企事業(yè)單位檔案管理操作流程檔案管理作為企事業(yè)單位信息資源管理的核心環(huán)節(jié)，既是保障組織歷史記憶完整傳承的基礎(chǔ)工作，也是支撐決策、合規(guī)運(yùn)營、風(fēng)險(xiǎn)防控的關(guān)鍵抓手?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理操作流程，能有效提升檔案利用效率、降低管理成本、防范法律風(fēng)險(xiǎn)。本文結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀六大核心環(huán)節(jié)，及信息化管理、制度保障兩大支撐維度，系統(tǒng)梳理檔案管理全流程操作要點(diǎn)，為企事業(yè)單位提供可落地的實(shí)務(wù)指引。一、檔案收集：源頭把控與規(guī)范歸集檔案收集是管理工作的起點(diǎn)，需從范圍界定、流程規(guī)范、質(zhì)量管控三方面發(fā)力，確保檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”。（一）明確收集范圍根據(jù)單位職能與業(yè)務(wù)類型，劃分四大核心歸檔類別：文書檔案：行政公文、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等；科技檔案：科研項(xiàng)目報(bào)告、工程圖紙、設(shè)備說明書等；人事檔案：員工履歷、勞動(dòng)合同、職稱評審材料等（需單獨(dú)存放，執(zhí)行保密管理）；會(huì)計(jì)檔案：憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等（按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行）。同時(shí)覆蓋專項(xiàng)工作（如審計(jì)、巡察、項(xiàng)目驗(yàn)收）、突發(fā)事件（如疫情防控、應(yīng)急處置）產(chǎn)生的文件，確保檔案完整性。（二）規(guī)范收集流程1.定期移交：業(yè)務(wù)部門按周期（月度/季度/年度）向檔案部門移交文件，填寫《檔案移交清單》，注明文件名稱、數(shù)量、形成日期、移交人/接收人；2.專項(xiàng)收集：針對重大項(xiàng)目、專項(xiàng)活動(dòng)，成立專項(xiàng)小組，同步跟蹤文件形成過程，確保資料“隨辦隨歸”；3.電子文件收集：業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)歸檔電子文件（如OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)），零散電子文件（如郵件、設(shè)計(jì)稿）需按“命名規(guī)范+文件夾分類”整理后移交，確保與紙質(zhì)版內(nèi)容一致。（三）收集質(zhì)量要求紙質(zhì)文件需為原件（復(fù)印件需注明“與原件一致”并簽字蓋章），字跡清晰、無涂改，破損文件需修復(fù)后移交；電子文件格式符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)（如PDF、TIFF、XML），元數(shù)據(jù)（文號、作者、日期）完整，避免使用加密、壓縮格式；照片、視頻等多媒體檔案需附文字說明（拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物），音頻檔案需轉(zhuǎn)錄文字稿。二、檔案整理：分類組卷與系統(tǒng)編目整理是檔案“從零散到有序”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，核心是分類科學(xué)、組卷合理、編目清晰，為后續(xù)管理與利用奠定基礎(chǔ)。（一）構(gòu)建分類體系結(jié)合單位實(shí)際，選擇“年度—機(jī)構(gòu)—類型”或“年度—問題—類型”分類法：行政類檔案：按“2023年—辦公室—通知/報(bào)告”分層；項(xiàng)目類檔案：按“2023年—XX項(xiàng)目—立項(xiàng)/設(shè)計(jì)/驗(yàn)收”分段。分類需保持穩(wěn)定性，避免頻繁調(diào)整。（二）組卷與排序1.組卷：將同類文件按“時(shí)間順序”或“重要性排序”組合成卷，編制案卷號（如“2023-01-001”，代表2023年第1個(gè)機(jī)構(gòu)第1卷）；2.卷內(nèi)編目：填寫《卷內(nèi)文件目錄》，包含文號、標(biāo)題、日期、頁數(shù)，重要文件需標(biāo)注“密級”“備注”；3.案卷封面：注明案卷題名（概括卷內(nèi)文件主題）、起止日期、保管期限、立卷人、檢查人。（三）裝訂與裝盒去除文件金屬物（訂書釘、回形針），采用線裝或膠裝，保持頁面平整；將裝訂好的案卷放入檔案盒，盒脊標(biāo)注“案卷號、類別、期限”，盒內(nèi)附《案卷目錄》，便于快速檢索。三、檔案鑒定：價(jià)值評估與周期管理鑒定是“去粗取精”的過程，需通過價(jià)值判斷、定期復(fù)審、合規(guī)處置，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，降低保管成本。（一）價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)《企業(yè)檔案保管期限表》或《機(jī)關(guān)檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合文件的歷史價(jià)值、憑證價(jià)值、參考價(jià)值，劃分三類保管期限：永久：單位章程、年度審計(jì)報(bào)告、重大合同等；30年：一般合同、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、干部任免文件等；10年：會(huì)議紀(jì)要、考勤記錄、普通文件等。（二）定期復(fù)審機(jī)制每5-10年對到期檔案開展復(fù)審，由檔案部門+業(yè)務(wù)部門+法律顧問組成鑒定小組，重點(diǎn)評估：內(nèi)容是否仍具保存價(jià)值（如過時(shí)的規(guī)章制度、重復(fù)的報(bào)告）；載體是否損壞（如霉變紙張、失效光盤）。（三）鑒定流程規(guī)范鑒定小組提出“銷毀/續(xù)存”意見，形成《檔案鑒定意見書》；清單經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，需銷毀的列入《檔案銷毀清單》，續(xù)存的調(diào)整保管期限。四、檔案保管：安全防護(hù)與庫房運(yùn)維保管是“守好家底”的核心環(huán)節(jié)，需從環(huán)境控制、庫房管理、備份策略三方面保障檔案安全。（一）保管環(huán)境控制溫濕度：庫房溫度14-24℃，濕度45%-60%，安裝恒溫恒濕設(shè)備；防害措施：避光（使用防紫外線燈具）、防火（配備滅火器、煙感報(bào)警器）、防蟲（放置樟腦丸、定期熏蒸）、防盜（門禁、監(jiān)控系統(tǒng)）；特殊載體：磁性載體（磁帶、硬盤）需遠(yuǎn)離磁場，光盤、膠片需單獨(dú)存放于防磁柜。（二）庫房管理規(guī)范分區(qū)存放：按“永久/30年/10年”“文書/科技/人事”分區(qū)，檔案盒上架時(shí)遵循“從左到右、從上到下”順序；定期檢查：每月檢查檔案狀況，記錄溫濕度、蟲害情況，發(fā)現(xiàn)霉變、破損及時(shí)修復(fù)（如修裱紙張、遷移電子檔案）；臺(tái)賬管理：建立《檔案保管臺(tái)賬》，記錄檔案出入庫、借閱、修復(fù)情況。（三）備份與異地保管電子檔案雙份備份（本地+異地，如單位服務(wù)器+云存儲(chǔ)），每月增量備份；重要紙質(zhì)檔案（如章程、合同）制作數(shù)字化副本，異地保管（如存入銀行保險(xiǎn)箱），降低損毀風(fēng)險(xiǎn)。五、檔案利用：服務(wù)需求與合規(guī)管控檔案利用是“價(jià)值變現(xiàn)”的環(huán)節(jié)，需平衡服務(wù)效率與安全管控，確?！坝玫煤?、管得住”。（一）利用申請與審批內(nèi)部利用：員工填寫《檔案借閱申請表》，注明用途、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；外部利用：需持單位介紹信、身份證，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，僅限查閱公開檔案；（二）利用方式與限制原件利用：在檔案閱覽室查閱，需登記《檔案利用登記本》，禁止折疊、涂改；復(fù)制利用：復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制件”章，注明用途，與原件效力一致；（三）利用反饋與統(tǒng)計(jì)建立《檔案利用效果登記表》，記錄利用人、時(shí)間、內(nèi)容、效果（如“支撐項(xiàng)目投標(biāo)成功”“解決法律糾紛”）；定期分析利用數(shù)據(jù)，優(yōu)化檔案分類、編目，重點(diǎn)補(bǔ)充高頻利用的檔案資源。六、檔案銷毀：合規(guī)處置與風(fēng)險(xiǎn)防范銷毀是“閉環(huán)管理”的終點(diǎn)，需通過清單編制、審批監(jiān)銷、痕跡留存，確保銷毀過程合法合規(guī)。（一）銷毀清單編制鑒定小組確認(rèn)需銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄案卷號、題名、數(shù)量、期限，附《檔案鑒定意見書》。（二）審批與監(jiān)銷清單經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案部門+審計(jì)部門+紀(jì)檢部門共同監(jiān)銷；監(jiān)銷人需現(xiàn)場核對清單與實(shí)物，確?！百~實(shí)一致”。（三）銷毀方式與記錄紙質(zhì)檔案：采用粉碎或焚燒，禁止出售、丟棄；電子檔案：徹底刪除（如格式化硬盤、消磁磁帶），并記錄銷毀過程（時(shí)間、地點(diǎn)、參與人）；監(jiān)銷人簽字的《檔案銷毀清單》《銷毀記錄》需永久存檔，以備查驗(yàn)。七、信息化管理：數(shù)字轉(zhuǎn)型與智慧運(yùn)維數(shù)字化是檔案管理的趨勢，需通過數(shù)字化加工、系統(tǒng)應(yīng)用、安全防護(hù)，提升管理效率與服務(wù)能力。（一）數(shù)字化加工流程紙質(zhì)檔案：掃描（分辨率≥300dpi）、OCR識(shí)別（生成可檢索文本）、建立元數(shù)據(jù)（文號、標(biāo)題、日期、關(guān)鍵詞）；電子文件：直接著錄元數(shù)據(jù)，確保與紙質(zhì)檔案“一一對應(yīng)”，形成“電子+紙質(zhì)”雙套制；加工后的數(shù)據(jù)需進(jìn)行“質(zhì)檢”（如抽查掃描件清晰度、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性）。（二）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用選用符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、預(yù)警（如到期鑒定提醒、備份提醒）；（三）安全與備份策略系統(tǒng)部署防火墻、殺毒軟件，定期漏洞掃描，禁止外接U盤；電子檔案采用“異地、異質(zhì)備份”（如本地服務(wù)器+云存儲(chǔ)，磁帶+硬盤），每季度驗(yàn)證備份有效性。八、制度建設(shè)與人員保障：長效管理的基石檔案管理的長效性，需依托制度體系、人員能力、考核監(jiān)督，形成“全員參與、全程管控”的格局。（一）管理制度體系制定《檔案管理辦法》《歸檔制度》《保密制度》《利用制度》，明確：部門職責(zé)：檔案部門統(tǒng)籌管理，業(yè)務(wù)部門“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)”，員工“人人有歸檔義務(wù)”；流程規(guī)范：從文件形成、移交、整理到利用、銷毀，全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作。（二）人員培訓(xùn)與考核技能培訓(xùn)：定期開展《檔案法》《電子檔案管理規(guī)范》培訓(xùn)，提升數(shù)字化加工、系統(tǒng)操作能力；考核激勵(lì)：將檔案工作納入部門KPI，對“歸檔及時(shí)、利用高效、創(chuàng)新管理”的部門/個(gè)人予以表彰，對“歸檔拖延、管理混亂”的追責(zé)。（三）應(yīng)急與風(fēng)險(xiǎn)管控制定《檔案應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、系統(tǒng)故障等場景的應(yīng)急流程、責(zé)任分工；每年開展應(yīng)急演練（如模擬庫房進(jìn)水、系統(tǒng)癱瘓），檢驗(yàn)預(yù)案有效性，更新應(yīng)急物資（如防水袋、備用服務(wù)器）。結(jié)語：從“管理檔案”到“賦能發(fā)展”企事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)“全流程、閉環(huán)式”的系統(tǒng)工程，需以規(guī)范流程為骨架、信息化為翅膀、制度為保障，實(shí)現(xiàn)從“被動(dòng)保管”到“主動(dòng)服務(wù)”的轉(zhuǎn)變。未來，隨