醫(yī)院檔案制度范本一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工。（三）檔案定義醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學、科研、管理等活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由醫(yī)院綜合檔案室歸口管理全院檔案。2.真實性原則：確保檔案內容真實可靠，如實反映醫(yī)院各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理醫(yī)院在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便醫(yī)院各部門和人員對檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院各類檔案，對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和檢索等工作。3.負責檔案信息化建設，建立和維護醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡化查詢利用。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為醫(yī)院各項工作提供檔案信息服務，編制檔案參考資料，積極參與醫(yī)院的編史修志工作。5.對醫(yī)院各科室、部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織檔案人員的業(yè)務培訓。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應熱愛檔案工作，忠于職守，具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉醫(yī)院業(yè)務工作。2.負責檔案的日常管理工作，嚴格按照檔案管理程序和操作規(guī)范進行檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全完整，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案信息化建設，熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。5.負責向醫(yī)院各科室、部門提供檔案查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤催還工作。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施銷毀，并做好銷毀記錄。（三）各科室、部門兼職檔案員職責1.負責本科室、部門檔案的收集、整理、分類和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全完整。2.按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定，定期將本科室、部門整理好的檔案移交醫(yī)院綜合檔案室歸檔。3.協(xié)助醫(yī)院綜合檔案室開展檔案的查閱、借閱等利用工作，提供相關檔案信息。4.負責本科室、部門檔案的日常保管和安全保密工作，對損壞或丟失的檔案及時報告并采取相應措施。5.接受醫(yī)院綜合檔案室的業(yè)務指導和培訓，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括醫(yī)院行政事務管理、人事管理、財務管理、后勤管理、醫(yī)療質量管理、科研教學管理等方面形成的文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務類：包括醫(yī)療技術操作規(guī)范、病歷、護理記錄、檢查檢驗報告、手術記錄、會診記錄、醫(yī)療糾紛處理等方面形成的文件材料。4.教學科研類：包括教學計劃、教學大綱、教案、課件、學生實習材料、科研項目申報書、科研成果鑒定材料、學術論文等方面形成的文件材料。5.基建后勤類：包括醫(yī)院基本建設項目的規(guī)劃、設計、施工、驗收等方面形成的文件材料，以及后勤保障工作中涉及的物資采購、設備管理、水電暖供應等方面形成的文件材料。6.設備儀器類：包括醫(yī)院設備儀器的購置、驗收、安裝調試、使用維護、報廢等方面形成的文件材料。7.聲像檔案類：包括醫(yī)院在醫(yī)療、教學、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案類：包括醫(yī)院各部門通過計算機系統(tǒng)生成的電子文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）收集要求1.各科室、部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本科室、部門在各項工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應符合檔案保管要求。3.對重要文件材料應及時收集，實行跟蹤收集制度，確保重要文件不遺漏。4.電子文件應按照相關標準進行收集，確保其真實性、完整性和可讀性。同時，應做好電子文件的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域和內容性質，將醫(yī)院檔案分為黨群工作類檔案、行政管理類檔案、醫(yī)療業(yè)務類檔案、教學科研類檔案、基建后勤類檔案、設備儀器類檔案、聲像檔案類和電子檔案類等一級類目。在一級類目下，根據(jù)檔案的具體內容和特點，進一步細分二級類目和三級類目。2.組卷：將具有內在聯(lián)系的文件材料組合成案卷。組卷時應注意文件材料的數(shù)量適中，厚度均勻，便于裝訂和保管。3.排列：按照檔案的分類體系和時間順序，對案卷進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.編號：對每一卷案進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的查找和管理。5.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。目錄應準確反映檔案的內容和排列順序，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.各科室、部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交醫(yī)院綜合檔案室。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，做到分類準確、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。2.檔案應裝訂整齊，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.歸檔的檔案應編制詳細的移交清單，清單一式兩份，一份由移交科室、部門留存，一份由醫(yī)院綜合檔案室保存。移交清單應包括檔案的類別、數(shù)量、起止時間等內容。（三）移交程序1.各科室、部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，經(jīng)本科室、部門負責人審核簽字后，將檔案移交醫(yī)院綜合檔案室。2.醫(yī)院綜合檔案室檔案管理人員對移交的檔案進行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交科室、部門溝通解決。核對驗收無誤后，雙方在移交清單上簽字確認。3.醫(yī)院綜合檔案室對接收的檔案進行登記入庫，按照檔案管理規(guī)定進行妥善保管。五、檔案的保管（一）保管場所1.醫(yī)院應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案應按照分類體系進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.檔案應排列整齊，上架存放，不得隨意堆放。檔案密集架應定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.對電子檔案應進行備份保管，備份存儲介質應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。5.檔案管理人員應定期對檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況應及時報告并采取相應措施。（三）保管期限1.醫(yī)院檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括醫(yī)院的重要規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、重要人事任免、財務決算等文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括醫(yī)院的一般性業(yè)務文件、教學科研成果、基建項目資料等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括醫(yī)院的一般性事務文件、臨時性工作記錄等。（四）檔案鑒定1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作由醫(yī)院綜合檔案室牽頭，組織相關科室、部門的人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應按照檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清單，經(jīng)醫(yī)院分管領導批準后，由醫(yī)院綜合檔案室組織銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等內容。六、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內部各科室、部門因醫(yī)療、教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院批準，可查閱、借閱醫(yī)院相關檔案。3.個人因特殊原因，經(jīng)醫(yī)院批準，可查閱本人的部分檔案。（二）利用方式1.查閱：醫(yī)院內部人員查閱檔案，可直接到醫(yī)院綜合檔案室進行查閱。查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息。檔案管理人員應根據(jù)查閱登記表提供相應的檔案，并在現(xiàn)場進行監(jiān)督查閱。2.借閱：醫(yī)院內部人員借閱檔案，應填寫借閱申請表，經(jīng)本科室、部門負責人審核簽字后，報醫(yī)院綜合檔案室審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案，應出具單位介紹信，經(jīng)醫(yī)院分管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過一周，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。3.復制：因工作需要，可對檔案進行復制。復制檔案應填寫復制申請表，經(jīng)醫(yī)院綜合檔案室審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋醫(yī)院綜合檔案室印章，以保證其真實性和有效性。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標記等。2.查閱、借閱檔案人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。如需引用檔案內容，應注明出處。3.查閱、借閱檔案人員應按時歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.醫(yī)院綜合檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄，以便統(tǒng)計和查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡化查詢利用和自動化管理。2.提高檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案服務質量。3.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、管理等各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對醫(yī)院現(xiàn)有的紙質檔案和電子檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內容轉化為電子數(shù)據(jù)，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：建立涵蓋檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等全過程的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。3.檔案信息資源共享：通過醫(yī)院內部網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為醫(yī)院各部門和人員提供檔案信息共享服務。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應遵循相關標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質量。數(shù)字化檔案應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案管理信息系