分段養(yǎng)護(hù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司[具體業(yè)務(wù)領(lǐng)域]分段養(yǎng)護(hù)工作的規(guī)范化管理，確保養(yǎng)護(hù)工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和可追溯性，提高養(yǎng)護(hù)質(zhì)量，保障[相關(guān)設(shè)施、設(shè)備或業(yè)務(wù)對象]的正常運(yùn)行，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及分段養(yǎng)護(hù)工作的部門、項(xiàng)目及相關(guān)人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映分段養(yǎng)護(hù)工作的實(shí)際情況，確保信息的可靠性。2.完整性原則：涵蓋分段養(yǎng)護(hù)工作的各個環(huán)節(jié)，包括養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、實(shí)施記錄、檢測報(bào)告、維修記錄等，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案格式統(tǒng)一、標(biāo)識清晰。4.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的養(yǎng)護(hù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善分段養(yǎng)護(hù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和培訓(xùn)各部門相關(guān)人員的檔案管理工作，提高檔案管理水平。3.集中統(tǒng)一管理分段養(yǎng)護(hù)檔案，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、整理、歸檔和數(shù)字化處理，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）養(yǎng)護(hù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門分段養(yǎng)護(hù)檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。2.確保養(yǎng)護(hù)工作過程中形成的各類文件、資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類和編號。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助養(yǎng)護(hù)部門做好相關(guān)資料的收集和整理工作。2.按照檔案管理制度的要求，妥善保管涉及分段養(yǎng)護(hù)工作的本部門檔案資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.養(yǎng)護(hù)計(jì)劃檔案：包括年度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、月度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、專項(xiàng)養(yǎng)護(hù)計(jì)劃等，記錄養(yǎng)護(hù)工作的目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間安排等。2.養(yǎng)護(hù)實(shí)施檔案：涵蓋養(yǎng)護(hù)作業(yè)記錄、巡查記錄、維修記錄、更換記錄等，詳細(xì)記載養(yǎng)護(hù)工作的具體實(shí)施過程。3.檢測報(bào)告檔案：如設(shè)備檢測報(bào)告、結(jié)構(gòu)檢測報(bào)告、性能檢測報(bào)告等，反映養(yǎng)護(hù)對象的技術(shù)狀況和檢測結(jié)果。4.物資檔案：涉及養(yǎng)護(hù)所需的各類物資采購、入庫、出庫、庫存等記錄，確保物資管理的規(guī)范有序。5.人員檔案：包含參與養(yǎng)護(hù)工作的人員基本信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄等，為人員管理提供依據(jù)。6.安全檔案：如安全檢查記錄、事故處理記錄、安全培訓(xùn)資料等，保障養(yǎng)護(hù)工作的安全進(jìn)行。（二）編號規(guī)則采用“年份+類別代碼+流水號”的編號方式。例如：2023YHJH00l，其中“2023”表示年份，“YHJH”表示養(yǎng)護(hù)計(jì)劃類別代碼，“001”為流水號。具體類別代碼如下：1.養(yǎng)護(hù)計(jì)劃：YHJH2.養(yǎng)護(hù)實(shí)施：YHS3.檢測報(bào)告：JCBG4.物資：WZ5.人員：RY6.安全：AQ四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保在養(yǎng)護(hù)工作過程中及時(shí)、準(zhǔn)確地收集各類相關(guān)文件和資料。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、視頻等多種形式，確保信息的全面性。3.對于外來文件，如上級部門的通知、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和登記。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，并編制相應(yīng)的目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保整齊、牢固；對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名規(guī)范。4.對于照片和視頻資料，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)木庉嫼驼?。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門在完成檔案資料的整理后，應(yīng)及時(shí)移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過的檔案按照分類和編號順序進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案索引。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同檔案的保管期限：1.永久性檔案：涉及公司重大決策、長期規(guī)劃、重要資產(chǎn)信息等檔案，應(yīng)永久保存。2.長期檔案：一般為10年以上，包括年度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、重要設(shè)備的檢測報(bào)告、關(guān)鍵人員檔案等。3.短期檔案：保存期限為110年，如月度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、一般性維修記錄等。（三）保管要求1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，防止霉變、損壞；對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場所，查閱檔案需經(jīng)授權(quán)并進(jìn)行登記。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員需在檔案管理部門辦理借閱登記，領(lǐng)取檔案，并承諾遵守檔案借閱規(guī)定。4.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行逐份審查，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎紙質(zhì)檔案、刪除電子檔案等，并確保銷毀過程的可追溯性。4.銷毀完成后，在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的分段養(yǎng)護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和共享。2.通過信息化手段提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，減少人工操作誤差，提升檔案管理的規(guī)范化水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：支持多種格式的檔案資料錄入，包括文字、圖片、音頻、視頻等，并能自動生成相應(yīng)的電子目錄。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速查詢，方便用戶獲取所需檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案的安全性和保密性。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為養(yǎng)護(hù)工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）數(shù)據(jù)安全保障1.采用安全可靠的服務(wù)器和存儲設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的存儲安全。2.建立數(shù)據(jù)加密機(jī)制，對重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程