檔案標識制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的準確性、完整性和可識別性，便于檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計，特制定本檔案標識制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案形成、整理、歸檔、保管和利用過程中對檔案的標識管理。（三）基本原則1.準確性原則：檔案標識應準確反映檔案的內(nèi)容、來源、時間等關(guān)鍵信息，確保標識與檔案實際情況相符。2.唯一性原則：每一份檔案應具有唯一的標識，避免標識重復或混淆。3.規(guī)范性原則：檔案標識應符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部的檔案管理規(guī)定，確保標識的規(guī)范性和一致性。4.穩(wěn)定性原則：檔案標識一旦確定，應保持相對穩(wěn)定，避免頻繁更改，以保證檔案管理工作的連續(xù)性和準確性。二、檔案標識的構(gòu)成要素（一）全宗號全宗號是指一個獨立的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或其他組織在社會活動中形成的檔案有機整體的編號。全宗號由公司檔案管理部門統(tǒng)一分配和管理，用于區(qū)分不同的全宗單位。（二）年度年度是指檔案形成的年份，采用公元紀年，以四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。年度標識應與檔案形成時間一致，確保檔案按年度進行分類和管理。（三）保管期限保管期限是根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求，對檔案劃定的保存年限。保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。在檔案標識中，應明確標注檔案的保管期限。（四）機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）是指檔案形成的部門或針對的問題。對于涉及多個部門的檔案，應按照主要形成部門或核心問題進行標識。機構(gòu)（問題）標識應準確反映檔案的來源和主題，便于檔案的分類和查找。（五）案卷號案卷號是全宗內(nèi)檔案分類排列的順序號。案卷號按照檔案分類方案依次編寫，一個案卷號對應一卷或一組相關(guān)聯(lián)的檔案。案卷號應連續(xù)編排，不得重復或跳號。（六）件號件號是在同一案卷內(nèi)文件的排列順序號。件號應按照文件的形成時間、重要程度等因素依次編寫，確保文件排列的邏輯性和系統(tǒng)性。三、檔案標識的編制方法（一）全宗號的編制全宗號由公司檔案管理部門根據(jù)公司組織架構(gòu)和檔案管理實際情況，按照一定的規(guī)則進行統(tǒng)一分配。全宗號采用數(shù)字編碼方式，一般為35位數(shù)字，具體編碼規(guī)則由公司檔案管理部門另行制定并公布。（二）年度的編制年度標識應直接采用檔案形成年份的四位阿拉伯數(shù)字，標注在檔案的封面、目錄及其他相關(guān)位置。例如，對于2023年形成的檔案，年度標識為“2023”。（三）保管期限的編制保管期限的標識應使用漢字全稱，分別標注為“永久”“長期”“短期”。在檔案整理過程中，應根據(jù)檔案的實際價值和保存需求，準確判定保管期限，并在檔案標識中明確標注。（四）機構(gòu)（問題）的編制機構(gòu)（問題）標識應采用規(guī)范的部門名稱或問題主題表述。對于涉及多個部門的檔案，應按照主要形成部門或核心問題進行標識。例如，由人力資源部和財務部共同形成的關(guān)于員工薪酬核算的檔案，機構(gòu)（問題）標識可寫為“人力資源部（薪酬核算）”。（五）案卷號的編制案卷號應按照檔案分類方案依次編寫。在檔案分類過程中，應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素進行科學合理的分類，確保案卷號的連續(xù)性和系統(tǒng)性。例如，某公司檔案分類方案將檔案分為行政、財務、業(yè)務等類別，每個類別下再細分若干小類，則案卷號應按照類別和小類的順序依次編排。（六）件號的編制件號應在同一案卷內(nèi)按照文件的排列順序依次編寫。對于每份文件，應賦予唯一的件號，以便于文件的查找和管理。件號一般從“1”開始連續(xù)編排，如“1”“2”“3”……四、檔案標識的標注位置（一）紙質(zhì)檔案1.檔案封面：應在封面的顯著位置依次標注全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、案卷號等信息。標注應清晰、準確、完整，便于識別和查閱。2.檔案盒脊背：應標注全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止案卷號等信息。脊背標注應與封面標注一致，且應采用耐久性好的材料進行印刷或書寫，確保長期保存清晰可讀。3.卷內(nèi)文件目錄：在卷內(nèi)文件目錄的首頁，應標注全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、案卷號、件號等信息，以便于對卷內(nèi)文件進行索引和查找。（二）電子檔案1.文件命名：電子檔案的文件名應按照全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）案卷號件號的順序進行命名，各部分之間用“”分隔。例如：“0012023長期人力資源部001001”，其中“001”為全宗號，“2023”為年度，“長期”為保管期限，“人力資源部”為機構(gòu)（問題），“001”為案卷號，“001”為件號。2.元數(shù)據(jù)：在電子檔案管理系統(tǒng)中，應在元數(shù)據(jù)字段中準確錄入全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、案卷號、件號等標識信息，以便于系統(tǒng)對檔案進行分類、檢索和管理。五、檔案標識的維護與更新（一）定期檢查公司檔案管理部門應定期對檔案標識進行檢查，確保標識的準確性和完整性。檢查周期一般為每年一次，特殊情況下可根據(jù)實際需要增加檢查頻次。檢查內(nèi)容包括標識是否清晰可讀、是否與檔案實際情況相符、是否存在標識錯誤或遺漏等問題。（二）及時更新當檔案的全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等關(guān)鍵信息發(fā)生變化時，應及時對檔案標識進行更新。例如，公司機構(gòu)調(diào)整導致檔案形成部門發(fā)生變化，或檔案保管期限重新認定等情況，都應在檔案標識中進行相應修改，并確保相關(guān)檔案管理系統(tǒng)中的標識信息同步更新。（三）標識變更記錄對于檔案標識的變更情況，應進行詳細記錄。記錄內(nèi)容包括變更日期、變更原因、變更前后的標識信息等。變更記錄應妥善保存，以便于追溯和查詢檔案標識的歷史演變情況。六、檔案標識的使用與監(jiān)督（一）使用要求1.公司各部門及檔案管理人員在檔案管理工作中，應嚴格按照本制度規(guī)定的檔案標識編制方法和標注位置使用檔案標識，確保檔案標識的規(guī)范性和一致性。2.在檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，應充分利用檔案標識進行檢索、查詢和統(tǒng)計，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）監(jiān)督與考核1.公司檔案管理部門負責對各部門檔案標識制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。對于違反本制度規(guī)定的行為，應及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。2.將檔案標識制度的執(zhí)行情況納入公司檔