企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)操作標準化指南前言為規(guī)范企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)的操作流程，保證各業(yè)務模塊數(shù)據準確、流程高效，特制定本標準化指南。本指南適用于企業(yè)各部門ERP系統(tǒng)日常操作，涵蓋核心業(yè)務場景、操作步驟、模板規(guī)范及風險提示，旨在提升系統(tǒng)使用規(guī)范性，降低操作失誤率，支撐企業(yè)精細化管理和決策。一、適用業(yè)務場景本指南聚焦ERP系統(tǒng)中采購訂單管理模塊的核心操作場景，具體包括但不限于：常規(guī)采購需求執(zhí)行：根據生產計劃或庫存預警，向合格供應商采購原材料/輔料，保證生產連續(xù)性；緊急采購任務處理：因突發(fā)訂單、設備維修等緊急需求，快速完成采購訂單創(chuàng)建與審批，保障業(yè)務及時響應；供應商協(xié)同采購：與長期合作供應商對接，通過系統(tǒng)同步采購需求、確認交貨期，提升供應鏈協(xié)同效率；采購成本控制：通過系統(tǒng)錄入訂單價格、費用等信息，實現(xiàn)采購成本實時監(jiān)控與分析，支持成本優(yōu)化決策。二、標準化操作流程（一）操作前準備權限確認：操作員需具備“采購訂單管理”模塊操作權限（由系統(tǒng)管理員*根據崗位配置）；資料準備：確認采購需求（含物料編碼、數(shù)量、交貨期）、供應商信息（全稱、編碼、聯(lián)系方式）、歷史采購價格參考（如有）；系統(tǒng)檢查：登錄ERP系統(tǒng)，確認網絡穩(wěn)定、模塊功能正常（如無法登錄，及時聯(lián)系IT支持*）。（二）采購訂單創(chuàng)建步驟1：進入采購訂單模塊系統(tǒng)菜單路徑：【供應鏈管理】→【采購管理】→【采購訂單】→【新增訂單】；選擇“訂單類型”（如“標準采購訂單”、“緊急采購訂單”），勾選“是否含稅”（根據采購政策選擇）。步驟2：填寫訂單基礎信息訂單編號：系統(tǒng)自動（規(guī)則：年份+月份+流水號，如202405-001），無需手動修改；供應商信息：輸入供應商編碼或全稱，系統(tǒng)自動帶出供應商地址、聯(lián)系人、開戶行等信息（如供應商信息有誤，需更新供應商主數(shù)據后重試）；采購部門與采購員：選擇對應采購部門（如“生產采購部”）及采購員*（系統(tǒng)根據登錄人權限自動填充，不可跨部門選擇）；訂單日期：默認系統(tǒng)當前日期，可根據實際需求修改（如需追溯歷史訂單，需填寫業(yè)務實際發(fā)生日期）；交貨地址：選擇默認收貨倉庫（如“原材料A倉庫”）或手動輸入具體地址（需與供應商確認）。步驟3：添加物料明細物料信息錄入：“添加物料行”，輸入物料編碼或掃描條形碼，系統(tǒng)自動帶出物料名稱、規(guī)格型號、默認單位、最新采購價格等信息；數(shù)量與單價確認：根據采購需求填寫“采購數(shù)量”，核對“單價”（如需修改歷史價格，需填寫《價格變更申請單》并經采購經理*審批）；交貨期與批次要求：填寫“計劃交貨日期”（需早于生產需求日期3個工作日，緊急采購可縮短至1個工作日），如需分批交貨，勾選“分批交貨”并填寫每批數(shù)量及日期；備注信息：填寫特殊要求（如“需提供材質檢測報告”“優(yōu)先安排海運”等）。步驟4：關聯(lián)采購申請（可選）如采購需求來源于已審批的《采購申請單》，“關聯(lián)申請”按鈕，輸入申請單編號，系統(tǒng)自動帶出申請物料、數(shù)量、用途等信息，避免重復錄入。步驟5：費用與稅金設置費用明細：填寫運輸費、裝卸費、保險費等（需提供費用報價單或合同支持），費用類型選擇“價外費用”或“計入物料成本”；稅金信息：系統(tǒng)根據供應商納稅人類型（一般納稅人/小規(guī)模納稅人）自動計算稅率及稅額，核對“價稅合計”=（物料金額+費用金額）×（1+稅率）。（三）訂單審批與發(fā)送步驟1：提交審批“保存”按鈕，系統(tǒng)自動訂單草稿；根據審批流程（如“采購員→采購主管→財務經理→總經理”），“提交審批”，系統(tǒng)依次推送審批任務至審批人*。步驟2：審批跟進操作員可在【待辦事項】中查看審批進度，如審批被駁回，需根據駁回原因修改訂單（如價格超限、交貨期不合理等）后重新提交；審批通過后，系統(tǒng)自動更新訂單狀態(tài)為“已審批”。步驟3：發(fā)送供應商“發(fā)送供應商”按鈕，選擇發(fā)送方式（系統(tǒng)消息、郵件、EDI對接），系統(tǒng)自動采購訂單PDF版本（含公司蓋章頁，需提前在系統(tǒng)電子簽章）；發(fā)送后，在【已發(fā)送訂單】中跟蹤供應商確認狀態(tài)，要求供應商在2個工作日內反饋“確認”或“異議”（如異議，需協(xié)調采購經理*溝通解決）。（四）訂單執(zhí)行與跟蹤步驟1：收貨確認倉庫收到貨物后，在ERP系統(tǒng)中“收貨管理”，輸入采購訂單編號，核對到貨數(shù)量、質量（如需質檢，關聯(lián)《檢驗報告單》），確認無誤后“確認收貨”，系統(tǒng)更新庫存數(shù)量及訂單狀態(tài)為“部分收貨”/“已收貨”。步驟2：發(fā)票校驗財務收到供應商發(fā)票后，在【發(fā)票管理】中錄入發(fā)票信息，關聯(lián)采購訂單，校驗“發(fā)票金額”與“訂單金額”、“收貨數(shù)量”是否一致（如不一致，聯(lián)系采購員*與供應商溝通補開/紅沖發(fā)票）。步驟3：付款申請發(fā)票校驗通過后，財務在【應付管理】中付款單，關聯(lián)采購訂單及發(fā)票，提交付款審批（流程：財務專員→財務經理→總經理），審批通過后安排付款。三、采購訂單模板參考采購訂單基本信息表字段名稱填寫規(guī)范示例訂單編號系統(tǒng)自動，不可修改202405-001供應商全稱與供應商主數(shù)據一致，全稱填寫科技有限公司供應商編碼系統(tǒng)自動帶出GYS2024001聯(lián)系人供應商主數(shù)據中的默認聯(lián)系人*聯(lián)系方式需與供應商確認，保證暢通采購部門選擇對應部門生產采購部采購員系統(tǒng)根據權限自動填充*訂單日期默認系統(tǒng)當前日期，格式：YYYY-MM-DD2024-05-20交貨地址選擇倉庫或手動填寫詳細地址市區(qū)路1號原材料倉庫訂單狀態(tài)系統(tǒng)自動更新（草稿→已審批→已收貨→已完成）已審批采購訂單物料明細表行號物料編碼物料名稱規(guī)格型號單位采購數(shù)量單價（元）含稅金額（元）稅率價稅合計（元）計劃交貨日期交貨批次1YL001原材料AΦ10mmkg100050.0058,500.0013%66,105.002024-05-251批2YL002輔料B500ml箱200120.0027,120.0013%30,645.602024-05-262批（100箱/批）采購訂單審批信息表審批環(huán)節(jié)審批人*審批意見審批日期制單*-2024-05-20部門審核*（采購主管）同意2024-05-20財務審核趙六*（財務經理）價格符合預算2024-05-21總經理審批周七*同意2024-05-21四、操作關鍵提示（一）數(shù)據準確性規(guī)范物料編碼、供應商編碼需嚴格與主數(shù)據一致，避免因編碼錯誤導致收貨、發(fā)票校驗異常；采購數(shù)量、單價、交貨期需與采購申請或合同一致，數(shù)量保留整數(shù)（如需小數(shù)，需備注說明），單價精確到2位小數(shù)；稅率選擇需根據供應商納稅人類型確認（一般納稅人13%/9%/6%，小規(guī)模納稅人3%/1%），避免稅額計算錯誤。（二）審批流程管理嚴禁越級審批或跳過審批環(huán)節(jié)，如遇特殊情況需越級審批，需在審批意見中注明原因并經原審批人確認；審批人需在1個工作日內完成審批，緊急訂單（標注“加急”字樣）需在4小時內完成，避免延誤業(yè)務。（三）供應商協(xié)同要求訂單發(fā)送前需確認供應商信息（聯(lián)系人、地址、銀行賬戶）準確，避免因信息錯誤導致無法收貨或付款；供應商未在約定時間內確認訂單的，需主動聯(lián)系供應商（電話+郵件雙重確認），并記錄溝通結果，必要時上報采購經理*協(xié)調。（四）異常情況處理延遲交貨：供應商未按計劃交貨日期交貨的，需在系統(tǒng)中更新“預計交貨日期”，并填寫《延遲交貨說明單》，經采購經理*審批后反饋生產部門；數(shù)量差異：收貨數(shù)量與訂單數(shù)量不一致時（短收/溢收），需在系統(tǒng)中填寫《數(shù)量差異報告》，注明差異原因（如運輸損耗、發(fā)貨錯誤），經倉庫主管確認后，由采購員聯(lián)系供應商處理（補貨/退款）；質量問題：收貨物資經檢驗不合格的，需在系統(tǒng)中關聯(lián)《不合格品處理單》，通知供應商退貨或換貨，并跟蹤處理進度，避免不合格物料流入生產環(huán)節(jié)。（五）系統(tǒng)操作安全操作員需妥善保管個人賬號密碼，嚴禁泄露或共用賬號，密碼定期更換（每3個月一次）；離開系統(tǒng)時需“退出登錄”或關閉瀏覽器，避免賬號被他人盜用；如發(fā)覺系統(tǒng)異常（