日常行政事務(wù)處理規(guī)范模板一、適用范圍與場(chǎng)景本規(guī)范適用于各類組織（企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等）行政管理部門，用于指導(dǎo)日常行政事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理。具體場(chǎng)景包括：會(huì)議組織與記錄、文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)、辦公用品申領(lǐng)與管理、訪客接待與登記、員工差旅安排等。通過(guò)規(guī)范流程，保證行政事務(wù)高效、有序進(jìn)行，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，提升行政管理質(zhì)量。二、核心事務(wù)處理流程（一）會(huì)議組織與記錄規(guī)范會(huì)議發(fā)起與審批需求部門/人員根據(jù)工作需要提出會(huì)議申請(qǐng)，填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》（含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、所需物料等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政管理部門。行政管理部門根據(jù)會(huì)議重要性、場(chǎng)地資源統(tǒng)籌安排，必要時(shí)需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議通知發(fā)布審批通過(guò)后，行政管理部門提前1-2個(gè)工作日通過(guò)郵件、辦公系統(tǒng)或書面形式發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及注意事項(xiàng)（如是否攜帶材料、是否需要簽到等）。會(huì)議準(zhǔn)備行政管理部門提前布置會(huì)場(chǎng)，調(diào)試投影、音響、話筒等設(shè)備，準(zhǔn)備會(huì)議資料、簽到表、飲用水等物料。如需線上會(huì)議，提前測(cè)試會(huì)議軟件（如騰訊會(huì)議、Zoom等），告知參會(huì)人員會(huì)議及密碼。會(huì)議召開與記錄參會(huì)人員提前10分鐘簽到，按指定就座；主持人宣布會(huì)議紀(jì)律，按議程主持會(huì)議。指定記錄人（通常為行政人員或會(huì)議發(fā)起部門人員）全程記錄會(huì)議要點(diǎn)、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)及行動(dòng)項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限）。會(huì)議紀(jì)要與歸檔會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，按權(quán)限分發(fā)至參會(huì)人員及存檔部門。會(huì)議資料（通知、簽到表、紀(jì)要、演示材料等）由行政管理部門統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于2年。（二）文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)規(guī)范文件接收行政人員通過(guò)郵件、快遞、現(xiàn)場(chǎng)遞交等方式接收文件，核對(duì)文件名稱、份數(shù)、密級(jí)（如無(wú)密級(jí)標(biāo)注，默認(rèn)為普通文件）及發(fā)送單位信息，確認(rèn)無(wú)誤后簽收。文件登記當(dāng)日將接收文件錄入《文件收發(fā)登記表》（含收文日期、文號(hào)/編號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、收文部門、經(jīng)辦人、簽收人、處理狀態(tài)等），保證信息準(zhǔn)確完整。文件擬辦與批辦普通文件由行政人員根據(jù)內(nèi)容分送至相關(guān)部門處理；重要文件或涉密文件需報(bào)請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批示擬辦意見。承辦部門收到文件后，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)明確處理責(zé)任人及時(shí)限，并反饋至行政人員。文件承辦與催辦承辦人按批示意見處理文件，需跨部門協(xié)作的，主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)；行政人員定期跟蹤文件處理進(jìn)度，對(duì)臨近時(shí)限未辦結(jié)的文件進(jìn)行催辦。文件歸檔文件處理完畢后，承辦部門將原件及處理結(jié)果（如批示、回復(fù)材料等）交還行政管理部門，由行政人員按年度、類別整理歸檔，電子版同步存入指定服務(wù)器文件夾。（三）辦公用品申領(lǐng)與管理規(guī)范需求提出員工根據(jù)工作需要填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（含申領(lǐng)日期、部門、申領(lǐng)人、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、用途等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政管理部門。審核與采購(gòu)行政人員匯總申領(lǐng)需求，核對(duì)庫(kù)存情況（常用辦公用品需建立《庫(kù)存臺(tái)賬》，記錄入庫(kù)、出庫(kù)、結(jié)余數(shù)量），對(duì)庫(kù)存不足或特殊物品（如專業(yè)設(shè)備）制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃按組織采購(gòu)流程執(zhí)行（小額采購(gòu)由行政管理部門審批，大額采購(gòu)需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批并按招標(biāo)/比價(jià)流程辦理），保證采購(gòu)合規(guī)、性價(jià)比合理。發(fā)放與登記物品入庫(kù)后，行政人員核對(duì)采購(gòu)清單與實(shí)物，確認(rèn)無(wú)誤后登記入庫(kù)；員工憑審批通過(guò)的《辦公用品申領(lǐng)表》領(lǐng)取物品，領(lǐng)用人在《庫(kù)存臺(tái)賬》簽字確認(rèn)。庫(kù)存盤點(diǎn)每月最后一個(gè)工作日，行政人員與財(cái)務(wù)部門共同對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，對(duì)損耗、過(guò)期物品及時(shí)登記報(bào)備并處理。（四）訪客接待與登記規(guī)范訪客預(yù)約外部訪客原則上需提前1個(gè)工作日通過(guò)電話或郵件向被訪部門/人員預(yù)約，說(shuō)明訪客單位、姓名、人數(shù)、事由、到訪及離開時(shí)間等信息；被訪人員確認(rèn)后同步告知行政管理部門。接待準(zhǔn)備行政人員根據(jù)訪客級(jí)別（如普通訪客、重要客戶、上級(jí)單位等）安排接待場(chǎng)地（會(huì)議室、會(huì)客室等），準(zhǔn)備茶水、紙巾、公司宣傳資料等；如需陪同領(lǐng)導(dǎo)，提前與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)時(shí)間。訪客接待訪客到訪時(shí)，前臺(tái)人員主動(dòng)問(wèn)候，核對(duì)預(yù)約信息（與被訪人員確認(rèn)后），引導(dǎo)訪客至指定區(qū)域，通知被訪人員迎接；重要訪客可安排前臺(tái)人員全程陪同。接待過(guò)程中，注意言行得體，遵守保密規(guī)定，不隨意泄露組織內(nèi)部信息。訪客送別與記錄被訪人員或陪同人員送訪客至公司門口或電梯口；前臺(tái)人員填寫《訪客登記表》（含訪客姓名、單位、事由、訪問(wèn)部門/人員、到訪時(shí)間、離開時(shí)間、接待人、聯(lián)系方式等），保證信息完整。每日下班前，行政人員匯總當(dāng)日訪客記錄，電子版存檔備查。（五）員工差旅安排規(guī)范差旅申請(qǐng)員工因公出差需提前填寫《差旅申請(qǐng)表》（含申請(qǐng)人姓名、部門、出差事由、目的地、出發(fā)/返回時(shí)間、交通方式、住宿標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)借金額等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政管理部門。審批與行程安排行政管理部門根據(jù)審批結(jié)果協(xié)助安排差旅行程（如預(yù)訂機(jī)票、車票、酒店等），優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商（保證價(jià)格優(yōu)惠、服務(wù)可靠）；行程確定后及時(shí)反饋給申請(qǐng)人，明確時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)系人信息。差旅執(zhí)行員工按審批行程出差，途中注意人身及財(cái)物安全；如需變更行程，需提前向部門負(fù)責(zé)人及行政管理部門報(bào)備。費(fèi)用報(bào)銷與總結(jié)出差結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理差旅票據(jù)（如交通票、住宿票等，需注明事由及日期），填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷表》，附審批通過(guò)的《差旅申請(qǐng)表》及票據(jù)，按財(cái)務(wù)流程報(bào)銷。重要差旅（如項(xiàng)目洽談、客戶拜訪等），出差人員可提交《差旅總結(jié)報(bào)告》，反饋出差成果及建議，報(bào)部門負(fù)責(zé)人及行政管理部門存檔。三、常用表單模板（一）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分-時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)主持人參會(huì)人員（注明部門及職務(wù)，如：行政部經(jīng)理）記錄人會(huì)議議題1.2.3.發(fā)言要點(diǎn)議題1：?jiǎn)T工匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，目前完成60%，需協(xié)調(diào)技術(shù)部支持…議題2：主管建議調(diào)整會(huì)議頻率…決議事項(xiàng)1.同意項(xiàng)目按原計(jì)劃推進(jìn)，技術(shù)部專員于3日內(nèi)提供支持方案。2.自下月起，部門例會(huì)時(shí)間調(diào)整為每周五下午3:00。行動(dòng)項(xiàng)序號(hào)內(nèi)容負(fù)責(zé)人1提供項(xiàng)目支持方案技術(shù)部專員2更新會(huì)議通知行政助理附件（如：項(xiàng)目進(jìn)度表、會(huì)議PPT等）（二）文件收發(fā)登記表收文日期文號(hào)/編號(hào)文件標(biāo)題密級(jí)收文部門經(jīng)辦人簽收人處理狀態(tài)（待辦/已辦/歸檔）2023-10-08XZ20231008關(guān)于2023年國(guó)慶節(jié)放假安排的通知普通行政部助理經(jīng)理已辦2023-10-09QY20231001項(xiàng)目合作合同機(jī)密市場(chǎng)部主管總監(jiān)待辦（三）辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期部門申領(lǐng)人物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量用途審批人2023-10-10行政部助理A4復(fù)印紙80g包5日常文件打印經(jīng)理2023-10-10市場(chǎng)部專員記號(hào)筆紅色支10會(huì)議演示使用主管（四）訪客登記表訪客姓名單位事由訪問(wèn)部門/人員到訪時(shí)間離開時(shí)間接待人聯(lián)系方式張科技有限公司洽談合作事宜市場(chǎng)部總監(jiān)2023-10-1109:002023-10-1111:30主管李集團(tuán)人力資源部調(diào)研員工福利制度行政部經(jīng)理2023-10-1214:002023-10-1216:00助理1395678（五）差旅申請(qǐng)表申請(qǐng)人姓名部門出差事由目的地出發(fā)時(shí)間返回時(shí)間交通方式住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/晚）預(yù)借金額審批人王銷售部參加行業(yè)展會(huì)上海2023-10-1508:002023-10-1718:00飛機(jī)8005000總監(jiān)趙技術(shù)部客戶現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持廣州2023-10-1609:302023-10-1620:00高鐵6002000經(jīng)理四、執(zhí)行要點(diǎn)與提醒流程合規(guī)性：所有行政事務(wù)處理需嚴(yán)格遵守組織內(nèi)部制度及審批權(quán)限，不得簡(jiǎn)化流程或越權(quán)審批；涉及采購(gòu)、費(fèi)用報(bào)銷等事項(xiàng)，需符合財(cái)務(wù)及審計(jì)要求。信息準(zhǔn)確性：表單填寫需真實(shí)、完整，姓名、日期、數(shù)量等信息不得漏填或錯(cuò)填；電子版與紙質(zhì)版記錄需保持一致。及時(shí)性要求：會(huì)議通知、文件流轉(zhuǎn)、物品申領(lǐng)等事務(wù)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，避免拖延；對(duì)緊急事務(wù)需優(yōu)先處理并實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度。保