會議紀要標準化模板——會議決策與行動項記錄工具一、適用場景說明項目推進會（明確階段性目標、責(zé)任分工與時間節(jié)點）部門周/月度例會（同步工作進展、協(xié)調(diào)資源、部署后續(xù)任務(wù)）跨部門協(xié)調(diào)會（解決職責(zé)交叉問題、明確協(xié)作流程與責(zé)任人）專題研討會（形成結(jié)論性意見、轉(zhuǎn)化為可落地的行動項）年度/季度規(guī)劃會（確定戰(zhàn)略目標、分解任務(wù)到具體執(zhí)行人）通過標準化記錄，保證會議成果可追溯、責(zé)任可明確、執(zhí)行可跟進，避免決策模糊或任務(wù)遺漏。二、標準化使用流程1.會前準備：明確預(yù)留信息載體提前溝通：與會議主持人確認會議主題、核心議程、預(yù)期決策目標，提前梳理需討論的關(guān)鍵議題。準備工具：打印模板空白表或創(chuàng)建電子文檔（建議使用Excel/Word表格形式），預(yù)留“會議基本信息”“討論要點”“決策事項”“行動項記錄”等模塊填寫區(qū)域。人員確認：提前獲取參會人員名單（含缺席人員及原因），記錄人需熟悉模板結(jié)構(gòu)，保證記錄重點突出。2.會中記錄：聚焦核心，區(qū)分“決策”與“行動”基本信息實時填寫：會議開始后，立即記錄會議名稱、日期、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員（用“三、四”等代替真實姓名）、缺席人員及原因、會議主題（簡明扼要，不超過20字）。討論要點提煉：針對每個議題，記錄關(guān)鍵討論意見（非逐字稿），重點標注分歧點、共識點，例如：“關(guān)于A方案，一提出成本過高，二認為效率優(yōu)先，最終共識為優(yōu)先嘗試B方案”。決策事項明確標記：對會議最終確定的結(jié)論性內(nèi)容，單獨列出“決策事項”模塊，需包含“議題”“決策結(jié)論”“依據(jù)說明”，例如：“議題：Q3市場推廣預(yù)算分配；決策結(jié)論：線上推廣占比60%（30萬），線下占比40%（20萬）；依據(jù)說明：上半年線上轉(zhuǎn)化率數(shù)據(jù)優(yōu)于線下”。行動項專項記錄：對需后續(xù)執(zhí)行的任務(wù)，按“行動項記錄表格”逐項填寫，保證“任務(wù)描述”具體可執(zhí)行（避免“盡快推進”“關(guān)注進度”等模糊表述），例如：“任務(wù)描述：完成Q3線上推廣渠道供應(yīng)商篩選（至少3家比價）”。3.會后整理：核對信息，補充細節(jié)24小時內(nèi)完成初稿：根據(jù)會議記錄，整理完整紀要，重點檢查“決策事項”是否與會議結(jié)論一致，“行動項”是否包含“負責(zé)人、截止日期、優(yōu)先級”等核心要素。關(guān)鍵信息確認：對存疑的討論要點或行動項，及時與主持人或相關(guān)責(zé)任人溝通確認，避免信息偏差（例如：“任務(wù)負責(zé)人是否為*五？截止日期是否為9月30日？”）。補充背景與附件：若會議涉及參考資料（如數(shù)據(jù)報表、方案文檔），可在紀要末尾注明“相關(guān)附件：Q2銷售數(shù)據(jù)報表”，保證信息完整。4.分發(fā)與跟進：閉環(huán)管理，保證落地及時分發(fā)：整理完成后，經(jīng)主持人審核無誤，在1個工作日內(nèi)通過企業(yè)內(nèi)部溝通工具（如釘釘、企業(yè)）或郵件分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門抄送人，并標注“請查收會議紀要，行動項請按節(jié)點落實”。建立跟蹤機制：在行動項表格中增加“完成狀態(tài)”列（可選值：未開始/進行中/已完成/延期），每周/每月由記錄人匯總行動項進展，同步給主持人及相關(guān)部門，推動任務(wù)閉環(huán)。三、會議紀要模板（含決策與行動項）（一）會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱[例如：項目Q3目標推進會]會議日期[年月日，星期X]會議時間[上/下午HH:MM-HH:MM]會議地點[會議室A/線上會議]主持人[主持人姓名，如*一]記錄人[記錄人姓名，如*二]參會人員[三、四、*五……（按實際參會人填寫）]缺席人員及原因[六（出差）、七（請假）]會議主題[簡明扼要，如“確定Q3項目目標與分工”]（二）會議主要內(nèi)容1.討論要點（按議題分點記錄）議題1：[議題名稱，如“Q3銷售目標拆解”]關(guān)鍵意見：三提出“華東區(qū)目標應(yīng)上調(diào)10%，基于上半年新增客戶數(shù)據(jù)”；四認為“需考慮市場競爭加劇，建議維持原目標”。分歧點：華東區(qū)目標增幅（10%vs0%）。臨時共識：暫不調(diào)整目標，需在9月前根據(jù)市場反饋評估是否優(yōu)化。議題2：[議題名稱，如“新功能開發(fā)優(yōu)先級”]關(guān)鍵意見：五建議優(yōu)先上線“用戶權(quán)限管理”功能（客戶需求度高）；二提出“數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能需同步開發(fā)，否則影響用戶體驗”。共識：按“用戶權(quán)限管理→數(shù)據(jù)導(dǎo)出→界面優(yōu)化”順序排期。2.決策事項（單獨列出，結(jié)論明確）序號議題名稱決策結(jié)論依據(jù)說明1Q3銷售目標拆解各區(qū)域目標維持Q2水平，總目標5000萬元；華東區(qū)新增客戶數(shù)指標提升15%上半年華東區(qū)新增客戶占比達40%，增長潛力大2新功能開發(fā)優(yōu)先級優(yōu)先級排序：用戶權(quán)限管理（8月上線）→數(shù)據(jù)導(dǎo)出（9月上線）→界面優(yōu)化（10月）客戶需求調(diào)研顯示“權(quán)限管理”需求占比65%3.行動項記錄（核心模塊，需明確“誰、做什么、何時完成”）行動項編號任務(wù)描述負責(zé)人協(xié)助人截止日期優(yōu)先級完成狀態(tài)備注（如所需資源）ACT-001制定華東區(qū)Q3新增客戶15%目標的具體執(zhí)行方案（含渠道、激勵政策）*三*四2023-08-15高未開始需市場部提供歷史渠道數(shù)據(jù)ACT-002完成用戶權(quán)限管理功能需求文檔（含角色定義、操作流程），組織評審會*五*二2023-08-20高進行中邀請產(chǎn)品部、技術(shù)部參與ACT-003收集Q2各區(qū)域銷售數(shù)據(jù)，分析目標達成差距，形成書面報告*四-2023-08-10中已完成抄送主持人及全體參會人四、使用要點提示及時性優(yōu)先：會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成紀要整理，避免信息遺漏或記憶偏差；若遇緊急會議，可先整理核心決策與行動項，再補充細節(jié)。行動項“SMART”原則：任務(wù)描述需符合“具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可達成（Achievable）、相關(guān)性（Relevant）、時限性（Time-bound）”，例如“完成供應(yīng)商篩選”需明確“篩選3家比價，輸出對比表”。責(zé)任到人，避免模糊：行動項“負責(zé)人”必須為具體個人（不可寫“相關(guān)部門”），協(xié)助人僅提供支持，不承擔(dān)主要責(zé)任；截止日期需明確到“日”，避免“月底”“下月初”等模糊表述。跟進機制常