衛(wèi)生協(xié)管檔案制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生協(xié)管檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高衛(wèi)生協(xié)管工作的規(guī)范化水平，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有涉及衛(wèi)生協(xié)管工作的部門、崗位及相關人員所形成的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映衛(wèi)生協(xié)管工作的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生協(xié)管工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)、事實等應經(jīng)過核實。4.保密性原則：對涉及敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的質量和管理效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善衛(wèi)生協(xié)管檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中管理衛(wèi)生協(xié)管檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。5.提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。（二）各部門職責1.負責本部門衛(wèi)生協(xié)管工作中各類文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.維護檔案數(shù)據(jù)庫的安全，及時更新檔案信息。4.根據(jù)檔案利用規(guī)定，做好檔案查閱、借閱的登記和服務工作。5.定期對檔案進行盤點、清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生協(xié)管工作計劃、總結、報告等文件。2.衛(wèi)生監(jiān)督檢查記錄、報表、照片、影像資料等。3.衛(wèi)生協(xié)管相關法律法規(guī)、標準、規(guī)范等文件。4.與衛(wèi)生協(xié)管對象簽訂的協(xié)議、合同等。5.衛(wèi)生協(xié)管工作培訓資料、會議記錄等。6.其他與衛(wèi)生協(xié)管工作有關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件、資料，并于每年[具體時間]前移交檔案管理部門。2.收集的文件、資料應完整、齊全，字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集的文件、資料進行分類整理。2.同一類檔案按照時間順序排列，編號編目，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.對每份文件、資料進行編頁、裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。4.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。四、檔案分類與編號（一）分類方案1.綜合管理類：包括衛(wèi)生協(xié)管工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度、會議記錄等。2.監(jiān)督檢查類：涵蓋衛(wèi)生監(jiān)督檢查記錄、報表、照片、影像資料等。3.法律法規(guī)類：收集衛(wèi)生協(xié)管相關的法律法規(guī)、標準、規(guī)范等文件。4.協(xié)議合同類：存放與衛(wèi)生協(xié)管對象簽訂的協(xié)議、合同等。5.培訓資料類：包含衛(wèi)生協(xié)管工作培訓資料、教材、課件等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別+流水號”的形式。2.“年度”為公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.“類別”用兩位數(shù)字表示，對應上述分類方案中的類別，如“01”表示綜合管理類。4.“流水號”用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。5.例如，2023年綜合管理類的第一份檔案編號為“202301001”。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及重大衛(wèi)生協(xié)管事件、重要政策文件、長期有效的法律法規(guī)等檔案，應永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用價值，確定保管期限為[X]年或[X]年。（二）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，保證檔案的安全保管。（三）檔案保管要求1.檔案應按照編號順序上架存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案破損、霉變等應及時修復或更換。3.對電子檔案，應定期進行備份，存儲于不同介質，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務骨干等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見，并填寫檔案鑒定表。（二）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、主管領導批準后，進行銷毀處理。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等，如需復印或摘錄，應經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應提前向本公司/組織提出申請，說明借閱理由、期限等，經(jīng)主管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，并簽字確認。3.檔案管理人員應按照借閱登記表提供檔案，并告知借閱人員檔案的保管要求和注意事項。4.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立衛(wèi)生協(xié)管檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和準確性，方便檔案的查閱和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，并確保錄入數(shù)據(jù)的準確無誤。2.定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。