學(xué)校工作檔案制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校工作檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學(xué)科組以及全體教職員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確、完整，如實反映學(xué)校各項工作的實際情況。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責(zé)學(xué)校檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全學(xué)校檔案管理制度。2.負責(zé)全校檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.做好檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù)。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各年級組、各學(xué)科組的檔案工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類學(xué)校檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括學(xué)校行政事務(wù)管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。3.教學(xué)管理類：涵蓋教學(xué)計劃、課程標準、教學(xué)大綱、教案、教材、教學(xué)成果等檔案。4.學(xué)生管理類：涉及學(xué)生學(xué)籍管理、獎懲情況、綜合素質(zhì)評價、心理健康教育等材料。5.師資隊伍建設(shè)類：包含教師招聘、培訓(xùn)、考核、職稱評定、師德師風(fēng)建設(shè)等文件。6.教育科研類：有科研項目申報、研究成果、學(xué)術(shù)交流等方面的檔案。7.后勤管理類：包括校園建設(shè)、物資管理、財務(wù)管理、安全保衛(wèi)等相關(guān)資料。8.校產(chǎn)管理類：記錄學(xué)校固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)的購置、使用、維護等情況。9.招生就業(yè)類：涉及招生政策、招生計劃、錄取情況、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)等文件。10.聲像實物類：包括學(xué)?；顒诱掌浵?、錄音、榮譽證書、獎杯等實物檔案。（二）檔案編號1.編號方法：采用年度類別流水號的編號方式。例如，2023年黨群工作類的第一份檔案編號為20231001。2.編號規(guī)則：年度：用四位數(shù)字表示，如2023年。類別：用一位數(shù)字表示，對應(yīng)上述十大類檔案的編號。流水號：用三位數(shù)字表示，按檔案形成的先后順序編號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門、各年級組、各學(xué)科組在工作中形成的各類文件、資料、報表、記錄等。2.學(xué)校組織的各種會議、活動、培訓(xùn)等形成的材料。3.教師的教學(xué)教案、課件、教學(xué)反思、學(xué)生作業(yè)批改記錄等教學(xué)資料。4.學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績單、成長記錄袋等。5.學(xué)校的固定資產(chǎn)清單、物資采購合同、財務(wù)報表等后勤管理資料。6.學(xué)校獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。7.學(xué)校與外界交流合作的文件、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門、各年級組、各學(xué)科組應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案材料應(yīng)按照檔案分類標準進行初步分類。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范要求，做到分類科學(xué)、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，將收集到的檔案材料進行分類。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進行修整、裱糊，然后按照一定順序進行裝訂。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：主要是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：是指在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。（三）保管要求1.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案保管期限，對到期檔案進行鑒定和銷毀。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各年級組、各學(xué)科組因工作需要查閱檔案。2.教師因教學(xué)、科研等工作需要查閱相關(guān)檔案。3.學(xué)生因?qū)W籍管理、綜合素質(zhì)評價等需要查閱個人檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。2.借閱：因工作需要，利用者可辦理借閱手續(xù)，將檔案借出使用，但必須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案材料，需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按規(guī)定收取復(fù)制費用。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全。2.借閱檔案：利用者需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準后，并按照規(guī)定繳納押金（如有），方可借閱檔案。借閱期限一般不超過兩周，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：利用者需填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核批準后，由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以保證其真實性和有效性。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、各部門業(yè)務(wù)骨干等組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行登記，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、檔號等信息。2.審核批準：銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.銷毀實施：由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督。銷毀后，在銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.熱愛檔案工作，具有較強的責(zé)任心和敬業(yè)精神。2.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。3.開展檔案的開發(fā)利用工作，為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù)。4.負責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護和數(shù)據(jù)錄入工作，確保檔案信息的準確、完整。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，