鄉(xiāng)村檔案室制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)村檔案室建設(shè)與管理，有效保護和利用檔案資源，服務鄉(xiāng)村發(fā)展、基層治理和民生保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)村區(qū)域內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)村各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范檔案管理行為。3.服務利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為鄉(xiāng)村各項工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）管理機構(gòu)成立鄉(xiāng)村檔案室管理領(lǐng)導小組，由鄉(xiāng)村主要領(lǐng)導擔任組長，相關(guān)部門負責人為成員。領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，研究解決重大問題。（二）檔案室設(shè)置設(shè)立獨立的鄉(xiāng)村檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防盜防潮防蟲設(shè)施等。檔案室應保持清潔、通風良好，溫度、濕度適宜。（三）人員配備1.配備專職或兼職檔案管理人員，負責檔案日常管理工作。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.對檔案管理人員進行定期培訓，不斷提高其業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、群團工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋鄉(xiāng)村行政事務管理、工作計劃與總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度等檔案。3.經(jīng)濟發(fā)展類：涉及鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、招商引資、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)村經(jīng)濟統(tǒng)計等相關(guān)資料。4.社會事務類：包含民政、社保、教育、衛(wèi)生、文化等方面的檔案。5.農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作類：如土地承包、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、生態(tài)環(huán)境治理等文件。6.其他類：具有保存價值的其他各類文件材料。（二）收集要求1.各部門和個人應及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料移交檔案室。移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.對重要文件材料，應實行跟蹤收集，確保檔案的完整性。3.收集的檔案應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應符合檔案保管要求。四、檔案整理（一）分類標準按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟發(fā)展、社會事務、農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作等類別。在每個類別下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行二級、三級分類。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.對每份文件進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄。3.按照分類方案，將文件材料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案類別及編號。（三）整理要求1.整理工作應做到分類準確、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.對破損、褪色的文件材料，應進行修復或復制，確保檔案的可讀性。五、檔案保管（一）保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。（二）保管措施1.建立檔案庫房管理制度，嚴格控制庫房人員出入。非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等工作，確保檔案安全。配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。4.對電子檔案，應采取備份存儲、數(shù)據(jù)加密等措施，確保電子檔案的安全和完整。六、檔案利用（一）利用范圍1.為鄉(xiāng)村各項工作決策提供參考依據(jù)。2.服務鄉(xiāng)村經(jīng)濟發(fā)展，如提供農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展歷史資料等。3.保障村民合法權(quán)益，如查閱土地承包、宅基地審批等檔案。4.開展鄉(xiāng)村文化建設(shè)，如挖掘鄉(xiāng)村歷史文化檔案資源。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，并按時歸還。借閱期間應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.復制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復制服務。復制檔案應經(jīng)檔案管理人員審核，加蓋檔案利用專用章。（三）利用要求1.檔案利用應遵循保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私。2.對涉及重要事項或敏感信息的檔案利用，應經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步實現(xiàn)鄉(xiāng)村檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務水平，方便檔案的存儲、檢索和利用。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。（三）信息化管理系統(tǒng)1.選用適合鄉(xiāng)村檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化操作。2.利用信息化管理系統(tǒng)，對檔案進行分類檢索、權(quán)限管理、統(tǒng)計分析等，提高檔案管理的科學性和便捷性。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理機構(gòu)組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。（二）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)鄉(xiāng)村主要領(lǐng)導審批后，在指定地點進行銷毀。銷毀時應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.鄉(xiāng)村檔案室管理領(lǐng)導小組定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.接受上級檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議認真落實。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各部門檔案管理工作進行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的完成情況，以及檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況等。