學(xué)生幫扶建檔立卡檔案管理辦法一、總則為規(guī)范建檔立卡學(xué)生幫扶工作的檔案管理，提升教育幫扶精準(zhǔn)度與服務(wù)效能，依據(jù)《教育脫貧攻堅(jiān)“十三五”規(guī)劃》《家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定辦法》等政策要求，結(jié)合本校學(xué)生幫扶工作實(shí)際，制定本辦法。本辦法適用于本校建檔立卡家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生（含本專科生、研究生）的幫扶檔案管理，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、更新及監(jiān)督等全流程工作。檔案管理遵循“真實(shí)完整、規(guī)范有序、安全保密、動(dòng)態(tài)跟蹤、服務(wù)幫扶”的原則：真實(shí)完整：檔案內(nèi)容如實(shí)反映學(xué)生家庭狀況、幫扶需求及幫扶實(shí)施過程，材料齊全無遺漏；規(guī)范有序：檔案分類清晰、整理科學(xué)，便于檢索與利用；安全保密：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生及家庭隱私，嚴(yán)禁違規(guī)泄露檔案信息；動(dòng)態(tài)跟蹤：隨學(xué)生家庭情況、幫扶措施調(diào)整及時(shí)更新檔案；服務(wù)幫扶：檔案管理服務(wù)于精準(zhǔn)幫扶決策，為優(yōu)化幫扶策略提供依據(jù)。二、檔案內(nèi)容構(gòu)成建檔立卡學(xué)生幫扶檔案為“一人一檔”，包含以下核心內(nèi)容（紙質(zhì)與電子檔案同步管理）：（一）基礎(chǔ)信息類1.學(xué)生及家庭基本信息：含學(xué)生學(xué)籍信息、家庭成員構(gòu)成、家庭住址、聯(lián)系電話（隱去隱私部分）、家庭經(jīng)濟(jì)狀況證明（如扶貧手冊(cè)復(fù)印件、低保證等）；2.家庭致貧原因分析：由班主任或幫扶責(zé)任人結(jié)合家訪、調(diào)研記錄，簡(jiǎn)要分析家庭貧困成因（如因病、因?qū)W、因殘等）。（二）幫扶認(rèn)定類1.幫扶申請(qǐng)材料：學(xué)生（或監(jiān)護(hù)人）填寫的《建檔立卡學(xué)生幫扶申請(qǐng)表》，需附家庭貧困佐證材料；2.認(rèn)定評(píng)議材料：班級(jí)（或院系）幫扶評(píng)議小組的評(píng)議記錄、公示材料（含公示照片、異議處理記錄）；3.認(rèn)定結(jié)論文件：學(xué)校或院系出具的幫扶資格認(rèn)定通知、建檔立卡身份核實(shí)證明。（三）幫扶實(shí)施類1.幫扶方案：針對(duì)學(xué)生個(gè)性化需求制定的幫扶計(jì)劃（如學(xué)業(yè)輔導(dǎo)、生活資助、心理疏導(dǎo)、就業(yè)指導(dǎo)等）；2.幫扶過程記錄：含幫扶措施實(shí)施的時(shí)間、內(nèi)容、參與人員（如學(xué)業(yè)輔導(dǎo)的課程表、輔導(dǎo)記錄；經(jīng)濟(jì)資助的發(fā)放憑證、簽收單；心理輔導(dǎo)的談話記錄、測(cè)評(píng)報(bào)告）；3.幫扶成效反饋：定期（每學(xué)期/學(xué)年）由學(xué)生、班主任或幫扶責(zé)任人填寫的《幫扶成效評(píng)估表》，反映學(xué)生在學(xué)業(yè)、心理、生活等方面的變化。（四）動(dòng)態(tài)跟蹤類1.家庭情況變化記錄：如家庭突發(fā)變故（重病、災(zāi)害等）、收入變化、成員增減的證明材料或說明；2.學(xué)生發(fā)展變化記錄：學(xué)業(yè)成績(jī)波動(dòng)、獲獎(jiǎng)情況、違紀(jì)情況、升學(xué)/就業(yè)意向調(diào)整等相關(guān)材料；3.幫扶調(diào)整記錄：因?qū)W生情況變化而調(diào)整幫扶措施的審批表、新幫扶方案。（五）其他補(bǔ)充類如學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)檔案（社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)記錄）、特殊事件說明（如臨時(shí)困難申請(qǐng)、突發(fā)情況處置記錄）等。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.責(zé)任主體：以班級(jí)（或院系）為單位，班主任（或輔導(dǎo)員）為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)收集本班（或分管學(xué)生）的幫扶檔案材料；2.收集要求：材料需真實(shí)、有效，復(fù)印件需注明“與原件一致”并簽字確認(rèn)；動(dòng)態(tài)材料（如幫扶成效、家庭變化）需及時(shí)收集，原則上事件發(fā)生后15個(gè)工作日內(nèi)完成材料歸檔；電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步采集，確保內(nèi)容一致。（二）檔案整理1.分類排序：按“基礎(chǔ)信息—幫扶認(rèn)定—幫扶實(shí)施—?jiǎng)討B(tài)跟蹤—補(bǔ)充材料”五大類排序，每類內(nèi)按時(shí)間先后（或重要程度）整理；2.編號(hào)歸檔：為每份檔案編制唯一編號(hào)（如“院系代碼+年級(jí)+學(xué)號(hào)+幫扶檔案”），紙質(zhì)檔案裝入統(tǒng)一檔案袋，電子檔案存入學(xué)校幫扶檔案管理系統(tǒng)；3.目錄編制：為每份檔案建立《檔案目錄》，注明材料名稱、頁碼、形成時(shí)間、責(zé)任人，便于檢索。（三）檔案保管1.保管場(chǎng)所：紙質(zhì)檔案：存放于學(xué)校（或院系）專用檔案柜，做到“防火、防潮、防盜、防蟲”，環(huán)境需干燥、通風(fēng)；電子檔案：依托學(xué)?！爸腔蹘头觥毕到y(tǒng)管理，設(shè)置權(quán)限分級(jí)（如管理員、輔導(dǎo)員、幫扶責(zé)任人等不同權(quán)限），定期（每月）進(jìn)行云端備份。2.保管期限：學(xué)生在校期間，檔案永久保管（動(dòng)態(tài)更新）；學(xué)生畢業(yè)（或退學(xué)）后，紙質(zhì)檔案移交學(xué)校綜合檔案室，保管期限為15年（特殊情況可延長(zhǎng)）；電子檔案長(zhǎng)期留存，供幫扶成效分析使用。（四）檔案利用1.利用范圍：僅限學(xué)校幫扶工作領(lǐng)導(dǎo)小組、學(xué)生處、教務(wù)處、班主任、幫扶責(zé)任人等因幫扶工作需要查閱；2.利用程序：內(nèi)部查閱：填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理員審核后查閱，原則上不得帶離保管場(chǎng)所；外部調(diào)閱：如教育主管部門檢查、審計(jì)部門審計(jì)等，需持單位公函及有效證件，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱，且需登記調(diào)閱內(nèi)容、用途；3.利用要求：嚴(yán)禁篡改、偽造檔案，嚴(yán)禁泄露學(xué)生隱私信息，查閱后需及時(shí)歸還并簽字確認(rèn)。（五）檔案更新1.更新周期：每學(xué)期末（或?qū)W年末）集中更新一次，特殊情況（如家庭突發(fā)變故、幫扶措施調(diào)整）需即時(shí)更新；2.更新內(nèi)容：重點(diǎn)更新幫扶成效、家庭經(jīng)濟(jì)變化、學(xué)生發(fā)展動(dòng)態(tài)等材料，確保檔案“實(shí)時(shí)反映學(xué)生現(xiàn)狀”；3.更新流程：班主任（或幫扶責(zé)任人）提交更新材料，檔案管理員審核后錄入系統(tǒng)、替換紙質(zhì)檔案（或補(bǔ)充附件），并在《檔案目錄》中注明更新時(shí)間、內(nèi)容。（六）檔案移交與銷毀1.檔案移交：學(xué)生畢業(yè)（或退學(xué)）時(shí)，紙質(zhì)檔案由院系移交至學(xué)校綜合檔案室，移交時(shí)需填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)；電子檔案由系統(tǒng)自動(dòng)歸檔至學(xué)?！爱厴I(yè)生幫扶檔案庫”；2.檔案銷毀：對(duì)保管期滿、無保存價(jià)值的檔案（如重復(fù)材料、失效證明），由檔案管理員提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校幫扶工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，雙人監(jiān)銷（紙質(zhì)檔案需粉碎，電子檔案需徹底刪除并記錄銷毀過程），銷毀清單永久留存。四、責(zé)任分工（一）職能部門職責(zé)學(xué)生處：統(tǒng)籌全校建檔立卡學(xué)生幫扶檔案管理工作，制定管理制度，監(jiān)督院系檔案管理執(zhí)行情況，維護(hù)電子檔案系統(tǒng)；教務(wù)處：提供建檔立卡學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)、學(xué)業(yè)幫扶（如補(bǔ)課、學(xué)業(yè)預(yù)警）的相關(guān)記錄，配合完善檔案內(nèi)容；財(cái)務(wù)處：提供經(jīng)濟(jì)資助（如助學(xué)金、獎(jiǎng)學(xué)金）的發(fā)放憑證、簽收單，確保資助記錄真實(shí)可查；院系：負(fù)責(zé)本院系建檔立卡學(xué)生檔案的收集、整理、更新，指導(dǎo)班主任開展檔案管理工作，定期向?qū)W生處報(bào)送檔案管理情況。（二）班主任/輔導(dǎo)員職責(zé)作為檔案管理直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)本班（或分管學(xué)生）檔案材料的收集、初審，確保材料真實(shí)、完整；跟蹤學(xué)生幫扶過程，及時(shí)更新檔案動(dòng)態(tài)信息，每學(xué)期末提交《幫扶檔案更新報(bào)告》；配合學(xué)校及院系開展檔案檢查、審計(jì)工作，對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理員職責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，規(guī)范檔案的整理、保管、利用流程；定期檢查檔案保管狀況（紙質(zhì)檔案的防潮、防蟲，電子檔案的備份、權(quán)限管理），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告；對(duì)檔案信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)審批不得向任何單位或個(gè)人提供檔案內(nèi)容。五、監(jiān)督與保障（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：學(xué)校每學(xué)年開展一次檔案管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、規(guī)范性、更新及時(shí)性，檢查結(jié)果納入院系及班主任工作考核；2.隨機(jī)抽查：學(xué)生處會(huì)同紀(jì)檢部門，不定期抽查檔案管理情況，對(duì)檔案造假、信息泄露等違規(guī)行為嚴(yán)肅問責(zé)；3.社會(huì)監(jiān)督：通過校園網(wǎng)、公示欄等渠道公開檔案管理投訴電話，接受師生、家長(zhǎng)及社會(huì)監(jiān)督。（二）保障措施1.人員保障：為院系配備專職（或兼職）檔案管理員，定期（每學(xué)年）開展檔案管理培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力；2.經(jīng)費(fèi)保障：學(xué)校將檔案管理經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，保障檔案柜、信息化設(shè)備、檔案耗材等支出；3.技術(shù)保障：升級(jí)“智慧幫扶”檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案“線上填