中學(xué)檔案查閱制度一、總則（一）目的中學(xué)檔案是學(xué)校在教育教學(xué)、管理活動(dòng)以及其他各項(xiàng)工作中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。建立健全檔案查閱制度，旨在規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校工作中的重要作用，為學(xué)校的決策、教學(xué)研究、教育管理等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工、學(xué)生以及因工作需要查閱本校檔案的校外單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及教育行政部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理和查閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案的安全與保密，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性。3.服務(wù)利用原則：以服務(wù)學(xué)校工作和師生需求為宗旨，在確保檔案安全的前提下，積極為查閱者提供便捷、高效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案庫房、檔案柜、防火防盜防潮防蟲等設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全適宜。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)全校各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.檔案保管與維護(hù)：妥善保管檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全。3.檔案查閱服務(wù)：按照本制度規(guī)定，為查閱者提供檔案查閱服務(wù)，辦理查閱手續(xù)，登記查閱情況，解答查閱過程中的疑問。4.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為學(xué)校檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。5.檔案信息化建設(shè)：積極推進(jìn)檔案信息化工作，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理效率和利用水平。三、檔案查閱范圍（一）教職員工查閱范圍1.教學(xué)工作：與本人教學(xué)任務(wù)相關(guān)的教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)總結(jié)、學(xué)生成績冊、教學(xué)研究資料等。2.教育管理：本人參與的學(xué)生管理工作記錄、班級(jí)管理資料、學(xué)生獎(jiǎng)懲情況等。3.個(gè)人人事檔案：本人的入職材料、職稱評(píng)定材料、考核評(píng)價(jià)材料、培訓(xùn)記錄等。4.學(xué)校行政事務(wù)：與本人工作職責(zé)相關(guān)的學(xué)校行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等，用于了解學(xué)校整體工作安排和決策依據(jù)，以便更好地開展工作。（二）學(xué)生查閱范圍1.學(xué)籍檔案：個(gè)人基本信息、入學(xué)注冊記錄、學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍變動(dòng)記錄等，用于了解自己在學(xué)校的學(xué)習(xí)歷程和綜合表現(xiàn)。2.綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案：品德發(fā)展、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐等方面的評(píng)價(jià)材料，幫助學(xué)生全面了解自己的綜合素質(zhì)發(fā)展情況，為個(gè)人成長和升學(xué)提供參考。（三）校外單位或個(gè)人查閱范圍1.因工作需要：相關(guān)教育行政部門、兄弟學(xué)校等單位因工作調(diào)研、經(jīng)驗(yàn)交流、合作辦學(xué)等原因，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后，可查閱與工作相關(guān)的檔案資料。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在與申請事項(xiàng)直接相關(guān)的范圍內(nèi)，不得查閱涉及學(xué)校機(jī)密或個(gè)人隱私的檔案。2.司法機(jī)關(guān)等依法查閱：司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要，依照法定程序查閱學(xué)校相關(guān)檔案時(shí)，學(xué)校應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。查閱范圍和程序按照國家法律法規(guī)和相關(guān)司法文書的要求執(zhí)行。四、檔案查閱程序（一）查閱申請1.教職員工查閱：本人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、目的、時(shí)間段等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.學(xué)生查閱：學(xué)生本人或其監(jiān)護(hù)人填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱檔案的具體內(nèi)容和用途，經(jīng)班主任簽字確認(rèn)后，交檔案管理部門。3.校外單位或個(gè)人查閱：查閱單位或個(gè)人應(yīng)提前向?qū)W校提交查閱申請函，詳細(xì)說明查閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。申請函經(jīng)學(xué)校辦公室審核同意后，轉(zhuǎn)檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（二）申請審核檔案管理部門收到查閱申請后，對(duì)申請內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核查閱目的是否合理、查閱范圍是否符合規(guī)定、申請手續(xù)是否齊全等。對(duì)于不符合要求的申請，及時(shí)與申請人溝通，說明原因并要求補(bǔ)充或修改申請材料。（三）查閱登記審核通過后，檔案管理人員對(duì)查閱申請人的基本信息、查閱檔案的類別和數(shù)量、查閱時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《檔案查閱登記表》。登記表應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、單位（或班級(jí)）、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱用途、歸還日期等內(nèi)容。（四）檔案提供檔案管理人員根據(jù)查閱申請，在檔案庫房中查找并提取相關(guān)檔案，交查閱人在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。對(duì)于珍貴或易損檔案，一般提供復(fù)印件，確需查閱原件的，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，并嚴(yán)格限制查閱時(shí)間和范圍。（五）查閱歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無損壞或涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究查閱人的責(zé)任。核對(duì)無誤后，在《檔案查閱登記表》上記錄檔案歸還情況。五、檔案查閱要求（一）查閱場所要求檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱室進(jìn)行，查閱室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，不得在查閱室內(nèi)吸煙、飲食、大聲喧嘩等。查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的桌椅、照明設(shè)備等，方便查閱人使用。（二）查閱行為規(guī)范1.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得隨意翻閱、抽取、涂改、污損、撕毀檔案材料，不得在檔案上圈點(diǎn)、批注、加字、減字等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。2.查閱人不得擅自將檔案帶出查閱室，確因工作需要暫時(shí)帶出的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保檔案完好無損。3.查閱人在查閱過程中如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員提出，不得自行處理或隱瞞不報(bào)。4.查閱工作結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案整理整齊，放回指定位置，不得隨意亂放。（三）特殊檔案查閱規(guī)定1.涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等特殊檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，限制查閱范圍和知曉人員。查閱人必須與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.對(duì)于歷史悠久、價(jià)值珍貴的檔案，如需查閱原件，應(yīng)提前制定詳細(xì)的查閱方案，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員全程陪同查閱，并采取必要的保護(hù)措施，確保檔案安全。六、檔案查閱監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查查閱手續(xù)是否齊全、查閱行為是否規(guī)范、檔案歸還是否及時(shí)等。同時(shí)，接受學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門和師生的監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)查閱行為及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自擴(kuò)大查閱范圍、泄露檔案機(jī)密、損壞或丟失檔案等行為，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理，并責(zé)令其采取措施挽回?fù)p失。2.對(duì)于因違規(guī)查閱行為給學(xué)校或他人造成重大損失或不良影響的，依法追究相關(guān)人員責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。（三）考核評(píng)價(jià)將檔案查閱制度的執(zhí)行情況納入學(xué)校對(duì)各部門和教職員工的考核評(píng)價(jià)體系。對(duì)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度、積極配合檔案管理工作的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反制度規(guī)定、工作不力的部門和個(gè)人，在績效考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)等方面予以扣分或一票否決。七、檔案數(shù)字化查閱（一）數(shù)字化檔案建設(shè)學(xué)校應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將各類檔案資料進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新、同步管理，確保兩者內(nèi)容一致、準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，要加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露或損壞。（二）數(shù)字化查閱流程1.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)檔案查閱范圍和人員職責(zé)，為不同用戶設(shè)置相應(yīng)的電子檔案查閱權(quán)限。通過電子檔案管理系統(tǒng)，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案的訪問級(jí)別，確保檔案信息安全。2.申請查閱：用戶通過電子檔案管理系統(tǒng)提交查閱申請，注明查閱檔案的類別、目的等信息，經(jīng)審核通過后，獲取相應(yīng)的查閱權(quán)限。3.在線查閱：用戶在權(quán)限范圍內(nèi)，通過電子檔案管理系統(tǒng)在線查閱所需檔案資料。系統(tǒng)應(yīng)提供便捷的檢索功能，方便用戶快速定位和查找檔案信息。同時(shí)，對(duì)查閱操作進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。4.下載打?。喝缧柘螺d或打印檔案資料，用戶應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的格式和權(quán)限進(jìn)行操作。下載或打印的檔案應(yīng)注明出處和使用范圍，確保檔案信息的合法使用。5.查閱結(jié)束：查閱結(jié)束后，用戶應(yīng)及時(shí)退出電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄查閱結(jié)束時(shí)間。檔案管理部門定期對(duì)電子檔案查閱記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，評(píng)估檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。