檔案館管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案館對(duì)全公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則保證檔案內(nèi)容的全面性和系統(tǒng)性，涵蓋公司/組織運(yùn)營的各個(gè)方面。4.保密性原則對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)方便查閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案館，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、征集公司/組織各部門及員工形成的各類檔案資料，進(jìn)行整理、分類、編目和上架。3.做好檔案的安全保管工作，配備必要的保管設(shè)施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷毀失去保存價(jià)值的檔案。5.開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，定期向檔案館移交。3.配合檔案館做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括章程、協(xié)議、批復(fù)、證書等。2.公司/組織經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的文件材料，如合同、計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表等。3.公司/組織生產(chǎn)、技術(shù)、科研等方面形成的文件材料，如工藝文件、科研報(bào)告、技術(shù)圖紙等。4.公司/組織行政管理工作中形成的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、通知、請示、批復(fù)等。5.公司/組織黨群工作中形成的文件材料，如黨組織文件、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。6.公司/組織員工人事檔案，包括員工履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。7.公司/組織財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.公司/組織其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案整理要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案館。3.人事檔案應(yīng)在員工離職后及時(shí)歸檔。4.其他專門檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案收集責(zé)任人對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案館。3.檔案館接收檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)和整理，確保檔案的質(zhì)量符合要求。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度分類，再按機(jī)構(gòu)分類，最后按保管期限分類。2.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理。3.人事檔案根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，分為履歷類、自傳類、考核類、獎(jiǎng)懲類、培訓(xùn)類等類別。4.其他專門檔案根據(jù)檔案的專業(yè)特點(diǎn)，采用相應(yīng)的分類方法進(jìn)行整理。（三）編號(hào)與編目1.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息，以便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案上架1.按照檔案編號(hào)順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行確定。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的日常管理和安全檢查。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.銷毀清冊經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息。（二）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索體系，包括紙質(zhì)目錄檢索、電子目錄檢索等方式。2.編制檔案檢索工具，如全宗指南、分類目錄、專題目錄、人名索引等，方便用戶查找檔案。3.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)，嚴(yán)格按照檔案利用的相關(guān)規(guī)定和程序辦理利用手續(xù)。2.方便快捷，提高檔案利用效率，滿足公司/組織和社會(huì)各界對(duì)檔案的利用需求。3.確保安全，在檔案利用過程中，嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全和機(jī)密。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱本公司/組織檔案。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案館查閱。填寫檔案查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案館指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館。如