為損壞等原因?qū)е氯耸聶n案嚴(yán)重?fù)p壞且無法修復(fù)，經(jīng)鑒定確認(rèn)已無使用價(jià)值的，可予以銷毀。3.其他特殊情況：因公司改制、重組等特殊原因，需要銷毀部分人事檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：人事檔案管理部門根據(jù)檔案銷毀條件，提出人事檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過：公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)銷毀申請(qǐng)后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.制定銷毀方案：人事檔案管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，制定人事檔案銷毀方案。銷毀方案應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等內(nèi)容，確保銷毀過程的安全、規(guī)范。4.組織銷毀：按照銷毀方案組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔