文化站檔案制度一、總則（一）目的為加強文化站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文化事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文化站全體工作人員在各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文化站檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映文化站的工作活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，避免遺漏。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善文化站檔案管理制度。2.集中統(tǒng)一管理文化站各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀和統(tǒng)計。5.對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的管理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案安全。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.積極開展檔案編研工作，為文化站各項工作提供服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)文件、指示、通知等。2.文化站工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.各類文化活動方案、通知、節(jié)目單、照片、錄像等。4.文化站設(shè)施設(shè)備的采購、維修、使用記錄等。5.文化站人員的人事檔案、考核記錄等。6.文化站與社會各界的往來文件、合同、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行收集，確保檔案的完整性。3.對重要檔案應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進行分類。2.編號：對每一類檔案進行編號，便于管理和查詢。3.裝訂：將零散的檔案材料進行裝訂，保持檔案的整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、防蟲藥品、滅火器等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括文化站的重要歷史文件、法規(guī)性文件、重要會議記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括文化站的一般性文件、業(yè)務(wù)活動記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時性文件、一般性報表等。（四）檔案的清點與核對1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.文化站工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.社會各界因研究、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。（三）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注。（四）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等。2.經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制檔案。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制質(zhì)量。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)文化站領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立文化站檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息的錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息的存儲：采用安全可靠的存儲設(shè)備，對電子檔案進行備份和存儲。3.檔案信息的檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。4.檔案信息的利用：通過網(wǎng)絡(luò)平臺，為文化站工作人員和社會各界提供檔案信息服務(wù)。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能