檔案借閱使用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案借閱使用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱使用的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：確保檔案在借閱使用過程中的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.高效利用原則：在保證檔案安全的前提下，提高檔案的利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查找與利用。4.負(fù)責(zé)對檔案借閱使用情況進(jìn)行登記、跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)處理檔案借閱過程中的問題。5.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）借閱部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案借閱需求的提出，明確借閱目的、范圍和期限。2.負(fù)責(zé)對本部門借閱檔案的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和合理使用。3.負(fù)責(zé)按時(shí)歸還借閱的檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。（三）借閱人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案借閱使用制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。2.按照規(guī)定的借閱范圍和期限使用檔案，如需超出范圍或延長借閱期限，應(yīng)提前辦理審批手續(xù)。3.不得將檔案攜帶外出或轉(zhuǎn)借他人，確因工作需要必須攜帶外出的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。4.檔案使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等行政文件。2.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等業(yè)務(wù)文件。3.員工人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核等人力資源文件。4.其他經(jīng)檔案管理部門認(rèn)定可以借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得借閱。2.正在進(jìn)行中的重大項(xiàng)目檔案，如需借閱，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。3.已明確規(guī)定為永久保存或長期保存的檔案，原則上不提供借閱，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。四、檔案借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.如涉及多個(gè)部門或項(xiàng)目的檔案借閱，應(yīng)分別填寫申請表，并注明相關(guān)部門或項(xiàng)目的名稱。（二）審批流程1.借閱部門負(fù)責(zé)人對本部門員工的借閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)檔案的密級、保管期限和借閱范圍等規(guī)定進(jìn)行審批。對于一般檔案的借閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于涉及敏感信息或重要檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.審批通過后，檔案管理部門向借閱人發(fā)放《檔案借閱憑證》，并按照借閱申請表的要求提供檔案。五、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期歸還，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（二）特殊檔案借閱期限對于涉及公司重大項(xiàng)目、重要決策等特殊檔案的借閱期限，根據(jù)實(shí)際工作需要由檔案管理部門與借閱部門協(xié)商確定，并在借閱申請表中注明。六、檔案借閱使用規(guī)定（一）借閱登記1.檔案管理部門在發(fā)放檔案時(shí)，應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。（二）檔案使用1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)使用檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需在公司內(nèi)部其他部門使用檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人在使用檔案過程中，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的。（三）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)歸還日期。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或未按規(guī)定使用的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.如借閱人因特殊原因需要延期歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交《檔案延期歸還申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。延期期限不得超過[X]個(gè)工作日。七、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中存在的問題。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案的整理、歸檔、保管和借閱等環(huán)節(jié)的安全。（二）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對檔案信息進(jìn)行保密。未經(jīng)公司授權(quán)，不得向任何單位或個(gè)人泄露檔案內(nèi)容。2.借閱人在借閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如需向第三方提供檔案信息，應(yīng)經(jīng)公司授權(quán)，并簽訂保密協(xié)議。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等敏感信息的檔案，借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問等，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱使用情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記、檔案歸還、檔案安全與保密等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范、有效。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好檔案管理工作的各項(xiàng)檢查工作。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.超出規(guī)定的借閱范圍或期限使用檔案。3.將檔案攜帶外出或轉(zhuǎn)借他人。4.擅自涂改、污損、抽取、撤換、丟失檔案。5.泄露檔案內(nèi)容，造成公司利益受損。6.其他違反檔案借閱使用制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并要求違規(guī)人立即改正。2.對于一般違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評、罰款等處理措施，并責(zé)令違規(guī)人限期整改。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，公司將依法依規(guī)追究違規(guī)人的責(zé)任，包括