企業(yè)人事制度合同審批和簽發(fā)規(guī)范一、適用范圍與典型場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類人事合同的審批、簽發(fā)及管理流程，涵蓋以下典型場(chǎng)景：新員工入職：與擬錄用員工簽訂《勞動(dòng)合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)；合同續(xù)簽與變更：員工勞動(dòng)合同到期前續(xù)簽，或崗位、薪資、工作地點(diǎn)等發(fā)生變更時(shí)修訂合同；專項(xiàng)協(xié)議簽訂：如《保密協(xié)議》《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》《實(shí)習(xí)/兼職協(xié)議》等配套人事協(xié)議；其他特殊情形：如勞務(wù)派遣、項(xiàng)目制合作等非標(biāo)準(zhǔn)用工關(guān)系的合同管理。二、合同審批與簽發(fā)全流程操作指引（一）第一步：合同申請(qǐng)發(fā)起發(fā)起人：由用人部門負(fù)責(zé)人或HR專員發(fā)起，填寫《人事合同審批申請(qǐng)表》（詳見模板一）；提交材料：員工基本信息（姓名、證件號(hào)碼號(hào)、崗位、入職日期等）；合同草案（根據(jù)合同類型選擇標(biāo)準(zhǔn)模板，如《勞動(dòng)合同》《保密協(xié)議》等，條款需明確崗位職責(zé)、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬、合同期限等核心內(nèi)容）；其他佐證材料（如崗位說明書、薪資審批單、員工錄用條件等，根據(jù)合同類型補(bǔ)充）。（二）第二步：部門初審審核人：員工所屬部門負(fù)責(zé)人；審核內(nèi)容：崗位需求與員工資質(zhì)匹配度（如技能、經(jīng)驗(yàn)是否符合崗位要求）；勞動(dòng)報(bào)酬、工作內(nèi)容等是否符合部門預(yù)算及企業(yè)薪酬體系；合同條款中部門相關(guān)約定的合理性（如崗位職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)等）。輸出結(jié)果：審核通過后，在《審批申請(qǐng)表》“部門意見”欄簽字確認(rèn)；若需修改，注明修改意見并退回發(fā)起人調(diào)整。（三）第三步：人事部門復(fù)審審核人：HR部門專員及負(fù)責(zé)人；審核內(nèi)容：員工信息與入職材料一致性（如身份信息、學(xué)歷、無犯罪記錄證明等）；合同條款是否符合《勞動(dòng)合同法》及企業(yè)人事制度（如試用期約定、工時(shí)制度、社保公積金繳納標(biāo)準(zhǔn)等）；薪資結(jié)構(gòu)、福利待遇、合同期限等是否符合企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定；與歷史合同或員工檔案是否存在沖突（如崗位調(diào)動(dòng)記錄、既往合同約定等）。輸出結(jié)果：審核通過后，在《審批申請(qǐng)表》“人事意見”欄簽字；若需修改，列明具體條款并同步法務(wù)部門（如涉及法律條款調(diào)整）。（四）第四步：法務(wù)審核（如需）觸發(fā)條件：合同涉及重大權(quán)利義務(wù)變更、專項(xiàng)協(xié)議（如競(jìng)業(yè)限制）或非標(biāo)準(zhǔn)條款時(shí)，需法務(wù)部門參與審核；審核內(nèi)容：合同條款合法性（如是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式是否公平合理）；法律風(fēng)險(xiǎn)提示（如條款歧義、潛在糾紛點(diǎn)等）。輸出結(jié)果：法務(wù)部門在《審批申請(qǐng)表》“法務(wù)意見”欄簽字確認(rèn)，或出具《法律審核意見書》附后。（五）第五步：最終審批與簽發(fā)審批人：根據(jù)合同類型及企業(yè)權(quán)限劃分，由分管人事負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或授權(quán)人審批；例：《勞動(dòng)合同》由人事負(fù)責(zé)人審批；《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》需總經(jīng)理審批。審批內(nèi)容：綜合各部門及法務(wù)意見，確認(rèn)合同內(nèi)容是否符合企業(yè)整體利益及管理要求；簽發(fā)流程：審批通過后，HR部門加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴(yán)禁個(gè)人印章代替）；合同一式兩份（或三份，如需員工留存、部門存檔、HR歸檔），雙方各執(zhí)一份，HR部門留存原件并登記《合同簽發(fā)記錄表》（詳見模板二）；合同簽發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)，由HR專員將合同文本送達(dá)員工本人，并要求員工簽字確認(rèn)，簽署日期需與企業(yè)簽發(fā)日期一致或晚于企業(yè)簽發(fā)日期。（六）第六步：合同歸檔與管理歸檔責(zé)任：HR部門為合同歸檔主體，員工部門協(xié)助提供合同副本（如需）；歸檔要求：按員工姓名或合同編號(hào)分類存放，電子版與紙質(zhì)版同步歸檔（電子版加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)版裝入檔案袋并標(biāo)注“人事合同”）；歸檔材料包括：合同審批申請(qǐng)表、合同文本、簽署頁、附件材料（如學(xué)歷證書復(fù)印件等）；合同保存期限：勞動(dòng)合同保存至合同終止后至少2年，專項(xiàng)協(xié)議保存至協(xié)議終止后5年。三、常用模板表格示例模板一：人事合同審批申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期員工姓名*擬入職/簽約日期證件號(hào)碼號(hào)崗位名稱合同類型□勞動(dòng)合同□續(xù)簽合同□保密協(xié)議□其他：__________合同期限□固定期限（____年）□無固定期限□以完成一定任務(wù)為期限合同主要條款摘要（可附頁）：1.崗位職責(zé)：________________________2.勞動(dòng)報(bào)酬：________________________3.工作地點(diǎn)：________________________4.其他約定：________________________部門意見（負(fù)責(zé)人簽字）：________________________日期：____年__月__日人事意見（專員/負(fù)責(zé)人簽字）：________________________日期：____年__月__日法務(wù)意見（如需）：________________________日期：____年__月__日最終審批（簽字）：________________________日期：____年__月__日合同編號(hào)備注模板二：合同簽發(fā)記錄表合同編號(hào)員工姓名合同類型簽發(fā)日期員工簽署日期歸檔位置（檔案號(hào)）備注**四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)信息真實(shí)性核查：合同中員工身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等信息需與入職材料一致，嚴(yán)禁虛構(gòu)或篡改；條款一致性：合同內(nèi)容需與錄用通知、薪資審批單等文件約定保持一致，避免口頭承諾與書面條款沖突；審批時(shí)限控制：各部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急合同可縮短至1個(gè)工作日，超期未反饋視為默認(rèn)通過；簽章規(guī)范性：企業(yè)公章或合同專用章需由行政部門專人保管，簽發(fā)前需核對(duì)審批流程完整性與合同文本一致性，嚴(yán)禁“先簽章后審批”；員工告知義務(wù)：合同簽發(fā)時(shí)，HR專員需向員工說明合同主要條款（如試用期、薪資結(jié)構(gòu)、離職條件等），并要求員工簽署《合同條款告知書》（附件），保證員工充分理解權(quán)利義務(wù)；動(dòng)態(tài)更新管理：法律法規(guī)或企業(yè)