一、目的為規(guī)范公司非生產性物資的采購、使用、保管及處置流程，優(yōu)化資源配置，降低運營成本，提升物資使用效率，結合公司實際運營需求，特制定本管理規(guī)范。二、適用范圍本規(guī)范適用于公司各職能部門、后勤保障部門及下屬單位的非生產性物資管理工作。非生產性物資指不直接參與產品生產過程，主要用于辦公、后勤服務、行政保障等領域的物資，包括但不限于辦公文具、辦公設備（電腦、打印機等）、清潔用品、勞保用品（非生產崗位使用）、會議物資、接待用品等。三、職責分工（一）行政部（綜合管理部）作為非生產性物資的統(tǒng)籌管理部門，負責制定物資管理細則、建立物資臺賬、統(tǒng)籌庫存管理、組織定期盤點；協(xié)調解決物資管理中的跨部門問題，監(jiān)督各部門物資使用合規(guī)性。（二）采購部根據(jù)經(jīng)審批的物資需求計劃，開展采購工作；篩選優(yōu)質供應商，建立供應商檔案并動態(tài)更新；執(zhí)行比價、招標等采購流程，確保物資質量達標、價格合理；負責采購合同的簽訂與履約管理。（三）使用部門結合實際工作需求，提報合理的物資申購計劃；參與到貨物資的驗收工作，確保物資符合需求標準；負責本部門領用物資的日常使用、維護與保管，及時反饋閑置或損壞物資信息；配合管理部門開展盤點、調劑等工作。（四）財務部負責非生產性物資的成本核算與資金支付管理；監(jiān)督采購資金使用合規(guī)性，審核采購發(fā)票與驗收單據(jù)的一致性；參與物資盤點工作，核對賬實數(shù)據(jù)，監(jiān)督報廢物資的處置收入入賬情況。四、管理流程（一）需求計劃與申購1.需求提報：各部門需結合年度工作計劃、物資消耗規(guī)律及庫存情況，于每月固定日期前提報次月物資需求計劃（格式見附件1）。需求計劃應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計使用時間及用途，特殊物資需附詳細需求說明（如專業(yè)辦公設備的技術參數(shù)）。2.分級審批：單批申購金額在小額標準以內的，由部門負責人審批；申購金額超過小額標準但低于大額標準的，需經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批；申購金額達到或超過大額標準的，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過。審批過程中，若發(fā)現(xiàn)需求不合理（如重復申購、超標準配置），審批人有權退回并要求重新提報。（二）采購管理1.供應商選擇：采購部應從合格供應商名錄中選擇合作方，名錄外供應商需經(jīng)資質審核（營業(yè)執(zhí)照、質量認證、售后服務能力等）后納入備選。對于批量采購或高價值物資，需至少選取3家供應商進行比價，必要時組織招標（如年度辦公設備集采）。2.合同與履約：采購合同應明確物資規(guī)格、數(shù)量、質量標準、交貨期、驗收方式、付款條件及違約責任。采購部需跟蹤交貨進度，若出現(xiàn)延期、質量不符等問題，及時與供應商協(xié)商解決或啟動違約追責。（三）驗收與入庫1.到貨驗收：物資到貨后，采購部通知使用部門、倉庫管理員共同驗收。驗收內容包括：物資數(shù)量與申購計劃是否一致、外觀是否完好、質量是否符合約定標準（如辦公設備需通電測試功能）。驗收合格的，填寫《物資驗收單》（附件2），三方簽字確認；驗收不合格的，由采購部協(xié)調退換貨或索賠。2.入庫管理：倉庫管理員憑《物資驗收單》辦理入庫手續(xù)，登記《物資臺賬》（附件3），注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應商等信息。對于貴重物資（如筆記本電腦、打印機），需單獨建立《貴重物資管理臺賬》，記錄使用人、領用時間等信息。（四）領用與發(fā)放1.領用申請：使用部門需填寫《物資領用單》（附件4），注明領用物資名稱、數(shù)量、用途及領用人，經(jīng)部門負責人審批后交倉庫。2.發(fā)放管理：倉庫管理員根據(jù)《物資領用單》發(fā)放物資，原則上“按需發(fā)放、以舊換新”（如打印機墨盒、辦公桌椅等易損耗或高價值物資）。發(fā)放后，及時更新《物資臺賬》，確保賬物一致。3.特殊物資管理：對于需長期使用的固定資產類物資（如電腦、投影儀），行政部需建立《固定資產使用臺賬》，跟蹤使用人、使用狀態(tài)，每半年核對一次使用情況，避免閑置或私用。（五）日常管理與盤點1.庫存管理：倉庫應實行“先進先出”原則，定期整理庫存，對臨近保質期的物資（如清潔用品、辦公用品）優(yōu)先發(fā)放；保持倉庫環(huán)境整潔，做好防潮、防火、防盜措施。2.使用維護：使用部門應指定專人負責物資管理，督促員工愛護物資，定期維護辦公設備（如電腦系統(tǒng)更新、打印機硒鼓更換）；若物資損壞，應及時報行政部維修，無法維修的按報廢流程處理。3.定期盤點：行政部每季度組織一次全面盤點，倉庫管理員、使用部門、財務部共同參與，核對《物資臺賬》與實際庫存，填寫《盤點報告》（附件5）。若出現(xiàn)盤盈、盤虧，需分析原因，落實責任，報分管領導審批后調整賬目。4.閑置調劑：各部門閑置的物資（如閑置辦公椅、多余文具）應及時報行政部，由行政部在公司內部發(fā)布調劑信息，優(yōu)先調撥給有需求的部門，減少重復采購。（六）報廢與處置1.報廢申請：物資因使用年限到期、嚴重損壞或技術淘汰需報廢時，使用部門填寫《物資報廢申請表》（附件6），說明報廢原因、物資現(xiàn)狀，附相關證明（如維修記錄、檢測報告），經(jīng)部門負責人、行政部、財務部審核后，報分管領導審批。2.處置管理：報廢物資由行政部統(tǒng)一處置，可通過變賣、捐贈等方式處理，處置收入全額上繳財務部。處置過程需留存記錄（如變賣合同、捐贈回執(zhí)），以備審計核查。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查行政部聯(lián)合財務部每半年開展一次物資管理專項檢查，重點檢查申購合理性、采購合規(guī)性、庫存管理規(guī)范性及報廢處置流程。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，出具《整改通知書》（附件7），責令責任部門限期整改。（二）考核獎懲1.處罰措施：對存在虛報需求、私自處置物資、浪費現(xiàn)象的部門或個人，視情節(jié)輕重給予通報批評、扣減部門績效分、個人績效獎金等處罰；涉嫌違紀的，移交紀檢部門處理。2.獎勵機制：對物資管理規(guī)范、節(jié)約成效顯著的部門，在年度評優(yōu)中優(yōu)先考慮；對提出合理化建議（如優(yōu)化采購方案、閑置物資調劑）并產生效益的個人，給予表彰和獎勵。六、附則1.本規(guī)范由行政部負責解釋，