企業(yè)文件檔案管理制度范本一、總則為規(guī)范企業(yè)文件檔案管理工作，確保檔案資源的完整留存、安全防護(hù)及高效利用，結(jié)合《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，制定本管理制度。本制度適用于企業(yè)各部門、分支機(jī)構(gòu)及所屬單位的文件檔案管理活動(dòng)，涵蓋企業(yè)在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)開展、人事管理、技術(shù)研發(fā)等過程中形成的各類文件、資料、記錄（含紙質(zhì)、電子及其他載體形式）。檔案管理遵循“集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、便于利用”的原則，確保檔案真實(shí)反映企業(yè)發(fā)展歷程，為決策、審計(jì)、合規(guī)及歷史追溯提供可靠依據(jù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)企業(yè)設(shè)立檔案管理部門（或指定歸口管理崗位），統(tǒng)籌檔案管理工作：制定并完善檔案管理制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督各部門執(zhí)行；負(fù)責(zé)檔案庫房的規(guī)劃、建設(shè)及日常維護(hù)，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全；指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展文件收集、整理及移交工作，定期組織檔案管理培訓(xùn)；統(tǒng)籌檔案的鑒定、銷毀、利用及數(shù)字化管理，建立檔案檢索體系，提升利用效率。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門為檔案形成的責(zé)任主體，履行以下職責(zé)：明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)文件的日常積累、分類及初步整理；按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門移交已辦結(jié)的文件，確保移交檔案完整、準(zhǔn)確；配合檔案管理部門開展檔案鑒定、利用及追溯工作，提供業(yè)務(wù)背景說明。（三）檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員需具備專業(yè)素養(yǎng)，履行以下職責(zé)：嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的接收、登記、保管及借閱登記；定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等問題及時(shí)處置；維護(hù)檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案信息可查、可用；遵守保密規(guī)定，未經(jīng)審批不得泄露檔案內(nèi)容。三、文件檔案的收集與整理（一）收集范圍企業(yè)檔案涵蓋以下類別（含紙質(zhì)、電子及其他載體）：行政類：企業(yè)章程、股東會(huì)/董事會(huì)決議、管理制度、公文、會(huì)議記錄、證照資質(zhì)等；財(cái)務(wù)類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金往來記錄等；業(yè)務(wù)類：項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研、銷售臺(tái)賬、供應(yīng)商檔案等；人事類：?jiǎn)T工檔案、勞動(dòng)合同、薪酬記錄、培訓(xùn)資料、績(jī)效考核、職稱評(píng)審等；技術(shù)類：產(chǎn)品圖紙、研發(fā)文檔、專利/商標(biāo)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備臺(tái)賬等；其他類：榮譽(yù)證書、宣傳資料、影像記錄、社會(huì)責(zé)任報(bào)告等。（二）收集要求1.及時(shí)性：文件形成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在30個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理并移交檔案管理部門（項(xiàng)目類、專項(xiàng)工作檔案可按階段移交）；2.完整性：移交檔案需包含原件（或具有法律效力的復(fù)制件）、附件、審批記錄等相關(guān)材料，確保內(nèi)容完整；3.準(zhǔn)確性：文件內(nèi)容真實(shí)、表述清晰，格式規(guī)范（電子檔案需確?？烧Ｗx取，無病毒或損壞）。（三）整理流程1.分類：按“年度—部門—類型”三級(jí)分類法，將檔案劃分為不同類別（如“2023年—行政部—公文類”）；2.編號(hào)：為每份檔案分配唯一檔號(hào)（含年度、部門代碼、類型代碼、順序號(hào)），便于檢索；3.裝訂：紙質(zhì)檔案采用線裝或膠裝，確保牢固、整齊，電子檔案按格式要求命名并歸檔；4.編目：建立檔案目錄，注明檔號(hào)、文件名稱、形成日期、保管期限、載體類型等信息，同步錄入檔案管理系統(tǒng)。四、保管與利用（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防磁、防光功能，溫濕度控制在溫度14-24℃、相對(duì)濕度45%-60%；2.配備專用檔案柜（架）、滅火器、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、防磁柜（電子檔案）等設(shè)備；3.電子檔案需定期備份（至少雙份，異地存儲(chǔ)一份），并采用加密技術(shù)確保安全。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年等），具體參照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：永久保管：企業(yè)章程、股權(quán)結(jié)構(gòu)、重大合同、專利/商標(biāo)資料、員工檔案（含離職）等；30年保管：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、年度審計(jì)報(bào)告、中層及以上人員人事檔案等；10年保管：日常公文、月度報(bào)表、普通合同、員工培訓(xùn)記錄等。（三）利用流程1.借閱：內(nèi)部人員借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過15個(gè)工作日，逾期需續(xù)借；2.復(fù)制/查閱：查閱檔案需憑有效證件（工作證、介紹信），如需復(fù)制，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；3.利用限制：涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，需經(jīng)總經(jīng)理（或授權(quán)人）審批后方可利用，且不得外借。五、鑒定與銷毀（一）鑒定周期與主體每5年開展一次檔案鑒定工作，由檔案管理部門牽頭，會(huì)同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)、審計(jì)等組成鑒定小組，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)鑒定小組結(jié)合檔案的“歷史價(jià)值、法律價(jià)值、業(yè)務(wù)價(jià)值”判斷是否銷毀：具有持續(xù)利用價(jià)值的，延長(zhǎng)保管期限；無保存必要的，列入銷毀清單。（三）銷毀流程1.鑒定小組編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案名稱、檔號(hào)、形成日期、保管期限、銷毀原因等，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；2.銷毀時(shí)需有2名以上監(jiān)銷人（檔案管理部門、審計(jì)部門各1人），紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚毀方式，電子檔案需徹底清除數(shù)據(jù)；3.監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，銷毀記錄永久存檔。六、保密與安全（一）保密責(zé)任檔案管理人員及借閱人員需簽訂《檔案保密協(xié)議》，對(duì)知悉的商業(yè)秘密、個(gè)人信息承擔(dān)保密義務(wù)，違規(guī)泄露者依法追究責(zé)任。（二）安全措施1.檔案庫房實(shí)行專人值守+監(jiān)控覆蓋，非檔案管理人員禁止入內(nèi)；2.定期檢查檔案（每月至少1次），發(fā)現(xiàn)破損、霉變及時(shí)修復(fù)，電子檔案定期檢測(cè)可讀性；3.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等情況制定處